Executive Assistant (m / w / d)

Starface GmbH; Karlsruhe; Hybrid; EUR 40.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein wachsendes Technologieunternehmen in Karlsruhe sucht einen Executive Assistant (m/w/d), der die Geschäftsführung in administrativen und strategischen Aufgaben unterstützt. Du planst Meetings, führst Korrespondenz und hast ein Verständnis für betriebswirtschaftliche Prozesse. Gefordert sind gute Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch sowie Kenntnisse in MS Office. Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit für Mobile Office sind Teil des Angebots.

Leistungen

Flexible Arbeitszeiten

Betriebliche Altersvorsorge

Regelmäßige Firmenfeiern

Qualifikationen

• Du kommunizierst verhandlungssicher intern und extern.
• Verständnis von betriebswirtschaftlichen Kennzahlen.
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise.

Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen Aufgaben.
• Planung und Koordination von Meetings.
• Operative Aufgaben wie Reisemanagement und Projektcontrolling.

Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

Organisationstalent

Belastbarkeit

Flexibilität

Methodenkompetenz

Ausbildung

Abgeschlossenes Studium der Betriebs- oder Kommunikationswissenschaft

Tools

MS Office (insbesondere MS Excel)

Jobbeschreibung

Über das Unternehmen

Wir sind ein dynamisch wachsendes Technologieunternehmen. Als Hersteller von IP-Telefonanlagen und -Kommunikationslösungen haben wir uns fest im Markt etabliert und gelten als innovativer Trendsetter. Im Mittelpunkt des Produktportfolios stehen die Linux-basierten Telefonanlagen, die wahlweise als Cloud-Service, Hardware-Appliance und virtuelle VM-Edition verfügbar sind und sich für Unternehmen jeder Größe eignen.

Was bieten wir dir?

• Ein Unternehmen, das nicht nur vom Startup-Charakter spricht, sondern ihn auch im täglichen Miteinander lebt
• Unternehmensweite Transparenz und abteilungsübergreifende Kommunikation – wir verstehen uns als ein großes Team
• Flexible Arbeitszeiten, soweit keine Servicezeiten abzudecken sind
• Flache Hierarchien, die im täglichen Miteinander nicht zu spüren sind. Wir führen Kommunikation auf Augenhöhe
• Wir haben keinen Dresscode, wir wollen, dass du dich an deinem Arbeitsplatz wohlfühlst und authentisch bist
• Viel Gestaltungsspielraum für Ideen und Lösungen
• Betriebliche Altersvorsorge, elektrisch höhenverstellbare Schreibtische, der obligatorische Obstkorb und Getränke verstehen sich von selbst
• Regelmäßige Firmenfeiern und gerne auch an Freitagen ein Bier nach Vier mit den Kolleg:innen
• Mit Möglichkeit auf Mobile Office und jährlich bis zu 2 Wochen Arbeiten aus dem EU-Ausland

Was erwartet dich?

• Du unterstützt die Geschäftsführung in allen administrativen, operativen und strategischen Aufgaben
• Du planst und koordinierst Termine und (virtuelle) Meetings inklusive Agenda und gegebenenfalls Protokollführung
• Du bereitest Meetings vor und nach und verfolgst Beschlüsse nach
• Du übernimmst operative Aufgaben wie Schriftverkehr, Projektcontrolling, Reisemanagement und Reisekostenabrechnung
• Du erstellst und bereitest Reports und Präsentationen in deutscher und englischer Sprache auf
• Du recherchierst regelmäßig und erstellst Auswertungen, Reports und Präsentationen
• Du holst Angebote ein und bereitest Entscheidungsvorlagen auf (bspw. Mietverträge, Beraterverträge, Dienstleistungsverträge, etc.)
• Du führst interne und externe Korrespondenz für die Geschäftsführung (telefonisch und schriftlich) und steuerst Dienstleister
• Du wirkst an strategischen Projekten mit

Was solltest du mitbringen?

• Du kommunizierst verhandlungssicher intern und extern und hast ein Organisationstalent
• Du bist belastbar und flexibel in Bezug auf Arbeitszeiten und -aufgaben
• Du hast ein Verständnis von betriebswirtschaftlichen Kennzahlen und Erfahrung im Umgang mit vorbereitender Buchhaltung (Reisekosten, Rechnungen prüfen, Vorkontierung, etc.)
• Du bringst eine Hands-on-Mentalität und Methodenkompetenz mit
• Du arbeitest selbstständig, strukturiert und verantwortungsbewusst
• Du trittst serviceorientiert und sicher auf, hast gute Umgangsformen, bist loyal und vertrauenswürdig
• Du hast ein abgeschlossenes Studium der Betriebs- oder Kommunikationswissenschaft
• Du hast fundierte Kenntnisse in Deutsch sowie gute Englischkenntnisse (in Wort und Schrift)
• Du bist sicher im Umgang mit den gängigen MS Office Anwendungen, insbesondere mit MS Excel

Unser Jobangebot Executive Assistant (m / w / d)klingt vielversprechend?

Bei unserem Partner Workwise ist eine Bewerbung für diesen Job in nur wenigen Minuten und ohne Anschreiben möglich. Anschließend kann der Status der Bewerbung live verfolgt werden. Wir freuen uns auf eine Bewerbung über Workwise .