Executive Assistant (m/w/d)

Campusjäger by Workwise; Karlsruhe; Vor Ort; EUR 40.000 - 70.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein innovatives Unternehmen sucht einen Executive Assistant, der die Geschäftsführung in administrativen und strategischen Aufgaben unterstützt. In dieser spannenden Rolle koordinierst du Termine, bereitest Meetings vor und nach und übernimmst operative Aufgaben wie Projektcontrolling und Reisemanagement. Du wirst Teil eines dynamischen Teams, das flache Hierarchien und eine offene Kommunikation pflegt. Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, mobil zu arbeiten, bieten dir die Freiheit, deinen Arbeitsalltag selbst zu gestalten. Wenn du ein Organisationstalent mit einer Hands-on-Mentalität bist, freuen wir uns auf deine Bewerbung!

Leistungen

Flexible Arbeitszeiten

Betriebliche Altersvorsorge

Obstkorb und Getränke

Mobile Office Möglichkeit

Regelmäßige Firmenfeiern

Qualifikationen

• Verhandlungssichere Kommunikation intern und extern.
• Erfahrung in vorbereitender Buchhaltung und betriebswirtschaftlichen Kennzahlen.

Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen und strategischen Aufgaben.
• Planung und Koordination von Terminen und Meetings.

Kenntnisse

Organisationstalent

Verhandlungssichere Kommunikation

Belastbarkeit

Flexibilität

Serviceorientierung

Betriebswirtschaftliches Verständnis

Hands-on-Mentalität

Ausbildung

Abgeschlossenes Studium der Betriebswirtschaft

Abgeschlossenes Studium der Kommunikationswissenschaft

Tools

MS Office

MS Excel

Jobbeschreibung

• Du unterstützt die Geschäftsführung in allen administrativen, operativen und strategischen Aufgaben
• Du planst und koordinierst Termine und (virtuelle) Meetings inklusive Agenda und gegebenenfalls Protokollführung
• Du bereitest Meetings vor und nach und verfolgst Beschlüsse nach
• Du übernimmst operative Aufgaben wie Schriftverkehr, Projektcontrolling, Reisemanagement und Reisekostenabrechnung
• Du erstellst und bereitest Reports und Präsentationen in deutscher und englischer Sprache auf
• Du recherchierst regelmäßig und erstellst Auswertungen, Reports und Präsentationen
• Du holst Angebote ein und bereitest Entscheidungsvorlagen auf (bspw. Mietverträge, Beraterverträge, Dienstleistungsverträge, etc.)
• Du führst interne und externe Korrespondenz für die Geschäftsführung (telefonisch und schriftlich) und steuerst Dienstleister
• Du wirkst an strategischen Projekten mit

Was bieten wir dir?

• Ein Unternehmen, das nicht nur vom Startup-Charakter spricht, sondern ihn auch im täglichen Miteinander lebt
• Unternehmensweite Transparenz und abteilungsübergreifende Kommunikation – wir verstehen uns als ein großes Team
• Flexible Arbeitszeiten, soweit keine Servicezeiten abzudecken sind
• Flache Hierarchien, die im täglichen Miteinander nicht zu spüren sind. Wir führen Kommunikation auf Augenhöhe
• Wir haben keinen Dresscode, wir wollen, dass du dich an deinem Arbeitsplatz wohlfühlst und authentisch bist
• Viel Gestaltungsspielraum für Ideen und Lösungen
• Betriebliche Altersvorsorge, elektrisch höhenverstellbare Schreibtische, der obligatorische Obstkorb und Getränke verstehen sich von selbst
• Regelmäßige Firmenfeiern und gerne auch an Freitagen ein Bier nach Vier mit den Kolleg:innen
• Mit Möglichkeit auf Mobile Office und jährlich bis zu 2 Wochen Arbeiten aus dem EU-Ausland

Was erwarten wir von dir?

• Du kommunizierst verhandlungssicher intern und extern und hast ein Organisationstalent
• Du bist belastbar und flexibel in Bezug auf Arbeitszeiten und -aufgaben
• Du hast ein Verständnis von betriebswirtschaftlichen Kennzahlen und Erfahrung im Umgang mit vorbereitender Buchhaltung (Reisekosten, Rechnungen prüfen, Vorkontierung, etc.)
• Du bringst eine Hands-on-Mentalität und Methodenkompetenz mit
• Du arbeitest selbstständig, strukturiert und verantwortungsbewusst
• Du trittst serviceorientiert und sicher auf, hast gute Umgangsformen, bist loyal und vertrauenswürdig
• Du hast ein abgeschlossenes Studium der Betriebs- oder Kommunikationswissenschaft
• Du hast fundierte Kenntnisse in Deutsch sowie gute Englischkenntnisse (in Wort und Schrift)
• Du bist sicher im Umgang mit den gängigen MS Office Anwendungen, insbesondere mit MS Excel

Unser Jobangebot Executive Assistant (m/w/d) klingt vielversprechend?

Bei unserem Partner Campusjäger by Workwise ist eine Bewerbung für diesen Job in nur wenigen Minuten und ohne Anschreiben möglich. Anschließend kann der Status der Bewerbung live verfolgt werden. Wir freuen uns auf eine Bewerbung über Campusjäger by Workwise.