Executive Assistant (m/w/d)

marta; Berlin; On-site; EUR 40,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

27 Tage Urlaub pro Jahr

Moderne Büros

Regelmäßige Team-Events

Job summary

Ein innovatives Büro in Berlin sucht einen Executive Assistant (m/w/d), der die Gründer unterstützt und für einen reibungslosen Ablauf im Büro sorgt. Zu den Aufgaben gehören Koordination, Materialbeschaffung und das Management von Veranstaltungen. Wichtig sind strukturierte Arbeitsweise, Hands-on-Mentalität sowie fließende Deutsch- und Englischkenntnisse. Das Büro bietet ein modernes Umfeld und zahlreiche Entwicklungsmöglichkeiten.

Qualifications

• Erste Erfahrungen als Team Assistenz oder Office Manager sind von Vorteil.
• Effizientes und selbstständiges Arbeiten wird erwartet.

Responsibilities

• Koordination verschiedener Dienstleistungen für einen reibungslosen Büroalltag.
• Sicherstellen, dass das Büro gut ausgestattet und ordentlich ist.
• Überwachung des Bürobedarfs und rechtzeitige Bestellung von Materialien.
• Planung von Teamevents zur Stärkung des Teamgeists.
• Bearbeitung eingehender Post und sorgfältige Ablage von Dokumenten.

Skills

Strukturiert

Lösungsorientiert

Hands-on-Mentalität

Deutsch (C2)

Fließend Englisch

Job description

Als unser neue Executive Assistant (m/w/d) hast du die spannende Möglichkeit, den täglichen Rhythmus unseres dynamischen Büros mitzugestalten! Deine Rolle ist essenziell, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen und eine Umgebung zu schaffen, in der sich alle wohlfühlen und gerne zusammenarbeiten.

Über die Stelle

Du wirst viele verschiedene Aufgaben übernehmen und stets den Überblick behalten – besonders im Bereich Verträge. Dein Hauptziel ist es, die Gründer zu entlasten und ihre Produktivität zu steigern, indem du eigenverantwortlich arbeitest und ihnen den Rücken freihältst!

Responsibilities

• Stakeholder‑Management & Basisdienstleistungen: Koordination mit Reinigungsdiensten, Catering‑Anbietern, Vermietern und Internetdienstleistern, um einen reibungslosen Büroalltag zu gewährleisten
• Praktische Aufgaben: Sicherstellen, dass das Büro stets gut ausgestattet und ordentlich ist (z. B. Getränke auffüllen, Geschirrspüler ausräumen, einladende Atmosphäre schaffen)
• Überblick unserer Bestände & Materialbeschaffung: Überwachung des Bürobedarfs und rechtzeitige Bestellung notwendiger Materialien
• Technische Einrichtung in Meetingräumen: Sicherstellen, dass Besprechungsräume für physische und hybride Meetings optimal vorbereitet sind
• Planung von Teamevents: Organisation von unterhaltsamen und verbindenden Events zur Stärkung des Teamgeists
• Verwaltung des Knowledge‑Hubs: Pflege unserer zentralen Wissensdatenbank, um Richtlinien und Standardprozesse aktuell zu halten
• Postverwaltung & Dokumentenablage: Bearbeitung eingehender Post und sorgfältige Ablage von Dokumenten
• Onboarding & Offboarding: Sicherstellen, dass neue Mitarbeitende sich willkommen fühlen, ihre Ausstattung und Tool‑Zugänge erhalten – und auf der anderen Seite ein reibungsloser Offboarding‑Prozess bei Mitarbeiteraustritten gewährleistet ist
• Besuchermanagement: Dafür sorgen, dass sich alle Gäste willkommen fühlen
• (Physische) Vertragsvorbereitung & -verwaltung: Unterstützung bei der Erstellung und Verwaltung von Verträgen mit einem ausgeprägten Auge fürs Detail
• Vorab‑Screening von Kandidaten: Unterstützung bei der Suche nach neuen großartigen Teammitgliedern
• Ausstattungsmanagement: Sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden die richtigen Arbeitsmittel haben und defekte Geräte schnell repariert oder ersetzt werden
• Einhaltung von Arbeitsschutzstandards: Sicherstellung eines sicheren und gesetzeskonformen Arbeitsplatzes

Qualifications

• Idealerweise hast du bereits erste Erfahrungen als Team Assistenz & Office Manager (m/w/d)
• Du bist strukturiert, gewissenhaft und hast eine Hands‑on‑Mentalität
• Du bist lösungsorientiert, arbeitest gerne selbständig und effizient
• Du sprichst Deutsch (C2) und fließend Englisch

Why marta?

• Purpose: Du unterstützt eine wichtige Mission und hast die Chance, den Pflegenotstand positiv zu beeinflussen
• Arbeitsumgebung: Wir bieten dir ein schönes Büro nur wenige Gehminuten vom Nordbahnhof entfernt mit modernster Ausstattung und allem, was du zum Arbeiten benötigst
• Veranstaltungen: Neben unseren legendären Firmenfeiern gibt es bei uns regelmäßige Team‑Events
• Gesundheit & Wohlbefinden: Du erhältst 27 Tage Urlaub pro Jahr und zusätzlich versorgen wir dich im Office mit allem, was du benötigst
• Karriere & Weiterentwicklung: Du wirst Teil eines internationalen Teams mit über 60 Mitarbeiter:innen und hast bei uns neben regelmäßigen Feedbackgesprächen viele spannende Wachstums‑ und Lernmöglichkeiten

marta ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit und Vielfalt fördert. Wir bemühen uns, ein freundliches, sicheres und einladendes Umfeld für alle unsere Mitarbeiter:innen zu schaffen, unabhängig von ethnischer Herkunft, Geschlecht, Geschlechtsidentität und -ausdruck, sexueller Orientierung, Einschränkungen und Begabungen jeglicher Art, körperlicher Erscheinung, sozialem Hintergrund, Familienstand, Alter oder Religion (oder deren Fehlen).

Bei deiner Bewerbung konzentrieren wir uns ausschließlich auf deiner Erfahrung und Motivation. DU entscheidest selbst, welche zusätzliche Informationen du preisgeben möchtest (Foto, Familienstand, Religion, Geschlecht, Nationalität, usw.). Wir schätzen und behandeln alle Bewerbungen gleich.

Auch wenn du unserem Anforderungsprofil nicht zu 100 % entsprichst, ermutigen wir dich trotzdem, dich bei uns zu bewerben.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung und darauf, dich kennenzulernen!