Executive Assistant (m/w/d)

Hallomarta; Berlin; Vor Ort; EUR 35.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein dynamisches Unternehmen sucht einen engagierten Executive Assistant, der das Büro am Laufen hält und die Gründer unterstützt. In dieser spannenden Rolle bist du für die Koordination mit Dienstleistern, das Management von Bürobedarf und die Organisation von Teamevents verantwortlich. Du wirst Teil eines internationalen Teams, das sich für eine wichtige Mission einsetzt und eine positive Arbeitsumgebung fördert. Wenn du strukturiert, lösungsorientiert und bereit bist, Verantwortung zu übernehmen, könnte dies die perfekte Gelegenheit für dich sein, um deine Karriere voranzutreiben und Einfluss zu nehmen.

Leistungen

27 Tage Urlaub pro Jahr

Moderne Büroausstattung

Regelmäßige Team-Events

Feedbackgespräche

Wachstums- und Lernmöglichkeiten

Qualifikationen

• Erfahrung in der Teamassistenz und im Office Management ist von Vorteil.
• Du bist strukturiert, gewissenhaft und hast eine Hands-on-Mentalität.

Aufgaben

• Koordination mit Dienstleistern für einen reibungslosen Büroalltag.
• Verwaltung von Verträgen und Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter.

Kenntnisse

Team Assistenz

Office Management

Deutsch (C2)

Englisch

Strukturierte Arbeitsweise

Lösungsorientierung

Ausbildung

Berufserfahrung im Office Management

Tools

Wissensdatenbank

Jobbeschreibung

Als unser neue Executive Assistant (m/w/d) hast du die spannende Möglichkeit, den täglichen Rhythmus unseres dynamischen Büros mitzugestalten! Deine Rolle ist essenziell, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen und eine Umgebung zu schaffen, in der sich alle wohlfühlen und gerne zusammenarbeiten.

Du wirst viele verschiedene Aufgaben übernehmen und stets den Überblick behalten – besonders im Bereich Verträge. Dein Hauptziel ist es, die Gründer zu entlasten und ihre Produktivität zu steigern, indem du eigenverantwortlich arbeitest und ihnen den Rücken freihältst!

Deine Rolle in unserem Team

Stakeholder-Management & Basisdienstleistungen: Koordination mit Reinigungsdiensten, Catering-Anbietern, Vermietern und Internetdienstleistern, um einen reibungslosen Büroalltag zu gewährleisten.

Praktische Aufgaben: Sicherstellen, dass das Büro stets gut ausgestattet und ordentlich ist (z. B. Getränke auffüllen, Geschirrspüler ausräumen, einladende Atmosphäre schaffen).

Überblick unserer Bestände & Materialbeschaffung: Überwachung des Bürobedarfs und rechtzeitige Bestellung notwendiger Materialien.

Technische Einrichtung in Meetingräumen: Sicherstellen, dass Besprechungsräume für physische und hybride Meetings optimal vorbereitet sind.

Planung von Teamevents: Organisation von unterhaltsamen und verbindenden Events zur Stärkung des Teamgeists.

Verwaltung des Knowledge-Hubs: Pflege unserer zentralen Wissensdatenbank, um Richtlinien und Standardprozesse aktuell zu halten.

Postverwaltung & Dokumentenablage: Bearbeitung eingehender Post und sorgfältige Ablage von Dokumenten.

Onboarding & Offboarding: Sicherstellen, dass neue Mitarbeitende sich willkommen fühlen, ihre Ausstattung und Tool-Zugänge erhalten – und auf der anderen Seite ein reibungsloser Offboarding-Prozess bei Mitarbeiteraustritten gewährleistet ist.

Besuchermanagement: Dafür sorgen, dass sich alle Gäste willkommen fühlen.

(Physische) Vertragsvorbereitung & -verwaltung: Unterstützung bei der Erstellung und Verwaltung von Verträgen mit einem ausgeprägten Auge fürs Detail.

Vorab-Screening von Kandidaten: Unterstützung bei der Suche nach neuen großartigen Teammitgliedern.

Ausstattungsmanagement: Sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden die richtigen Arbeitsmittel haben und defekte Geräte schnell repariert oder ersetzt werden.

Einhaltung von Arbeitsschutzstandards: Sicherstellung eines sicheren und gesetzeskonformen Arbeitsplatzes.

Das bringst du zu uns mit

Idealerweise hast du bereits erste Erfahrungen als Team Assistenz & Office Manager (m/w/d).

Du bist strukturiert, gewissenhaft und hast eine Hands-on-Mentalität.

Du bist lösungsorientiert, arbeitest gerne selbständig und effizient.

Du sprichst Deutsch (C2) und fließend Englisch.

Warum marta?

• Purpose: Du unterstützt eine wichtige Mission und hast die Chance, den Pflegenotstand positiv zu beeinflussen.
• Arbeitsumgebung: Wir bieten dir ein schönes Büro nur wenige Gehminuten vom Nordbahnhof entfernt mit modernster Ausstattung und allem, was du zum Arbeiten benötigst.
• Veranstaltungen: Neben unseren legendären Firmenfeiern gibt es bei uns regelmäßige Team-Events.
• Gesundheit & Wohlbefinden: Du erhältst 27 Tage Urlaub pro Jahr und zusätzlich versorgen wir dich im Office mit allem, was du benötigst.
• Karriere & Weiterentwicklung: Du wirst Teil eines internationalen Teams mit über 60 Mitarbeiter:innen und hast bei uns neben regelmäßigen Feedbackgesprächen viele spannende Wachstums- und Lernmöglichkeiten.

Klingt nach einer perfekten Stelle für dich?
Wir freuen uns auf deine Bewerbung und darauf, dich kennenzulernen!

marta ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit und Vielfalt fördert. Wir bemühen uns, ein freundliches, sicheres und einladendes Umfeld für alle unsere Mitarbeiter:innen zu schaffen, unabhängig von ethnischer Herkunft, Geschlecht, Geschlechtsidentität und -ausdruck, sexueller Orientierung, Einschränkungen und Begabungen jeglicher Art, körperlicher Erscheinung, sozialem Hintergrund, Familienstand, Alter oder Religion (oder deren Fehlen).

Auch wenn du unserem Anforderungsprofil nicht zu 100 % entsprichst, ermutigen wir dich trotzdem, dich bei uns zu bewerben.