Executive Assistant – Finance & Operations

Tetraeder Alpha GmbH; Ankum; Hybrid; EUR 12.000 - 18.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Eine renommierte Unternehmensberatung sucht Unterstützung im administrativen Bereich, vorrangig in der Region Ankum. In dieser flexiblen Teilzeitstelle sind Sie für die Koordination von Abläufen, die Vorbereitung der Buchhaltung und das Management von Dokumenten verantwortlich. Ideale Kandidaten bringen eine kaufmännische Ausbildung mit und haben Freude an wirtschaftlichen sowie rechtlichen Themen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein abgeschlossenes Studium in BWL, Steuerrecht oder ähnlichem.
• Sicherer Umgang mit MS Office, idealerweise Kenntnisse in DATEV.

Aufgaben

• Koordination administrativer Abläufe und vorbereitende Buchhaltung.
• Pflege eines digitalen Dokumentenmanagements und Terminmanagement.

Kenntnisse

MS Office

Arbeiten mit KI-Tools

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder abgeschlossenes Studium in BWL oder Steuerrecht

Tools

DATEV

Jobbeschreibung

Deine Aufgaben

• Koordination administrativer und steuerrelevanter Abläufe über mehrere Gesellschaften hinweg – insbesondere im Austausch mit Steuerberatern, Behörden und internen Ansprechpartnern
• Vorbereitende Buchhaltung: strukturierte Sammlung, Prüfung und digitale Bereitstellung aller relevanten Unterlagen zur effizienten Weiterverarbeitung
• Pflege eines professionellen digitalen Dokumentenmanagements, einschließlich Vertrags- und Gesellschaftsunterlagen, Schriftwechsel mit Behörden und internen Strukturen
• Terminmanagement und Abstimmung mit Projektbeteiligten, z. B. für steuerliche Fristen, Besprechungen mit Behörden, Finanzierungspartnern oder anderen Partnern
• Mitwirkung bei rechtlich-administrativen Vorgängen wie der Vorbereitung von Verträgen, Förderanträgen oder gesellschaftsrechtlichen Änderungen
• Recherchen und strukturierende Unterstützung bei wirtschaftsnahen Themen wie steuerlicher Optimierung, Investitionsförderung, Aufbau von Projektstrukturen oder rechtlichen Fragestellungen

Was du mitbringen solltest

Fachlich:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Schwerpunkt Finanzen, Recht oder Verwaltung, z. B. als Steuerfachangestellte:r, Bankkauffrau/-mann, Bürokauffrau/-mann mit Weiterbildung in Rechnungswesen oder Steuer, Verwaltungsfachangestellte:r oder abgeschlossenes Studium (Bachelor oder Master) in Betriebswirtschaft, Steuerrecht, Finanzen / Rechnungswesen / Controlling
• Sicherer Umgang mit MS Office (insb. Excel, Outlook, Word), idealerweise Erfahrung mit DATEV und digitalen DMS-Lösungen
• Erfahrung oder Interesse an der Arbeit mit modernen KI-Tools (z. B. Large Language Models) zur Effizienzsteigerung und Prozessautomatisierung

Persönlich:

• Strukturierte, selbstständige und sehr sorgfältige Arbeitsweise
• Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Integrität
• Freude an wirtschaftlichen, rechtlichen und steuerlichen Themen
• Eigeninitiative, Organisationsstärke und ausgeprägte Zuverlässigkeit
• Neugierde für moderne Arbeitsmethoden und digitale Tools

Rahmenbedingungen

• Arbeitszeit: 10 Stunden/Woche (flexibel einteilbar, Kombination aus Remote und Präsenz möglich)
• Arbeitsort: Vorzugsweise Region Ankum
• Start: Ab sofort oder nach Absprache
• Vergütung: nach Qualifikation und Erfahrung
• Vertragsart: Teilzeit, freie Mitarbeit oder Minijob-Modell nach Vereinbarung