Executive Assistant & Backoffice Manager (all genders)

Juwelier Vogl; Aachen; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Mitarbeiterkonditionen auf Schmuck und

Intensive Einarbeitung

Schulungen und Weiterbildung

Job summary

Juwelier Vogl in Aachen sucht eine/n Executive Assistant & Backoffice Manager (m/w/d). Sie unterstützen die Geschäftsführung, organisieren Kalender und Reisen, bereiten Unterlagen vor und betreuen die Korrespondenz mit Kunden und Partnern.

Sie prüfen Rechnungen, arbeiten mit Warenwirtschaft/ERP-Systemen und pflegen Stammdaten. Die Position ist Vollzeit mit Samstagsrotation und 30 Tage Urlaub.

Qualifications

• Mindestens zwei Jahre Erfahrung in der Assistenz, im Office Management oder in einer vergleichbaren kaufmännischen Position.
• Erfahrung mit einem Warenwirtschafts-, ERP- oder Kassensystem. Welches, ist zweitrangig
• Zahlenverständnis: Prüfung von Rechnungen und Erkennung von Abweichungen
• Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift; Schreiben von Briefen, die Geschäftsführung unterschreibt
• Gutes Englisch: schriftlich und am Telefon mit internationalen Lieferanten
• Vollzeit, fünf Tage; Samstagsrotation mit Ausgleich innerhalb der Woche
• Diskretion: sensible Informationen bleiben im Haus

Responsibilities

• Kalenderpflege, Terminvorbereitung und Reiseorganisation.
• Vorbereitung von Terminen mit Unterlagen, Zahlen und Kurzbriefing; Nachbereitung mit Protokoll und Aufgabenliste
• Korrespondenz im Namen der Geschäftsführung gegenüber Kunden, Lieferanten und Partnern
• Aufbereitung von Auswertungen, Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen
• Nachhalten aller Zusagen bis zur Erledigung
• Warenwirtschaft: Wareneingang, Bestände, Konsignation, Inventurvorbereitung
• Rechnungsprüfung, Schnittstelle zur Buchhaltung
• Reparatur- und Serviceabwicklung; Schnittstelle zur Werkstatt
• Pflege von Kunden-, Lieferanten- und Stammdaten im CRM
• Weiterentwicklung unserer internen Prozesse

Skills

Deutsch (sehr gut)

Englisch (gut)

Zahlenverständnis

Teamfähigkeit

Tools

Warenwirtschafts-/ERP-/Kassensystem

Job description

Die Position, an der in diesem Haus alles zusammenläuft.

Wir sind ein etabliertes Juweliergeschäft im Herzen von Aachen und Teil einer inhabergeführten Unternehmensgruppe. Unsere Kunden erwarten Präzision, Diskretion und ein Niveau, das man nicht improvisiert. Genau das suchen wir auch in dieser Position.

Als Executive Assistant & Backoffice Manager (m/w/d) halten Sie dem Geschäftsführer den Rücken frei und führen gleichzeitig unser Backoffice. Sie arbeiten nicht zu – Sie denken voraus.

Ihre Aufgaben:

Assistenz der Geschäftsführung:

• Kalenderpflege, Terminvorbereitung und Reiseorganisation.
• Vorbereitung von Terminen mit Unterlagen, Zahlen und Kurzbriefing, Nachbereitung mit Protokoll und Aufgabenliste
• Korrespondenz im Namen der Geschäftsführung, gegenüber Kunden, Lieferanten und Partnern
• Aufbereitung von Auswertungen, Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen
• Nachhalten aller Zusagen bis zur Erledigung
• Warenwirtschaft: Wareneingang, Bestände, Konsignation, Inventurvorbereitung
• Rechnungsprüfung, Schnittstelle zur Buchhaltung
• Reparatur- und Serviceabwicklung, Schnittstelle zur Werkstatt
• Pflege von Kunden-, Lieferanten- und Stammdaten im CRM
• Weiterentwicklung unserer internen Prozesse

Ihre Kompetenzen:

• Mindestens zwei Jahre Erfahrung in der Assistenz, im Office Management oder in einer vergleichbaren kaufmännischen Position
• Erfahrung mit einem Warenwirtschafts-, ERP- oder Kassensystem. Welches, ist zweitrangig
• Zahlenverständnis: Sie prüfen eine Rechnung und erkennen Abweichungen, bevor sie jemand melden muss.
• Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift: Sie schreiben Briefe, die die Geschäftsführung unterschreibt.
• Gutes Englisch: Sie arbeiten schriftlich und am Telefon mit internationalen Lieferanten.
• Vollzeit, fünf Tage, Samstagsrotation mit Ausgleich unter der Woche
• Diskretion: Sie sehen in dieser Position Dinge, die im Haus bleiben.

Schön, wenn Sie das mitbringen:

Kaufmännische Ausbildung oder Studium, Erfahrung im Luxus-Retail, in einer Kanzlei, im Private Banking oder in gehobener Hotellerie, Französisch oder Niederländisch, Freude an Schmuck und Uhren.

• Eine echte Schlüsselposition mit direkter Berichtslinie an den Geschäftsführer, kurzen Wegen und Entscheidungsbefugnis in Ihrem Bereich
• Ein Haus in einer spannenden Entwicklungsphase. Sie gestalten Strukturen und Prozesse aktiv mit, statt Bestehendes nur zu verwalten.
• 30 Tage Urlaub
• Mitarbeiterkonditionen auf Schmuck und Uhren
• Intensive Einarbeitung, Schulungen und Weiterbildung
• Eine leistungsgerechte Vergütung: Den Rahmen nennen wir Ihnen offen im ersten Telefonat.
• Ein Umfeld, in dem Qualität, Diskretion und Persönlichkeit keine Werbebegriffe sind, sondern Arbeitsgrundlage