Erfahrene Projektassistenz /Verwaltungskraft (w,m,d) (m/w/d)

FSP company group; Berlin; Híbrido; EUR 42.000 - 56.000; A tiempo parcial

Ventajas ofrecidas por este puesto de trabajo

30 Urlaubstage

1-2 Tage remote

Vergütung TVöD 8/3 Bund

Descripción de la vacante

Frauenhauskoordinierung e.V. sucht eine erfahrene Verwaltungskraft zur Mitarbeit in der Geschäftsstelle in Berlin Mitte mit gelegentlicher Remote-Arbeit.

Die Stelle ist befristet auf 3,5 Jahre und bietet flexible Arbeitszeiten. Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung und der Fachreferentin für Digitale Gewalt zusammen, übernehmen zentrale Aufgaben in der Projektverwaltung und unterstützen Veranstaltungsorganisation sowie Budgetüberwachung.

Formación

• Eine abgeschlossene kaufmännische, verwaltungsbezogene oder vergleichbare Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung in der Verwaltung.
• Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten und Eigenverantwortung.
• Affinität zu Digitalität.
• Sicherer Umgang mit gängigen MS-Office und digitalen Arbeitsabläufen.
• Ein gutes Verständnis für Zuständigkeiten, Vertraulichkeit und Datenschutz.
• Verbindlichkeit, Zuverlässigkeit und eine klare Kommunikation.
• Fähigkeit, fachliche Rückmeldungen konstruktiv einzubringen und getroffene Entscheidungen professionell umzusetzen.
• Interesse an den Zielen unserer Organisation und Bereitschaft, unsere feministische Arbeit mitzutragen.
• Sehr gute Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift.
• Team- und Konfliktfähigkeit

Responsabilidades

• Projektverwaltung organisieren: Laufende Verwaltungsabläufe koordinieren, Termine und Fristen im Blick behalten, Anfragen bearbeiten und Vorgänge dokumentieren.
• Fördermittelverwaltung, Rechnungsbearbeitung, Budgetüberwachung und Unterstützung in der Verwendungsnachweisbearbeitung.
• Strukturen pflegen: Digitale Ablagen, Übersichten, Listen und projektbezogene Unterlagen sorgfältig und nachvollziehbar führen.
• Veranstaltungen begleiten: Online- und Präsenzveranstaltungen sowie Fortbildungen organisatorisch vorbereiten, Teilnehmendenmanagement unterstützen, Nachbereitung und Reisekostenabrechnungen mitwirken.
• Abstimmungen koordinieren: Mit beteiligten Modellprojekten (Frauenhäusern), externen Dienstleistenden sowie weiteren Ansprechpersonen rund um das Onlineportal kommunizieren.
• Digitale Abläufe unterstützen: Mit Microsoft Teams, Stackfield, Timebutler, Pretix und Zoom arbeiten.
• Materialien und Publikationen administrativ begleiten und das Team unterstützen

Conocimientos

MS-Office Kenntnisse

Eigenverantwortung

Teamfähigkeit

Zuverlässigkeit

Digitale Affinität

Vertraulichkeit

Kommunikation

Selbstständiges Arbeiten

Educación

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Herramientas

MS-Office Suite

Descripción del empleo

Stellenausschreibung
Erfahrene Projektassistenz /Verwaltungskraft (w,m,d)
„Kompetenzausbau im Hilfesystem gegen digitale Gewalt“

Frauenhauskoordinierung e.V. (FHK) sucht ab sofort oder zu einem späteren Zeitpunkt eine erfahrene Verwaltungskraft (35-39 h/W) zur Mitarbeit in unserer Geschäftsstelle in Berlin Mitte und remote. Die Stelle ist auf 3,5 Jahre befristet, eine Verlängerung ist möglich.

Über uns und das Projekt: Frauenhauskoordinierung e.V. (FHK) setzt sich für den Abbau von Gewalt gegen Frauen und die Verbesserung der Hilfen für gewaltbetroffene Frauen und deren Kinder ein. FHK koordiniert, vernetzt und unterstützt im Auftrag ihrer Mitgliedsverbände das Hilfesystem, fördert die fachliche Zusammenarbeit und bündelt Praxiserfahrungen, um sie in politische Entscheidungsprozesse sowie in fachpolitische Diskurse zu transportieren. Digitale Gewalt stellt Frauenhäuser und Fachberatungsstellen vor besondere Herausforderungen. Mit Fortbildungen, praxisnahen Materialien und dem Fachkräfteportal „Sicher gegen digitale Gewalt“ stärkt FHK die Handlungssicherheit von Fachkräften. Näheres zu unseren laufenden Projekten finden Sie hier: https://www.frauenhauskoordinierung.de/arbeitsfelder.

Wir suchen:

Für unser Projekt suchen wir eine erfahrene und verlässliche Persönlichkeit, die auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick behält. Sie arbeitet selbstständig, übernimmt Verantwortung und trifft im eigenen Aufgabenbereich sichere Entscheidungen. Fehlern und Unklarheiten begegnet sie lösungsorientiert, ruhig und mit einem guten Gespür für Prioritäten. Sie kommuniziert klar, respektvoll und sachlich und kann unterschiedliche Perspektiven aufnehmen, ohne Arbeitsprozesse unnötig zu verkomplizieren. Wichtig sind uns eine professionelle Haltung, Freude an einer sinnstiftenden Tätigkeit sowie die Fähigkeit, engagiert, pragmatisch und gelassen zu arbeiten.

Ihre Aufgaben

Ihre konkreten Aufgaben:

Als Mitarbeiter*in arbeiten Sie mit weiteren Verwaltungsangestellten, der Geschäftsführung und vornehmlich mit der Fachreferentin für Digitale Gewalt zusammen. Sie übernehmen zentrale Aufgaben in der Projektverwaltung. Dazu gehören insbesondere:

• Projektverwaltung organisieren: Laufende Verwaltungsabläufe koordinieren, Termine und Fristen im Blick behalten, Anfragen bearbeiten und Vorgänge dokumentieren,
• Fördermittelverwaltung, Rechnungsbearbeitung, Budgetüberwachung und Unterstützung in der Verwendungsnachweisbearbeitung,
• Strukturen pflegen: Digitale Ablagen, Übersichten, Listen und projektbezogene Unterlagen sorgfältig und nachvollziehbar führen,
• Veranstaltungen begleiten: Online- und Präsenzveranstaltungen sowie Fortbildungen organisatorisch vorbereiten, das Teilnehmendenmanagement unterstützen und bei der Nachbereitung sowie bei Reisekostenabrechnungen mitwirken,
• Abstimmungen koordinieren: Mit beteiligten Modellprojekten (Frauenhäusern), externen Dienstleistenden sowie weiteren Ansprechpersonen verbindlich kommunizieren – auch rund um unser Onlineportal.
• Digitale Abläufe unterstützen: Unter anderem mit Microsoft Teams, Stackfield, Timebutler, Pretix und Zoom arbeiten.
• Materialien und Publikationen administrativ begleiten und das Team bei weiteren anfallenden Verwaltungstätigkeiten unterstützen.

Unsere Anforderungen

• eine abgeschlossene kaufmännische, verwaltungsbezogene oder vergleichbare Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung in der Verwaltung
• Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten und Eigenverantwortung
• Affinität zu Digitalität
• Sicherer Umgang mit gängigen MS-Office und digitalen Arbeitsabläufen
• ein gutes Verständnis für Zuständigkeiten, Vertraulichkeit und Datenschutz
• Verbindlichkeit, Zuverlässigkeit und eine klare Kommunikation
• die Fähigkeit, fachliche Rückmeldungen konstruktiv einzubringen und getroffene Entscheidungen professionell umzusetzen
• Interesse an den Zielen unserer Organisation und die Bereitschaft, unsere feministische Arbeit mitzutragen
• Sehr gute Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift
• Team- und Konfliktfähigkeit

Unser Angebot

Sie ein motiviertes, engagiertes Team in einem angenehmen Arbeitsklima.

• Vergütung bis max. TVöD 8/3 Bund
• 30 Urlaubstage
• 1-2 Tage in der Woche remote

Weiteres

Wir möchten uns diverser aufstellen und freuen uns ausdrücklich über Bewerbungen von Menschen, die strukturell benachteiligt oder unterrepräsentiert sind, insbesondere von Schwarzen Personen, Personen of Color, Personen mit Migrationsgeschichte, queeren Personen, Alleinerziehenden sowie Personen mit Behinderungen oder Beeinträchtigungen. Bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation berücksichtigen wir Bewerbungen von Personen mit Behinderung besonders. Im Übrigen fließen Diversitätsaspekte im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten in unsere Auswahlentscheidung ein. Angaben zur Selbstpositionierung sind freiwillig. Eine Nichtangabe hat keine Nachteile im Bewerbungsverfahren.

Unsere Büroräume sind derzeit leider nur bedingt barrierearm. Bitte sprechen Sie uns gern an, wenn Sie für das Bewerbungsverfahren oder die Tätigkeit Unterstützung oder Vorkehrungen benötigen.

Datenschutz:
Zum Datenschutz finden sich die erforderlichen Informationen zum Bewerbungsverfahren hier:
https://www.frauenhauskoordinierung.de/service-nav/datenschutz/#c1107
Die Daten von Bewerber*innen werden im Falle einer Absage sechs Monate nach Versendung der
Absage gelöscht. Für den Fall, dass Sie einer weiteren Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten
zustimmen, werden wir Ihre Daten für die Dauer von zwei Jahren nach Abschluss des
Bewerbungsverfahrens aufbewahren.

In diesem Fall fügen Sie Ihrer Bewerbung bitte eine schriftliche Erklärung mit dem folgenden Inhalt
bei:
„Ich stimme zu, dass meine im Rahmen dieses Bewerbungsverfahrens übermittelten Daten für eine
Dauer von zwei Jahren nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gespeichert werden. Ich bin darauf
hingewiesen worden, dass diese Einwilligung freiwillig ist und keine Auswirkungen auf meine Chancen
im jetzigen Bewerbungsverfahren hat. Ich kann diese Einwilligung jederzeit widerrufen. In diesem Fall
werden meine Daten unverzüglich gelöscht.“

Sibylle Schreiber
Geschäftsführerin Frauenhauskoordinierung e.V.
Berlin, 08.10.2026