Empfangsmitarbeiterin / Office Manager (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit

head for work GmbH; Düsseldorf; Vor Ort; Vertraulich; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein erfolgreiches Software-Unternehmen in Düsseldorf sucht eine engagierte Empfangsmitarbeiterin/Office Managerin in Voll- oder Teilzeit. Sie unterstützen den Büroalltag, betreuen Kunden und nehmen Anrufe entgegen. Erforderlich sind eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Erfahrung im Empfang und sehr gute Deutschkenntnisse. Flexible Arbeitszeiten, ein freundliches Team und ein langfristiger Arbeitsplatz werden geboten.

Leistungen

Attraktive Vergütung

Team-Events

Weiterbildungsmöglichkeiten

Getränke & Snacks im Büro

Flexibles Arbeitszeitmodell

Qualifikationen

• Erforderliche kaufmännische Ausbildung zum Büromanagement oder vergleichbar.
• Mehrjährige Erfahrung im Empfang oder Office Management vorteilhaft.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse.

Aufgaben

• Begrüßung von Gästen und Kunden.
• Telefon- und E-Mail-Korrespondenz.
• Organisation des Büroalltags.
• Unterstützung der Geschäftsführung und Teams.
• Planung von Meetings und Events.

Kenntnisse

Organisationsfähigkeit

Serviceorientierung

MS Office Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

Freundlichkeit

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

Jobbeschreibung

Im Auftrag eines erfolgreichen Software-Unternehmens mit Sitz in Düsseldorf suchen wir eine engagierte Empfangsmitarbeiterin / Office Manager (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit, die mit organisatorischem Geschick, einem freundlichen Auftreten und strukturierter Arbeitsweise den Büroalltag professionell unterstützt.

Aufgaben

• Empfang und Betreuung: Sie heißen Gäste, Geschäftspartner und Kunden
  professionell willkommen, sorgen für eine angenehme Atmosphäre und sind
  die erste Anlaufstelle im Haus.
• Telefon- und E-Mail-Korrespondenz: Sie nehmen eingehende Anrufe
  freundlich entgegen, leiten diese weiter und kümmern sich um allgemeine
  Anfragen.
• Organisation des Büroalltags: Dazu gehören Postbearbeitung,
  Verwaltung von Büromaterialien, Koordination von Dienstleistern sowie
  die allgemeine Büroorganisation.
• Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams: Sie übernehmen
  administrative Aufgaben, bereiten Unterlagen vor und unterstützen in
  operativen Fragestellungen.
• Terminmanagement: Planung und Koordination von Meetings und Konferenzräumen.
• Eventorganisation: Mitwirkung bei internen Veranstaltungen, Team-Events und Kundenterminen.
• Daten- und Dokumentenpflege: Sie stellen sicher, dass relevante Unterlagen aktuell und gut strukturiert abgelegt sind.

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für
  Büromanagement, Hotelfachfrau/-mann) oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Erfahrung im Bereich Empfang, Assistenz oder Office Management ist von Vorteil.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sowie modernen Kommunikationstools.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse für die Kommunikation mit internationalen Gästen.
• Hohe Serviceorientierung, freundliches und professionelles Auftreten sowie Freude am Umgang mit Menschen.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Eigeninitiative.
• Diskretion, Loyalität und Teamfähigkeit.

Benefits

• Abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem wachsenden und innovativen Software-Unternehmen.
• Freundliches, kollegiales Team mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen.
• Moderne Büroräume in zentraler Lage in Düsseldorf mit sehr guter Verkehrsanbindung.
• Flexibles Arbeitszeitmodell: Teilzeit oder Vollzeit möglich.
• Attraktive Vergütung sowie weitere Benefits (z. B. Team-Events, Weiterbildungsmöglichkeiten, Getränke & Snacks im Büro).
• Sicherer und langfristig ausgerichteter Arbeitsplatz.

Ihr Kontakt

Oscar Koning

0211 205 428 20
Für Rückfragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. Halten Sie bei Kontaktaufnahme bitte die Referenznummer 12927 bereit.

Wir freuen uns auf ihre Bewerbung!