Empfangsmitarbeiter (m/w/d)

HeimatTBWA\ Düsseldorf; Düsseldorf; Vor Ort; EUR 30.000 - 40.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine kreative Agentur in Düsseldorf sucht einen Allrounder am Empfang in Vollzeit. Sie sind die erste Anlaufstelle für Besucher und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Büro, indem Sie organisatorische Aufgaben wahrnehmen. Ihr Profil umfasst Erfahrung in Empfang und Organisation, Kommunikationsstärke sowie eine abgeschlossene Berufsausbildung im verwandten Bereich.

Qualifikationen

• Erfahrung im Empfang, Sekretariat, Gastronomie oder Hotelfach.
• Verständnis für kaufmännische Aufgaben und sicherer Umgang mit Microsoft Office.
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse.

Aufgaben

• Leitung und Verwaltung des Empfangs der Agentur.
• Organisation und Betreuung von Meetings, Workshops und Events.
• Bestellung und Pflege von Büromaterial und Catering.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikation

Eigenverantwortung

Serviceorientierung

Ausbildung

Abgeschlossene Berufsausbildung im verwandten Bereich

Tools

Microsoft Office

Jobbeschreibung

HeimatTBWA sucht Allrounder am Empfang (m/w/d) - Vollzeit

Du bist nicht nur der erste Kontakt für unsere Besucher*innen und Kolleg*innen, sondern auch die gute Seele der Agentur. Du liebst es, wenn der Ablauf im Büro reibungslos funktioniert und kümmerst Dich um praktische, organisatorische und administrative Aufgaben. Du magst es, in einem internationalen Umfeld zu arbeiten und bist offen für Menschen aller Art. Neue Aufgaben und Themen gehst Du proaktiv und eigenverantwortlich an.

Deine Aufgaben:

• Du leitest und verwaltest den Empfang der Agentur
• Du empfängst unsere Gäste, Kund*innen und Lieferant*innen und nimmst eingehende Anrufe entgegen
• Kleine und große Meetings, Workshops oder Events organisierst und betreust Du mit viel Herzblut und Sorgfalt
• Du bist zuständig für die Vergabe und Pflege unserer Konferenzräume
• Du bearbeitest unsere Ein- und Ausgangspost und wickelst täglich anfallende Kuriere ab
• Du bestellst eigenständig Büromaterial, Getränke, Obst, Blumen, Caterings und andere Sachen für den Agenturalltag
• Deinen eigenen Bereich verwaltest Du von der Auftragsstellung bis zur Rechnungsprüfung und hast dabei stets die kaufmännischen Anforderungen im Blick
• Du bist verantwortlich für die Buchung und Abrechnung von sämtlichen Geschäftsreisen unserer Mitarbeiter*innen
• Du hast immer ein Auge darauf, dass sich jede*r in der Agentur wohlfühlt und sorgst für eine angenehme Arbeitsumgebung
• Du bringst auch proaktiv eigene Ideen ein, um den reibungslosen Workflow in unserem Office sicherzustellen

Dein Profil:

• Du verfügst über Erfahrung am Empfang, im Sekretariat, in der Gastronomie oder im Service, im Hotelfach, o.ä. und bringst idealerweise eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem verwandten Bereich mit
• Du hast ein grundlegendes Verständnis für kaufmännische und administrative Aufgaben und bist fit im Umgang mit Microsoft Office (v.a. Excel und Word)
• Du kommunizierst gerne und sicher mit anderen Menschen und verfügst über fließende Deutsch- und Englischkenntnisse
• Du besitzt ein ausgeprägtes Organisationstalent und behältst auch in stressigen Situationen stets den Überblick
• Du bist sehr verantwortungsbewusst und zeigst gerne Eigeninitiative
• Zuverlässigkeit, Serviceorientierung und Leidenschaft für den Job sind für Dich selbstverständlich
• Du bist langfristig und in Vollzeitverfügbar

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung (inklusive Anschreiben, Lebenslauf und Referenzen) und darauf, Dich bald persönlich kennenzulernen!