Empfangsassistenz (m/w/d) in Arztpraxis – Vollzeit

Praxis Dr. Lecheler; Münster; On-site; EUR 28,000 - 32,000; Full time

Job summary

Die Praxis Dr. Lecheler in Münster sucht eine Empfangsassistenz (m/w/d), die als Gesicht der Praxis den Empfang professionell betreut. Du bist freundlich, zuverlässig und behältst auch bei klingelndem Telefon den Überblick.

Zu deinen Aufgaben gehören Empfang und erster Eindruck, Koordination von Terminen, Backoffice-Verwaltung sowie Unterstützung bei betriebsmedizinischen Abläufen. Du arbeitest eigenverantwortlich und trägst zu einem reibungslosen Praxisablauf bei.

Qualifications

• Empfangserfahrung oder sympathische, professionelle Ausstrahlung.
• Erste Ansprechperson für Patienten und Firmenkunden.
• Termine koordinieren und Ablauf am Empfang sicherstellen.

Responsibilities

• Empfang & erster Eindruck – erste Ansprechperson am Empfang und am Telefon.
• Telefonie & Koordination – Anrufe aufnehmen und Anliegen korrekt weiterleiten.
• Backoffice & Verwaltung – Post, Ablage, Dokumente systematisch verwalten.
• Betriebsmedizinische Organisation – Vorbereitungen für Vorsorgeuntersuchungen.
• Praxismanagement & Dokumentation – Terminplanung und saubere Dokumentation im System.

Skills

Empfangsmanagement

Kundenbetreuung

Telefonische Kommunikation

Job description

Du arbeitest gerne strukturiert, genau und zuverlässig? Du bist gerne die erste Anlaufstelle für Menschen, magst klare Abläufe und willst, dass sich andere auf deine Arbeit verlassen können?

Wir sind die Praxis Dr. Lecheler in Münster (Allgemeinmedizin & Betriebsmedizin) und suchen eine Empfangsassistenz (m/w/d), die unseren Empfang professionell betreut und dort das Gesicht unserer Praxis ist. Wenn du gerne den Überblick behältst, freundlich und souverän mit Menschen umgehst und Freude an Verantwortung hast, passt du sehr gut zu uns.

Deine Aufgaben bei uns

Empfang & erster Eindruck

• Du bist die erste Ansprechperson für unsere Patienten und Firmenkunden – am Empfang und am Telefon – und sorgst dafür, dass sich alle gut aufgehoben fühlen.

• Du nimmst Patienten in Empfang, meldest sie an, behältst das Wartezimmer im Blick und sorgst für einen geordneten, freundlichen Ablauf am Tresen.

Telefon & Koordination

• Du nimmst Anrufe von Patienten und Firmenkunden entgegen und sorgst dafür, dass jedes Anliegen korrekt aufgenommen und an die richtige Stelle weitergegeben wird.

• Du koordinierst Termine so, dass der Praxisablauf sinnvoll und geordnet bleibt.

Backoffice & Verwaltung

• Neben dem Empfang bearbeitest du Post, kümmerst dich um Ablage, Scans und die strukturierte Verwaltung von Dokumenten.

• Du stellst sicher, dass Unterlagen vollständig sind und korrekt abgelegt werden.

Betriebsmedizinische Organisation

• Du unterstützt bei der Planung und Vorbereitung von betriebsmedizinischen Vorsorgeuntersuchungen (z. B. Terminabsprachen mit Firmen, Listen führen, Unterlagen vorbereiten).

Praxismanagement & Dokumentation

• Du unterstützt bei der Terminplanung und sorgst für eine saubere, nachvollziehbare Dokumentation im System.

• Du hilfst mit, dass unsere internen Abläufe zuverlässig funktionieren und nichts „durchrutscht