Team-Mitglied für Workshop- und Veranstaltungskoordination (m/w/d)

JR Germany; Plön; Hybrid; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein innovatives Institut sucht ein engagiertes Team-Mitglied für die Koordination von Workshops und Veranstaltungen. In dieser Rolle werden Sie Teil eines dynamischen Teams, das internationale wissenschaftliche Programme organisiert. Ihre Aufgaben umfassen die Planung und Durchführung von Veranstaltungen, die Kommunikation mit Wissenschaftler*innen aus aller Welt und die Budgetverwaltung. Sie profitieren von einem flexiblen Arbeitsumfeld und der Möglichkeit, mobil zu arbeiten. Wenn Sie eine Leidenschaft für Eventmanagement in einem interdisziplinären, internationalen Kontext haben, ist diese Stelle genau das Richtige für Sie.

Leistungen

Flexible Arbeitszeiten

Mobiles Arbeiten

Sozialleistungen

Weiterbildungsmöglichkeiten

Familienfreundliches Umfeld

Jahressonderzahlung

Vergünstigtes Deutschlandjobticket

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung oder Studium im Bereich Veranstaltungsmanagement.
• Einschlägige Berufserfahrung in einem wissenschaftlichen Umfeld.

Aufgaben

• Organisation von Veranstaltungen und Budgetkontrolle.
• Einladung und Betreuung von Referent*innen.

Kenntnisse

Veranstaltungsmanagement

Organisationstalent

Kommunikationskompetenz

Interkulturelle Kompetenz

Selbstmanagement

Serviceorientierung

Ausbildung

Ausbildung im Eventmanagement

Studium im Bereich Veranstaltungsmanagement

Tools

Microsoft Office

Indico

Jobbeschreibung

Team-Mitglied für Workshop- und Veranstaltungskoordination (m/w/d), plön

Max-Planck-Institut für Evolutionsbiologie

Das Max-Planck-Institut für Evolutionsbiologie in Plön (Schleswig‑Holstein) ist eines von 84 Instituten der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. und eine international führende Einrichtung für die Grundlagenforschung auf dem Gebiet der Evolutionsbiologie. Mit rund 200 Beschäftigten aus über 30 Nationen umfasst das Institut zurzeit zwei Abteilungen, zahlreiche selbständige Forschungsgruppen sowie zentrale Serviceeinheiten. Die Spannbreite der Forschungsarbeiten beinhaltet ökologische, organismische, molekulare und theoretische Ansätze.

Zur Verstärkung unseres Teams Institutskoordination suchen wir zum nächstmöglichen Termin ein

Das Max-Planck-Institut für Evolutionsbiologie in Plön (Schleswig‑Holstein) ist eines von 84 Instituten der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. und eine international führende Einrichtung für die Grundlagenforschung auf dem Gebiet der Evolutionsbiologie. Mit rund 200 Beschäftigten aus über 30 Nationen umfasst das Institut zurzeit zwei Abteilungen, zahlreiche selbständige Forschungsgruppen sowie zentrale Serviceeinheiten. Die Spannbreite der Forschungsarbeiten beinhaltet ökologische, organismische, molekulare und theoretische Ansätze.

Zur Verstärkung unseres Teams Institutskoordination suchen wir zum nächstmöglichen Termin ein

Team-Mitglied für Workshop- und Veranstaltungskoordination (m/w/d)

Stellenausschreibung Nr. 08-2025

unbefristet und in Vollzeit (Teilzeit ist möglich, mind. 50 %).

Sie bereiten die Veranstaltungen unseres internationalen wissenschaftlichen Workshop-Programms für die ausrichtenden Wissenschaftler*innen vor und nach und organisieren die Durchführung inkl. der Budget-Kontrolle. Die Veranstaltungen mit wissenschaftlichem Fokus werden von internen und externen Forschenden besucht, können ein- oder mehrtägig sein und eine Größe von bis zu 100 Teilnehmenden haben.

Ihr Aufgabengebiet umfasst insbesondere:

• die Einladung, Reiseorganisation und Vor-Ort-Betreuung von Referent*innen (zusammen mit unseren Abteilungsassistentinnen)
• die Kommunikation in englischer und deutscher Sprache mit Wissenschaftler*innen aus der ganzen Welt
• das Einholen von Angeboten unter Beachtung der gesetzlichen Regelungen (z. B. Catering, Unterkünfte)
• die Organisation von Forschungsaufenthalten internationaler Wissenschaftler*innen an unserem Institut
• die Erfüllung der Anforderungen der Wissenschaftler*innen unter Beachtung der relevanten Rechtsvorschriften (z. B. Bewirtung, Reisekosten)
• die Beratung und Unterstützung bei Veranstaltungen außerhalb des wissenschaftlichen Programms
• ein softwaregestütztes Veranstaltungsmanagement
• die Koordination von Kommunikationsmaterialien in Absprache mit PR & Öffentlichkeitsarbeit
• die Mitwirkung bei der Weiterentwicklung und Organisation von Veranstaltungskonzepten
• die Zusammenarbeit mit hausinternen Schnittstellen wie Kommunikation, Verwaltung, Abteilungsassistenzen
• weitere Aufgaben können je nach Bedarf und Auslastung dazukommen
• in Ausnahmefällen, bedingt durch Veranstaltungszeiten, Arbeit am späten Abend und/oder am Wochenende.

Bei der Durchführung der wissenschaftlichen Workshops werden Sie von einer Mitarbeiterin unterstützt. Ihre Stelle gehört zum Team Institutskoordination.

• abgeschlossene Ausbildung und/oder Studium im Bereich Veranstaltungs- bzw. Eventmanagement
• einschlägige Berufserfahrung vorzugsweise in einem wissenschaftlichen Umfeld
• hohe Serviceorientierung, ausgeprägtes Organisationstalent und sehr gute Kommunikationskompetenz
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Erfahrung mit den für die Tätigkeit relevanten rechtlichen Regularien
• gute PC-Kenntnisse in den erforderlichen Bereichen (insbes. Microsoft Office, Indico oder vergleichbares Online-Tool zum Veranstaltungsmanagement)
• hohe interkulturelle Kompetenz
• sehr gutes Selbstmanagement und die Fähigkeit zu eigenständigem und eigenverantwortlichem Arbeiten
• große Begeisterung an der Arbeit in einem internationalen Umfeld
• Bereitschaft zur Koordination von und Erreichbarkeit als Ansprechperson bei den Veranstaltungen auch außerhalb der üblichen Arbeitszeiten
• Managementkompetenz auf der einen Seite, aber auch den Willen und die Fähigkeit, selbst mit anzupacken (bspw. Auf- und Abbau in der Location)
• Berechtigung, in Deutschland einer Beschäftigung nachgehen zu können.

• ein spannendes interdisziplinäres und internationales Arbeitsumfeld
• flexible Arbeitszeit (Gleitzeit) sowie die Möglichkeit, anteilig mobil zu arbeiten
• eine Vergütung entsprechend Ihrer Qualifikation und Berufserfahrung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund) bis zur Entgeltstufe E 9b
• Sozialleistungen in Anlehnung an die Regelungen des öffentlichen Dienstes, einschließlich Jahressonderzahlung, zusätzliche Altersversorgung sowie eines vergünstigten Deutschlandjobtickets.
• Weiterbildungsmöglichkeiten und ein familienfreundliches Umfeld.

Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Darüber hinaus strebt die Max-Planck-Gesellschaft nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jedes Hintergrunds. Ferner will die Max-Planck-Gesellschaft den Anteil an Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Frauen werden deshalb ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.

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