Fachkraft für Verwaltung bzw. Büromanagement im medizinischen Prüfungsamt (m/w/d)

JR Germany; München; Vor Ort; EUR 16.000 - 23.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Eine renommierte Hochschule in München sucht eine Fachkraft für Verwaltung bzw. Büromanagement. In einem kollegialen Team übernehmen Sie verantwortungsvolle Aufgaben im Prüfungsamt und profitieren von einem krisensicheren Arbeitsplatz mit flexiblen Arbeitszeiten und attraktiven Benefits. Diese Teilzeitstelle bietet die Möglichkeit, mobil zu arbeiten und unterstützt die Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

Leistungen

Betriebliche Altersvorsorge

30 Tage Urlaub

Gleitzeitmodell

Überstundenausgleich

Attraktive Weiterbildungsmöglichkeiten

Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung oder vergleichbare Ausbildung im kaufmännischen Bereich.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere in der Textverarbeitung.
• Bereitschaft, sich in Datenbank- und webbasierte IT-Tools einzuarbeiten.

Aufgaben

• Assistieren bei der Planung und Durchführung der Staatsexamensprüfungen.
• Formale Prüfung der Zulassungsvoraussetzungen.
• Anlegen und digitale Verarbeitung von Prüfungsakten.

Kenntnisse

Teamfähigkeit

Qualitätsbewusstsein

Hohe Affinität zu Rechtsvorschriften

Sehr gute Deutschkenntnisse

Sicherer Umgang mit Microsoft Office

Ausbildung

Abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellter

Tools

Microsoft Office

Jobbeschreibung

Fachkraft für Verwaltung bzw. Büromanagement im medizinischen Prüfungsamt (m/w/d), München

Ludwig-Maximilians-Universität München

München, Germany

Es erwartet Sie ein krisensicherer Arbeitsplatz mit verantwortungsvollen Aufgaben in einem kleinen, kollegialen Team – eingebettet in das internationale Umfeld einer renommierten Hochschule. Ihr Arbeitsort liegt im lebhaften Uni-Viertel in München, zentral und nur wenige Minuten vom Englischen Garten entfernt, und ist ideal mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar.

Wir bieten Ihnen eine unbefristete Teilzeitstelle (20 Stunden/ Woche) mit einer sehr flexiblen Arbeitszeit im Rahmen des Gleitzeitmodells sowie der Möglichkeit, tageweise auch mobil arbeiten zu können.

Die Vergütung erfolgt nach dem Tarifvertrag der Länder (TV-L) – je nach Qualifikation bis zur Entgeltgruppe6 (Entgelttabelle des Tarifvertrags der Länder). Das Jahresbruttogehalt in Teilzeit (inkl. Sonderzahlung im November) liegt zwischen ca. 16.500 (Berufseinstieg) und 22.500 Euro, je nach anrechenbarer Erfahrungsstufe.

Darüber hinaus profitieren Sie von den attraktiven Angeboten des öffentlichen Dienstes, wie z.B.:

• Betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen
• Jahressonderzahlung
• 30 Tage Urlaub (Arbeitszeitverteilung Mo–Fr) und zusätzliche freie Tage am 24.12. und 31.12.
• Gleitzeitmodell mit einem Überstundenausgleich von bis zu 24 freien Tagen pro Jahr zusätzlich zum tariflichen Urlaubsanspruch

Die LMU bietet Ihnen darüber hinaus ein attraktives Angebot zur überfachlichen Weiterbildung und Gesundheitsförderung, Austauschprogramme mit unseren Partneruniversitäten, die Nutzung der nahegelegenen Mensa, kulturelle Angebote und Corporate Benefits für Mitarbeitende. Auf unseren Arbeitgeberseiten finden Sie weitere Informationen zu unseren Benefits.

Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf ist uns sehr wichtig: Bei Bedarf unterstützen wir Sie bei der Suche nach einer Kinderbetreuung und bieten Angebote für Ferien‑ und Notbetreuung.

Die LMU hat die „Charta der Vielfalt“ unterzeichnet und setzt sich aktiv für Diversität und Chancengleichheit ein. Wir begrüßen daher alle Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Schwerbehinderte Personen werden bei im Wesentlichen gleicher Qualifikation bevorzugt.

Sie assistieren den Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern bei der Planung und Durchführung der Staatsexamensprüfungen, was nachfolgende Tätigkeiten umfasst:

• Formale Prüfung der Zulassungsvoraussetzungen – Sie haben alle relevanten Kriterien bei Anträgen auf Prüfungszulassung genau im Blick.
• Anlegen und digitale Verarbeitung von Prüfungsakten – Sie strukturieren und organisieren Dokumente und Daten effizient, sowohl manuell als auch mit Hilfe unserer Softwarelösungen.
• Pflege unseres Archivs – Sie finden sich sicher in umfangreichen papiergebundenen Akten zurecht und können diese nach Bedarf in unseren Büroräumen bereitstellen, d.h. heben, tragen und auch Treppen steigen.
• Termin‑ und fristgerechte Planung der Prüfungen – Sie sorgen rechtzeitig dafür, dass Prüfungen in Übereinstimmung mit allen vorgegebenen Terminen und Deadlines organisiert und durchgeführt werden.
• Vorbereitung von unterschriftsreifen Dokumenten – Sie entwerfen und erstellen alle wichtigen Formularvorlagen, Serienbriefe, Bescheide und Zeugnisse und stellen sicher, dass diese von der Sachbearbeitung und dem Prüfungsvorsitz reibungslos genutzt bzw. unterzeichnet werden können.
• Erteilen von Auskünften – Sie informieren zuverlässig über prüfungsrechtliche Voraussetzungen, Vorschriften und administrative Verfahrensabläufe.
• Abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellter bzw. Verwaltungsfachangestellte oder eine vergleichbare Ausbildung im kaufmännischen Bereich für Büromanagement
• Hohe Affinität zu Rechtsvorschriften – Sie können Rechtsvorschriften problemlos verstehen, zuverlässig und genau anwenden bzw. umsetzen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse – unsere Amtssprache in allen Rechtsbelangen ist Deutsch. Sie kommunizieren mit Prüfenden und Studierenden stets verständlich, sicher und freundlich.
• Teamfähigkeit und Qualitätsbewusstsein – Sie zeichnen sich durch eine sorgfältige und termingerechte Arbeitsweise aus und arbeiten gerne mit anderen zusammen.
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office – Sie besitzen sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere hinsichtlich Textverarbeitung, Serienbrief, Erstellung von Formularen, und sind erfahren mit gängiger Bürokommunikationssoftware, insbesondere Outlook.
• Idealerweise Erfahrung mit Datenbanken und webbasierten IT-Tools – Sie sind bereit, unsere Datenbank‑ und webbasierten IT-Tools zu verwenden bzw. sich in diese einzuarbeiten.