Office Manager – Founders Home & Events (W/M/D)

Founders Foundation gGmbH; Bielefeld; Vor Ort; EUR 30.000 - 50.000; Vollzeit

Zusammenfassung

An established industry player is seeking a proactive team member to join their Finance, People & Operations team. This role involves being the first point of contact, managing office operations, and ensuring a seamless experience for guests and partners. You will be responsible for organizing events, handling IT management, and maintaining a welcoming environment. With a strong emphasis on teamwork and a 'People First' motto, this position offers a vibrant workplace with opportunities for personal growth and development. If you thrive in dynamic settings and are ready to embrace challenges, this could be the perfect opportunity for you.

Leistungen

30 days vacation per year

Job ticket for public transport

Flexible working hours

Professional development opportunities

Regular team events

High-quality Apple equipment

Corporate discounts for shopping and travel

Qualifikationen

• Erfahrung im Office Management oder Hotellerie ist erforderlich.
• Starke organisatorische Fähigkeiten und Hands-on-Mentalität.

Aufgaben

• Zentrale:r Ansprechpartner:in für Team, Gäste und Partner.
• Verantwortung für Empfangsmanagement und Eventorganisation.

Kenntnisse

Office Management

Organizational Skills

Communication Skills

Problem Solving

Ausbildung

Completed Training in Office Management

Tools

IT Equipment Management

Event Management Software

Jobbeschreibung

Bielefeld - Founders Foundation - Vollzeit o. Teilzeit

Wir sind die Founders Foundation! Wir sind die, die im Herzen des deutschen Mittelstands ein nachhaltiges B2B Startup Ökosystem aufbauen. Bei uns bist du umgeben von Startup affinen und innovativen Köpfen, die sich das Thema Ausbildung unserer Gründer:innen ans Herz gelegt haben.

Du passt perfekt zu uns in das Team Finance, People & Operations, wenn du ein Teamplayer mit Lust auf Eigenverantwortung bist, ein hohes Maß an Servicegedanken mitbringst, keine Scheu vor Herausforderungen hast und mit uns gemeinsam unser Motto "People First" leben möchtest.

Diese spannenden Aufgabenbereiche und Verantwortlichkeiten wirst du übernehmen:

1. Du bist der First Point of Contact
   Du bist zentrale:r Ansprechpartner:in für unser Team, Gäste, Partner und Dienstleister - Du organisierst und verantwortest unser Empfangsmanagement und stehst allen Gästen der Founders Foundation und den Gründer:innen bei allen Anfragen mit Rat und Tat zur Seite.
2. Du bist Organisationstalent von ganzem Herzen
   Materialbeschaffung, E-Mail-Kommunikation sowie die Verwaltung von Rechnungen, der Post und der IT-Ausstattung liegen in deiner Hand – du behältst den Überblick.
3. Du bist DIE Schnittstelle zu unseren externen Dienstleistern
   Du sorgst dafür, dass das Gebäude, unser Founders Home, stets in einem einwandfreien Zustand ist. Dazu gehört ebenfalls die Durchführung kleinerer Reparaturen, Beauftragung von Instandsetzungsarbeiten aber auch die Organisation der digitalen Zugangskontrolle und kleiner technischer Checks.
4. Du bist das Herzstück unseres Eventbetriebs
   Du verantwortest die Vermietung der Eventfläche: Von Verhandlung über Angebotserstellung und Fakturierung bis zur Betreuung unserer Kunden vor Ort (gelegentlich Abendveranstaltung). Du bist für die Vor- und Nachbereitung verschiedener Veranstaltungen auf unserer Eventfläche zuständig.

Was wir an dir schätzen werden:

1. Erfahrung im Office Management
   Du hast eine abgeschlossene Ausbildung, bringst bereits Erfahrung im Office Management, in der Hotellerie oder in vergleichbaren Bereichen mit und überzeugst durch deine strukturierte und eigenständige Arbeitsweise.
2. Organisation ist deine Stärke
   Du liebst es zu organisieren, neue Ideen auszuprobieren und neben einem Plan A hast du stets einen Plan B im Hinterkopf.
3. Hands-on ist dein Ding!
   Deinen Arbeitstag gestaltest du eigenständig mit einer Hands-on-Mentalität und einem "get-things-done" Fokus.
4. Du hast den Überblick!
   Besonders in Stresssituationen bewahrst du stets einen kühlen Kopf. Auch kurzfristige Anfragen und spontane Herausforderungen liegen bei dir in verlässlichen Händen und werden kreativ gelöst.
5. Auf dich ist Verlass!
   Dich zeichnet eine hohe Leistungsbereitschaft aus. Du übernimmst Verantwortung und bist motiviert.
6. Du bist eine offene und kommunikative Persönlichkeit
   Kolleg:innen und Besucher:innen schätzen deinen zuvorkommenden, freundlichen Charakter.

Auch wenn du nicht alle Punkte erfüllst, aber bereit für die Herausforderung bist, dann bewirb Dich trotzdem! Wir lieben deinen Spirit!

Warum zur Founders Foundation?

1. Ein starkes Netzwerk aus renommierten Gründer:innen, bekannten Corporates und einem großen Alumni-Netzwerk – perfekt zum Lernen & Wachsen.
2. Ein großartiges Team mit flachen Hierarchien, einer „Let's do this"-Mentalität und der gemeinsamen Leidenschaft für Tech-Entrepreneurship.
3. Flexibilität, die zu dir passt – Flexible Arbeitszeiten & die Möglichkeit, hybrid zu arbeiten.
4. Erholung muss sein – 30 Tage Urlaub pro Jahr.
5. Mobilität leicht gemacht – Jobticket & beste Anbindung an den ÖPNV.
6. Arbeiten, wo es schön ist – Eine traumhafte Lage in der Bielefelder Altstadt.
7. Lernen & Weiterentwickeln – z. B. durch Englischkurse & weitere Weiterbildungsmöglichkeiten.
8. Coole Corporate Benefits – Rabatte für Shopping, Reisen & mehr.
9. Wir feiern Erfolge zusammen! Regelmäßige Firmen- und Teamevents.
10. Top-Ausstattung – Hochwertiges Apple-Equipment & eine professionelle Tool-Infrastruktur.
11. … und noch so viel mehr! Am besten besprechen wir das persönlich – wir freuen uns auf dich!

Hier findest du alle Informationen rund um unseren Bewerbungsprozess, unser Team und eine Kontaktperson.

Jeder Arbeitsplatz in unserem Unternehmen kann für einen Menschen mit Behinderung je nach Art seiner Bedarfe geeignet sein. Für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter steht ein Fahrstuhl zur Verfügung, der einen barrierefreien Zugang zu allen Ebenen ermöglicht. Zudem zeichnen sich unsere Büroräume durch kurze Wege aus, was die interne Kommunikation und Zusammenarbeit erleichtert.