Executive Assistant

BRIX Consult; Mannheim; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein innovatives Ingenieurbüro sucht eine engagierte Bürokraft, die Freude an verantwortungsvoller und vielseitiger Arbeit hat. In dieser spannenden Rolle unterstützen Sie das Team bei der Organisation von Meetings, der Verwaltung von Büromaterial und der Bearbeitung von Rechnungen. Sie werden Teil eines jungen, dynamischen Teams, das sich auf nachhaltiges Bauen und Baumanagement spezialisiert hat. Mit einem individuellen Onboarding-Prozess und zahlreichen Weiterbildungsmöglichkeiten bietet dieses Unternehmen eine hervorragende Gelegenheit zur persönlichen Entwicklung. Wenn Sie eine strukturierte und zielorientierte Arbeitsweise mitbringen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Leistungen

Betriebliche Altersvorsorge mit Zuschüssen bis zu 20%

Mittagessenszuschuss

Kostenlose Getränke

Candybar

Obst

Qualifikationen

• Abgeschlossenes Studium oder Ausbildung im Büromanagement.
• Erste praktische Erfahrungen in der Büroorganisation.

Aufgaben

• Buchung von Meetings und Organisation von Veranstaltungen.
• Bearbeitung von Korrespondenz und Rechnungen.

Kenntnisse

Büromanagement

Organisation

Kommunikationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Datenverwaltung

Ausbildung

Studium im Bereich BWL

Ausbildung im Büromanagement

Tools

Myfactory ERP-System

Excel

Jobbeschreibung

Ihre Aufgaben

• Buchung von Meetings und Terminplanungen (intern und extern)
• Begrüßung von Besucher:innen und Organisation von Besuchen
• Bearbeitung von Korrespondenz, Ein- und Ausgangspost, E-Mails und Telefonaten
• Organisation von Veranstaltungen im Büro
• Bestellung und Pflege von Büromaterial
• Administrative Aufgaben wie Datenverwaltung, Archivierung und Berichterstattung
• Reisemanagement
• Verwaltung der Einrichtungen: Instandhaltung, Gebäudemanagement, Dekoration, Verhandlungen mit Auftragnehmern und Lieferfirmen, Verwaltung von Wartungsverträgen
• Erstellung von Rechnungen mit unserem ERP-System Myfactory und Pflege der Abrechnungstabellen in Excel
• Bearbeitung und Verbuchung von Rechnungen
• Überweisungseingänge einstellen
• Überwachung von Zahlungsfristen
• Dokumentation von Zahlungseingängen
• Erstellung von Zahlungserinnerungen und Auftragsbestätigungen

Ihr Profil

• Abgeschlossenes Studium im Bereich BWL oder Ausbildung im Büromanagement/Bürokaufmann/-frau oder vergleichbare Qualifikation
• Strukturierte und zielorientierte Arbeitsweise
• Interesse an Organisation und Strukturierung
• Erste praktische Erfahrungen in diesem Bereich
• Organisationsgeschick und Kommunikationsstärke
• Hohe soziale Kompetenz und Teamfähigkeit
• Freude an verantwortungsvoller und vielseitiger Arbeit

Warum wir?

• Interessante und verantwortungsvolle Tätigkeiten
• Eigenverantwortliches und digitales Arbeiten
• Individueller Onboarding-Prozess
• Leistungsgerechte Vergütung
• Betriebliche Altersvorsorge mit Zuschüssen bis zu 20%
• Weiterbildungsmöglichkeiten und persönliche Entwicklung
• Mittagessenszuschuss
• Gutes Betriebsklima, respektvoller Umgang, junges Team
• Kostenlose Getränke, Candybar, Obst

Wir freuen uns auf Deine aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen, gerichtet an Melanie Brand unter [e-mail].

Über uns

BRIX Consult ist ein 2022 gegründetes Ingenieurbüro, spezialisiert auf nachhaltiges Bauen und Baumanagement. Unser Leistungsspektrum umfasst Nachhaltigkeitszertifizierungen (z. B. DGNB, QNG, ESG), Energieberatung, Fördermittelanträge und umfassendes Baumanagement. Wir unterstützen Bauprojekte in allen Phasen – von Planung bis Fertigstellung – mit Fokus auf ökologische und ökonomische Standards.

Seit Ende 2024 bauen wir unsere zweite Gesellschaft, BRIX Real Estate, auf. Sie konzentriert sich auf nachhaltige Immobilienentwicklung und -vermittlung, um die Zukunft des Bauens mitzugestalten.

Gemeinsam verfolgen beide Unternehmen das Ziel, innovative und nachhaltige Bauprojekte erfolgreich umzusetzen.