Empfangssekretär (m/w/d)

DIS Deutscher Industrie Service AG; Köln; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine innovative Firma sucht einen Empfangssekretär, der Freude am Kundenkontakt hat und über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten verfügt. In dieser spannenden Rolle sind Sie das Gesicht des Unternehmens und verantwortlich für den Empfang von Besuchern sowie die Unterstützung der Mitarbeiter in administrativen Aufgaben. Ihr Organisationstalent und Ihre Fähigkeit, in Stresssituationen einen kühlen Kopf zu bewahren, sind entscheidend für den Erfolg in dieser Position. Wenn Sie eine Leidenschaft für den Kundenservice haben und in einem dynamischen Umfeld arbeiten möchten, ist dies die perfekte Gelegenheit für Sie.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Praxiserfahrung.
• Erste Erfahrungen im Sekretariatsbereich, idealerweise im Dienstleistungssektor.

Aufgaben

• Empfang von Besuchern und Bearbeitung der Eingangspost.
• Unterstützung der Abteilungen bei IT-Anfragen und Verwaltung von Besprechungsräumen.

Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

Organisationstalent

Problemlösungsfähigkeiten

Flexibilität

Verhandlungsgeschick

Belastbarkeit

Ausbildung

Kaufmännische Berufsausbildung

Jobbeschreibung

Auf der Suche nach einer neuen und interessanten Aufgabe? Ihre offene Persönlichkeit, die Freude am Kundenkontakt sowie Ihre Eigenmotivation zeichnen Sie aus?
Dann haben wir genau das Passende für Sie!
Unser namenhafte Kunde sucht einen Empfangssekretär (m/w/d) in Duisburg!

Ihre Aufgaben

• Empfang von Besuchern, Bewerbern, Gästen und Dienstleistern
• Einhaltung der sich aus den Datenschutzrichtlinien ergebenden Anforderungen
• Annahme der Eingangspost und Weiterleitung der Ausgangspost sowie Verteilung der internen Hauspost
• Bestellungen von Verbrauchsmaterial und Rechnungsprüfung
• Dokumentierte Ausgabe und Rücknahme von Firmeneigentum an/ von Mitarbeitern
• Unterstützung der Abteilungen und Mitarbeiter bei der Beauftragung der IT über die Auftragsbox, z.B. bei Zutrittsberechtigungen oder beim Zurücksetzen von Windows-Kennwörtern
• Administrative Aufgaben sowie Bearbeitung von Schadensfällen in Abstimmung mit der Abteilung Facility Management
• Perspektivisch die fachliche Anleitung von Auszubildenden
• Verwaltung, Reservierung und Bewirtung der Besprechungsräume

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit entsprechender Praxiserfahrung
• Ein gutes Verständnis von komplexen Organisationsstrukturen in vergleichbaren Unternehmen
• Erste Erfahrungen im Sekretariatsbereich, idealerweise auf dem Dienstleistungssektor
• Sehr gute Kommunikations-, Kontakt- und Konfliktfähigkeit
• Professionelles Auftreten und ein gepflegtes Erscheinungsbild
• Verantwortungsbewusstsein, soziale Kompetenz und Verhandlungsgeschick
• Strukturiertes Arbeiten und selbstständige Handlungsweise
• Belastbarkeit in Stresssituationen und Fähigkeit zur Problemlösung
• Flexibilität und Einsatzbereitschaft
• Fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse

Über uns

Wir bringen seit über 50 Jahren Menschen in Arbeit und ermöglichen den Einstieg in namhafte Unternehmen in den Bereichen Office & Management, Finance, Financial Services, IT sowie Industrie. Unsere Branchen-Expert:innen finden für Personen jedes Erfahrungslevels den passenden Job.

Wir wurden bereits zum 18. Mal im Wettbewerb Deutschlands Beste Arbeitgeber vom Institut Great Place to Work ausgezeichnet und erhielten 2025 zum 4. Mal den kununu Top Company Award. Unser Service wird mit 4,6 bei Google* und mit 4,2 bei kununu* bewertet.

*Stand 11/24

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