Executive Assistant (m/w/d)

blau direkt; Münster; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein dynamisches und agiles Unternehmen sucht eine engagierte Assistenz für die Geschäftsführung. In dieser Schlüsselposition bist du das Bindeglied zwischen internen und externen Ansprechpartnern. Du sorgst für reibungslose Abläufe im Büro, kümmerst dich um Personalangelegenheiten und unterstützt bei strategischen Entscheidungen. Mit einem positiven Teamumfeld und hoher Selbstverantwortung bietet dieses Unternehmen die Möglichkeit zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung. Wenn du Teil eines innovativen Teams werden möchtest, ist dies die perfekte Gelegenheit für dich.

Leistungen

Tolle Arbeitsatmosphäre

Weiterentwicklungsmöglichkeiten

Agile Arbeitsmethoden

Langfristige Karrierechancen

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Büroorganisation oder Personalmanagement.
• Berufserfahrung in einer Assistenz-, Verwaltungs- oder HR-Funktion.

Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft.
• Planung und Koordination von Meetings und Veranstaltungen.
• Mitarbeiterbetreuung und Organisation von Recruiting.

Kenntnisse

Büroorganisation

Personalmanagement

Kommunikationsfähigkeit

MS Office

Google Workspace

Präsentationserstellung

Diskretion

Organisationsgeschick

Ausbildung

Ausbildung im Bereich Büroorganisation

Vergleichbare Qualifikation

Tools

Candis

Personio

Jobbeschreibung

Das erwartet dich

Zur Unterstützung unserer Geschäftsführung und unseres Teams in Münster suchen wir eine engagierte und vielseitige Assistenz / Executive Assistant (m/w/d) in Vollzeit (mindestens 32 Stunden). In dieser Schlüsselposition sorgst du für reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft, übernimmst zuverlässig die komplette Büroorganisation, kümmerst dich um Personalangelegenheiten und bist die zentrale Schnittstelle für interne sowie externe Ansprechpartner. Dein Organisationstalent, deine Kommunikationsfähigkeit und dein Blick für Details machen dich zum unverzichtbaren Bindeglied unseres Unternehmens.

Das bringst du mit

• Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Büroorganisation, Personalmanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in einer Assistenz-, Verwaltungs- oder HR-Funktion, idealerweise in einem Dienstleistungsunternehmen
• Strukturierte, eigenständige und vorausschauende Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke, Organisationsgeschick, Teamfähigkeit
• Sicherer Umgang mit MS Office bzw. Google Workspace
• Erfahrung mit der Erstellung von Präsentationen
• Ausgeprägte Affinität zum digitalen Arbeiten
• Absolute Diskretion und Vertrauenswürdigkeit

Deine Aufgaben im Überblick

• Persönliche Assistenz der Geschäftsführung: Unterstützung der Geschäftsführung und der Department Manager im operativen Tagesgeschäft, eigenständige Bearbeitung vertraulicher Angelegenheiten, Vor- und Nachbereitung strategischer Entscheidungen sowie Kommunikation und Koordination mit internen und externen Stakeholdern.
• Büromanagement & Organisation: Planung, Koordination und Nachbereitung von Meetings, Terminen und Veranstaltungen, Reiseorganisation, Bestellungen, Dienstleisterkommunikation, allgemeine Verwaltungs- und Organisationstätigkeiten.
• Mitarbeiterbetreuung & HR: Unterstützung und Organisation von Recruiting & Onboarding neuer Mitarbeiter, Erstellung von Arbeitsverträgen, Organisation und Begleitung von Mitarbeitergesprächen, Benefit-Management, Verwaltung des Personalmanagementtools Personio, Schnittstelle zur Personalbuchhaltung und zum zentralen HR-Department, Organisation von Weiterbildungsmaßnahmen.
• Buchhaltung & Controlling: Vorbereitende Buchhaltung (Candis), Auslagenerstattung, Reisekostenerstattung, Belegerfassung, Unterstützung im Controlling, Schnittstelle zum zentralen Finance Department.

Das bieten wir dir

Wir sind ein dynamisches und agiles Team und bieten dir viele Vorteile:

Tolle Arbeitsatmosphäre & Top-Kollegen

Uns ist ein positives Umfeld sehr wichtig. Denn nur wer gut gelaunt ist, kann Menschen begeistern. Der Umgang untereinander ist sehr kollegial und familiär. Wir ziehen alle am gleichen Strang und motivieren uns gegenseitig, Bestleistungen zu erzielen und persönlich zu wachsen. Kollegiale Atmosphäre und moderne Führung: Lerne uns einfach kennen, dann spürst du, was wir meinen.

Agile Arbeitsmethoden & Feedbackkultur

Attraktive & vielseitige Tätigkeit mit hoher Selbstverantwortung in einem jungen Team verlangen neue Wege. Feedback und Offenheit sind für uns die Grundlage, damit jeder im Team sich optimal weiterentwickeln und Top-Leistungen liefern kann.

Weiterentwicklungspotential

Stillstand? - Nicht mit uns! Wir unterstützen dich mit internen & externen Angeboten bei deiner Weiterentwicklung.

Sicherer Arbeitsplatz & langfristige Karrierechancen

Jede Person, die wir einstellen, soll mit uns wachsen. Das Ziel jeder Einstellung ist eine langfristige Zusammenarbeit, deshalb verzichten wir bewusst auf befristete Arbeitsverträge.

Über uns

Das sind wir, blau direkt! Gegründet im Jahr 2000 mit der Vision, den Versicherungs- und Investmentbereich durch den Einsatz von Technologie radikal zu verändern. Konkret bedeutet das: Versicherungsmakler und -vertriebe in ganz Deutschland nutzen unsere innovative Infrastruktur, um ihre Betriebe zu digitalisieren. Auch wenn es uns schon eine Zeit lang gibt, das Spannendste liegt noch vor uns! Und dafür brauchen wir noch mehr kluge Köpfe, mutige Entdecker und clevere Strategen. Wenn du einen unserer 300 Mitarbeiter:innen fragst, wie sie blau direkt beschreiben, würden sie dir wohl von familiärer Atmosphäre, großartigen Weiterentwicklungsmöglichkeiten und spektakulären Events berichten. Klingt nach dem Unternehmen, bei dem du morgen arbeiten möchtest? Dann schick uns doch heute deine Bewerbung. Wir freuen uns auf dich!