Assistenz (m/w/d) - Office Management

JR Germany; Heidelberg; Vor Ort; EUR 35.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein etabliertes Unternehmen in Heidelberg sucht eine Assistenz im Office Management. Diese spannende Rolle umfasst die Organisation von Büroabläufen, die Unterstützung des Teams bei administrativen Aufgaben und die Pflege von Kundendaten. In einem dynamischen und internationalen Umfeld erwartet Sie ein herzliches Team, das Wert auf Zusammenarbeit und offene Kommunikation legt. Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihre Fähigkeiten in einem modernen Büro mit hervorragender Anbindung und attraktiven Corporate Benefits einzubringen. Wenn Sie ein Organisationstalent sind und gerne in einem vielfältigen Team arbeiten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Leistungen

Exklusive Corporate Benefits

Regelmäßige Team-Events

Moderne Büroausstattung

Strukturierte Einarbeitung

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, z.B. im Hotelgewerbe.

Aufgaben

• Erste Ansprechperson für Kolleginnen, Gäste und Dienstleister.
• Verwaltung des Büromaterials und Unterstützung bei der Büroorganisation.
• Planung von Geschäftsreisen und Abrechnung der Reisekosten.

Kenntnisse

Deutsch

Englisch

MS Office (Outlook, Word)

CRM-Systeme

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Vergleichbare Qualifikation

Jobbeschreibung

Assistenz (m/w/d) - Office Management, Heidelberg

Heidelberg, Germany

Zur Verstärkung unseres engagierten Assistenz-Teams am Standort Heidelberg suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz (m/w/d) im Bereich Office Management.
Die Position ist zunächst im Rahmen einer Elternzeitvertretung auf ein Jahr befristet – mit der Option auf eine anschließende Übernahme.

Über uns

Als einer der führenden Spezialisten für Alternative Investments in Europa verwalten wir über 15 Milliarden Euro. Unser Fokus liegt auf Private Equity, Private Debt, Infrastruktur, Secondaries und Impact Investing.
Unsere moderne Unternehmenskultur zeichnet sich durch Offenheit, Dynamik und Internationalität aus – bei Golding arbeiten über 200 Kolleginnen und Kollegen aus 24 Ländern an unseren Standorten in München, Luxemburg, Mailand, Tokio und Zürich. Für unser facettenreiches Arbeitsumfeld wurden wir bereits mehrfach ausgezeichnet: Seit 2022 tragen wir viermal in Folge den »Top Company Award« von kununu und wurden 2024 von der ZEIT als »Most Wanted Employer« ausgezeichnet.
Unsere Employer Value Proposition: »Driven by Impact. United as One.« steht für unsere Überzeugung, dass nachhaltige Wirkung durch enge Zusammenarbeit und langfristige Partnerschaften erzielt wird.
Diversität ist Teil unserer Unternehmenskultur. Wir begrüßen ausdrücklich Bewerbungen von Menschen aller Geschlechter, Herkünfte und Perspektiven.

• Du bist die erste Ansprechperson für unsere Kolleginnen und Kollegen, Gäste und Dienstleister – sowohl telefonisch als auch persönlich oder per E-Mail
• Du bearbeitest die eingehende und ausgehende Post und steuerst die Kurierdienste
• Du verwaltest unser Büromaterial, kümmerst Dich um Bestellungen und unterstützt bei der allgemeinen Büroorganisation
• Du bereitest Meetings vor, betreust unsere Konferenzräume und stellst einen professionellen Ablauf sicher
• Du planst Geschäftsreisen und übernimmst die Abrechnung der Reisekosten
• Du pflegst unsere Kundendatenbank gewissenhaft und hältst die Informationen aktuell
• Du unterstützt unser People & Culture-Team bei administrativen Aufgaben im Bereich der Personalverwaltung
• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Du verfügst über Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, beispielsweise im Hotelgewerbe, in der Gastronomie oder in einem ähnlichen serviceorientierten Bereich
• Du beherrschst Deutsch und Englisch sicher in Wort und Schrift
• Du bist sicher im Umgang mit MS Office (Outlook, Word) sowie CRM-Systemen
• Du bist kommunikationsstark und bringst ein ausgeprägtes Organisationstalent mit
• Du arbeitest gerne detailorientiert, sorgfältig und übernimmst eigenverantwortlich Deine Aufgaben
• Du bist empathisch, optimistisch und ein echter Teamplayer, der sich in einem internationalen Umfeld wohlfühlt
• Ein motiviertes, herzliches Team, das Dich vom ersten Tag an willkommen heißt
• Eine strukturierte Einarbeitung, bei der Du alle wichtigen Abläufe kennenlernen wirst
• Ein modernes Büro in zentraler Lage in Heidelberg mit hervorragender Anbindung
• Kurze Wege, offene Türen und flache Hierarchien – ergänzt durch regelmäßige Team-Events
• Ein internationales Umfeld, in dem Zusammenhalt, Gemeinschaft und ein respektvoller Umgang gelebt werden
• Zugang zu exklusiven Corporate Benefits mit attraktiven Rabatten auf eine Vielzahl von Produkten und Dienstleistungen