Office Managerin / Office Manager (w/m/d)

TN Germany; Karlsruhe; Vor Ort; EUR 35.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein etabliertes Institut in Karlsruhe sucht einen engagierten Office Manager, der die Digitalisierung von Arbeitsprozessen vorantreibt und das Team im Technologiemarketing unterstützt. In dieser Rolle sind Sie für das Kundendatenmanagement, die Organisation von Veranstaltungen und die Koordination von Anfragen verantwortlich. Sie bringen eine administrative Ausbildung und mehrjährige Berufserfahrung mit, sowie Kenntnisse in MS Office und CRM-Systemen. Wenn Sie ein Organisationstalent sind und gerne im Team arbeiten, ist dies die perfekte Gelegenheit für Sie, in einem dynamischen Umfeld zu wachsen.

Qualifikationen

• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in der Verwaltung.
• Kenntnisse in MS Office und CRM-Systemen sind erforderlich.

Aufgaben

• Verwaltung digitaler Prozesse und Schulung neuer Mitglieder im CRM.
• Veranstaltungsmanagement inklusive Buchungen und Dokumentation.

Kenntnisse

MS Office

CRM

WRIKE

Web CMS

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Dienstleistungsorientierung

Teamfähigkeit

Ausbildung

Administrative Ausbildung

Tools

Wrike

CRM-Systeme

MS Office

Jobbeschreibung

Office Managerin / Office Manager (w/m/d), Karlsruhe

Karlsruher Institut für Technologie

Karlsruhe, Germany

Job description

Das Officemanagement der Abteilung Technologiemarketing und -transfer betreut ca. 15 Personen mit Aufgaben im Technologiemarketing, dem KIT-Business-Club sowie im Innovationsmanagement. Sie treiben die stetige Digitalisierung von Arbeitsprozessen im Team voran und arbeiten bei unterschiedlichen Projekten aktiv mit.

Ihre Aufgaben umfassen im Wesentlichen:

1. Sachbearbeitung für digitale Prozesse: Strukturieren und Auswählen von Verteilern für unterschiedliche Zwecke (CRM), Schulen neuer Mitglieder der Abteilung in den Basisfunktionen CRM, Anlegen neuer Strukturen im Projektmanagement (WRIKE), Erstellung von Präsentationen, Koordination und Controlling von Content-Archiven und Newsprozessen.
2. Kundendatenmanagement sowie Datenpflege im Projektmanagement (Wrike).
3. Veranstaltungsmanagement: Buchung von Räumen, Catering und Transporten, Mitarbeit auf Veranstaltungen, Erstellung von Einladungsverteiler, Dokumentation und Aufbereitung aller Veranstaltungen, Unterstützung bei der Content-Erstellung.
4. Sekretariat: Koordination von Anfragen und Terminen, Vorbereitung von Dienstreisen, Verträge von Hilfskräften, Wissensmanagement von Arbeitsprozessen und Abstimmung mit Verwaltungseinheiten etc.

Starting date

Sie verfügen über:

1. eine administrative Ausbildung mit mehrjähriger einschlägiger Berufserfahrung
2. Kenntnisse in MS Office und CRM
3. Fähigkeit zur schnellen Einarbeitung in neue Systeme
4. idealerweise Umgang mit WRIKE und Web CMS
5. sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
6. Organisationstalent, gute Kommunikationsfähigkeit und Dienstleistungsorientierung, Zuverlässigkeit, Teamfähigkeit

EG 8, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.