Assistenz (m/w/d) - Office Management

JR Germany; Ulm; Vor Ort; EUR 35.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein etabliertes Unternehmen sucht eine Assistenz im Bereich Office Management, um das engagierte Team in Ulm zu unterstützen. Diese Rolle umfasst die Organisation von Büroabläufen, die Verwaltung von Post und Kurierdiensten sowie die Planung von Meetings und Geschäftsreisen. In einem internationalen Umfeld, das Vielfalt und Zusammenarbeit schätzt, erwartet Sie ein herzliches Team und eine strukturierte Einarbeitung. Wenn Sie kommunikationsstark sind und Freude an der Büroorganisation haben, ist dies die perfekte Gelegenheit, sich in einem dynamischen Umfeld weiterzuentwickeln.

Leistungen

Motiviertes Team

Strukturierte Einarbeitung

Modernes Büro

Regelmäßige Team-Events

Exklusive Corporate Benefits

Qualifikationen

• Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, z.B. im Hotelgewerbe oder in der Gastronomie.
• Detailorientiert und sorgfältig mit Empathie und Teamgeist.

Aufgaben

• Erste Ansprechperson für Kollegen, Gäste und Dienstleister.
• Verwaltung von Büromaterial und Unterstützung bei der Büroorganisation.
• Planung von Geschäftsreisen und Abrechnung der Reisekosten.

Kenntnisse

Kommunikationsstärke

Organisationstalent

MS Office (Outlook, Word)

CRM-Systeme

Deutsch (sicher)

Englisch (sicher)

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Vergleichbare Qualifikation

Jobbeschreibung

Assistenz (m/w/d) - Office Management, Ulm

Zur Verstärkung unseres engagierten Assistenz-Teams am Standort Luxemburg suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz (m/w/d) im Bereich Office Management.

Die Position ist zunächst im Rahmen einer Elternzeitvertretung auf ein Jahr befristet – mit der Option auf eine anschließende Übernahme.

Über uns

Als einer der führenden Spezialisten für Alternative Investments in Europa verwalten wir über 15 Milliarden Euro. Unser Fokus liegt auf Private Equity, Private Debt, Infrastruktur, Secondaries und Impact Investing.

Unsere moderne Unternehmenskultur zeichnet sich durch Offenheit, Dynamik und Internationalität aus – bei Golding arbeiten über 200 Kolleginnen und Kollegen aus 24 Ländern an unseren Standorten in München, Luxemburg, Mailand, Tokio und Zürich. Für unser facettenreiches Arbeitsumfeld wurden wir bereits mehrfach ausgezeichnet: Seit 2022 tragen wir viermal in Folge den »Top Company Award« von kununu und wurden 2024 von der ZEIT als »Most Wanted Employer« ausgezeichnet.

Unsere Employer Value Proposition: »Driven by Impact. United as One.« steht für unsere Überzeugung, dass nachhaltige Wirkung durch enge Zusammenarbeit und langfristige Partnerschaften erzielt wird. Diversität ist Teil unserer Unternehmenskultur. Wir begrüßen ausdrücklich Bewerbungen von Menschen aller Geschlechter, Herkünfte und Perspektiven.

Ihre Aufgaben

1. Sie sind die erste Ansprechperson für unsere Kolleginnen und Kollegen, Gäste und Dienstleister – sowohl telefonisch als auch persönlich oder per E-Mail.
2. Sie bearbeiten die eingehende und ausgehende Post und steuern die Kurierdienste.
3. Sie verwalten unser Büromaterial, kümmern sich um Bestellungen und unterstützen bei der allgemeinen Büroorganisation.
4. Sie bereiten Meetings vor, betreuen unsere Konferenzräume und stellen einen professionellen Ablauf sicher.
5. Sie planen Geschäftsreisen und übernehmen die Abrechnung der Reisekosten.
6. Sie pflegen unsere Kundendatenbank gewissenhaft und halten die Informationen aktuell.
7. Sie unterstützen unser People & Culture-Team bei administrativen Aufgaben im Bereich der Personalverwaltung.

Ihr Profil

1. Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
2. Sie haben Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, z.B. im Hotelgewerbe, in der Gastronomie oder in einem serviceorientierten Bereich.
3. Sie beherrschen Deutsch und Englisch sicher in Wort und Schrift.
4. Sie sind sicher im Umgang mit MS Office (Outlook, Word) sowie CRM-Systemen.
5. Sie sind kommunikationsstark, organisationstalentiert und arbeiten eigenverantwortlich.
6. Sie arbeiten detailorientiert, sorgfältig und bringen Empathie, Optimismus sowie Teamgeist mit.
7. Sie fühlen sich in einem internationalen Umfeld wohl.

Was wir bieten

• Ein motiviertes, herzliches Team, das Sie vom ersten Tag an willkommen heißt.
• Eine strukturierte Einarbeitung, bei der Sie alle wichtigen Abläufe kennenlernen.
• Ein modernes Büro in zentraler Lage in Luxemburg mit hervorragender Anbindung.
• Kurze Wege, offene Türen und flache Hierarchien – ergänzt durch regelmäßige Team-Events.
• Ein internationales Umfeld, in dem Zusammenhalt, Gemeinschaft und Respekt großgeschrieben werden.
• Zugang zu exklusiven Corporate Benefits mit attraktiven Rabatten.