(Senior) Sekretär:in / Office Manager:in – Klinik und Poliklinik Anästhesiologie (all genders)

JR Germany; Hamburg; Vor Ort; EUR 35.000 - 45.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf sucht eine engagierte Person für das Direktionssekretariat der Klinik für Anästhesiologie. Die Rolle umfasst administrative Aufgaben, Unterstützung der studentischen Lehre und eine Vielzahl von organisatorischen Tätigkeiten. Bewerber sollten eine Ausbildung im Verwaltungsbereich und sehr gute Deutschkenntnisse mitbringen. Es wird eine strukturierte Einarbeitung sowie zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten angeboten.

Leistungen

Attraktive Bezahlung nach TVöD/VKA

Krisensicherer Arbeitsplatz

Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme

Zuschüsse zum Deutschlandticket

Familienfreundliches Arbeitsumfeld

Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote

Mitarbeitendenrestaurant

Qualifikationen

• Erfahrung in der Verwaltung oder Büroorganisation.
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse.

Aufgaben

• Unterstützung bei der studentischen Lehre und Betreuung.
• Erledigung administrativer Aufgaben im Personalbereich.
• Vorbereitung von Sitzungen und Protokollführung.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsgeschick

Teamfähigkeit

Ausbildung

Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten

Kauffrau/-mann für Büromanagement

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Wir sind das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) – und stehen für exzellente Kompetenz in Forschung, Lehre und der vollumfänglichen Gesundheitsversorgung in unseren Kliniken. Unsere rund 15.300 Mitarbeiter:innen streben jeden Tag aufs Neue danach, mit ihrem Beitrag die Welt ein bisschen gesünder zu machen.

Es ist unser Anspruch, eine der führenden Universitätskliniken zu sein – und gleichzeitig der beste Arbeitgeber unserer Branche. So glauben wir im UKE fest daran, dass erfolgreiches und erfüllendes Arbeiten im Einklang mit den persönlichen Bedürfnissen und individuellen Lebensentwürfen der Mitarbeitenden stehen sollte. Und so unterschiedlich diese sind, so vielfältig ist unser Angebot an individuellen Lösungen.

Willkommen im UKE.

Die Klinik und Poliklinik für Anästhesiologie betreut anästhesiologisch alle operativen, interventionellen und diagnostischen Bereiche unseres Universitätsklinikums. Wir führen im Jahr mehr als 43.000 Narkosen mit einem hohen Anteil an hochkomplexen Eingriffen bei Erwachsenen und Kindern durch. Im Bereich der Intensiv-, der Schmerz-, der Palliativ- sowie der Notfallmedizin können Zusatzqualifikationen in allen Säulen unseres Fachgebietes im spannenden Spektrum einer Universitätsklinik erworben werden. Wir stehen für eine qualitativ hochwertige Patientenversorgung, exzellente Forschung und moderne Lehre.

Genau in diesen genannten Bereichen übernehmen Sie als Teil des Direktionssekretariates der Klinik und Poliklinik für Anästhesiologie verantwortungsvolle Aufgaben in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten. Sie sorgen im Tagesgeschäft unserer Klinik mit Weitsicht, großem Engagement und Organisationstalent für reibungslose Abläufe.

Ihre Aufgaben beinhalten unter anderem:

• Unterstützung bei der Sicherstellung der studentischen Lehre und die Betreuung der Studierenden
• Vorbereitung von Sitzungen und z.T. Protokollführung
• Bearbeitung und Weiterleitung von Anfragen, u.a. für Hospitationen von nationalen und internationalen Ärzt:innen
• Erledigung sämtlicher anfallender administrativer Aufgaben im Bereich Personal, wie z.B. Einstellungs- und Umsetzungsvorgänge in Abstimmung mit allen Beteiligten, Vertragsverlängerungen etc.
• Bearbeiten des Posteingangs, Überwachung von Wiedervorlagen sowie Ablage
• Schriftverkehr und telefonische Kommunikation

Diese Position ist befristet für zwei Jahre zu besetzen und kann auch in Teilzeit besetzt werden.

• Abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten oder Kauffrau/-mann für Büromanagement oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift und gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift
• Gute MS Office-Kenntnisse
• Fähigkeit zum ergebnisorientierten Arbeiten, Zuverlässigkeit, Diskretion, Koordinations-, Kommunikations- und Organisationsgeschick, Teamfähigkeit, zeitliche Flexibilität
• Fähigkeit im verantwortungsvollen und sensiblen Umgang mit medizinischen Anfragen/Daten
• Ein verbindliches, freundliches sowie souveränes Auftreten
• Eine strukturierte, gewissenhafte, zuverlässige und zügige Arbeitsweise mit entsprechender Eigeninitiative
• Attraktive Bezahlung nach TVöD/VKA
• Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander
• Strukturierte Einarbeitung und offener Wissensaustausch im Team
• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme an unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere
• Möglichkeiten zur Mitgestaltung unserer Personalpolitik „UKE INside“ in berufsgruppen- und hierarchieübergreifenden Projekten
• Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
• Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
• Unser Mitarbeitendenrestaurant bietet eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten; weitere Angebote gibt es in den „Health Kitchen“ Cafés und Bistros und in einem Supermarkt direkt auf dem Gelände