Teamassistenz Officemanagement (m/w/d) - Hays AG Deutschland

JL Germany; Köln; Vor Ort; EUR 35.000 - 45.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine führende Personalberatung in Köln sucht eine Teamassistenz im Officemanagement. In dieser Rolle sind Sie der erste Ansprechpartner für Mitarbeiter und Führungskräfte. Sie organisieren Meetings, bearbeiten Rechnungen und unterstützen bei der Reisekostenabrechnung. Eine kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Assistenzbereich sind erforderlich. Zudem sollten Sie über eine hohe IT-Affinität und gute Kommunikationsfähigkeiten verfügen. Wir bieten Ihnen eine umfassende Einarbeitung und Weiterbildungsmöglichkeiten.

Leistungen

Kostenfreie Beratung und Vermittlung

Einarbeitung und Weiterbildungen

Persönlicher Berater an Ihrer Seite

Qualifikationen

• Fundierte Erfahrung im kaufmännischen Umfeld oder in der Assistenztätigkeit.
• Hohe IT-Affinität und sicherer Umgang mit MS Office-Produkten.

Aufgaben

• Erster Ansprechpartner für sämtliche Belange der Mitarbeiter und Führungskräfte.
• Reisekostenabrechnung und Hotelbuchungen.
• Organisation von Sitzungen und Meetings.

Kenntnisse

Kommunikationsstärke

Zahlenaffinität

Organisierte Arbeitsweise

IT-Affinität

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

SAP

MS Power BI

Jobbeschreibung

Teamassistenz Officemanagement (m/w/d) - Hays AG Deutschland, Köln

Hays AG Deutschland

Aufgaben

• Erster Ansprechpartner für sämtliche Belange der Mitarbeiter, Kollegen, Führungskräften; Abteilungen und Kontakte (intern wie extern)
• Monats- sowie Jahresabschluss der Zeitrückmeldungen (intern und extern)
• Rechnungsprüfung: Bearbeitung von Rechnungen und Weiterleitung an die Buchhaltung
• Reisekostenabrechnung und Hotelbuchungen
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Meetings
• Fristgerechte Bereitstellung aller relevanten Unterlagen an die Teilnehmer
• Erstellung von Agenden, To-do-Listen und Reportings
• Erstellung und Überwachung der Urlaubsplanung
• Beantragung und Abrechnung von Mehrarbeit und Rufbereitschaft
• On- und Offboarding von Mitarbeitern und Arbeitnehmerüberlassungen
• Bestellung von Hard- und Software (Lizenzen, Arbeitsplatzausstattung etc.)

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Fundierte Erfahrung im kaufmännischen Umfeld oder in der Assistenztätigkeit
• Zahlenaffinität (buchhalterische Kenntnisse, Controlling)
• Kommunikationsstärke; sicheres und offenes Auftreten, adressatengerechte Kommunikation und Teamfähigkeit
• Organisierte, strukturierte Arbeitsweise, lösungsorientiert
• Zuverlässigkeit; Loyalität und Diskretion
• Schnelle Auffassungsgabe; offen für Neues (agiles Mindset)
• Hohe IT-Affinität und sicherer Umgang mit MS Office-Produkten (idealerweise Erfahrungen mit SAP und MS Power BI)
• Hohes Maß an Selbstständigkeit; Proaktivität und Verantwortungsbereitschaft
• Selbstständiges Erarbeiten und Vorantreiben von Themen
• Sprachkenntnisse: Deutsch und Englisch

Benefits

• Kostenfreie Beratung und Vermittlung
• Gleiche Rechte und Pflichten wie die Kollegen im Betrieb
• Einarbeitung und Weiterbildungen
• Kontakt und Vernetzung mit interessanten Unternehmen
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Bewerbungsgesprächen und Vertragsverhandlungen; Begleitung auf Wunsch
• Auswahl passender Kundenvakanzen; gemeinsame Entscheidung, bei welchem Unternehmen Sie vorgestellt werden
• Persönlicher Berater an Ihrer Seite
• Unterstützung bei der direkten Einstellung beim Kunden