Assistenz (m/w/d) - Office Management

JR Germany; Dortmund; Vor Ort; EUR 30.000 - 50.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein dynamisches Unternehmen sucht eine engagierte Assistenz im Bereich Office Management. Diese Rolle bietet die Möglichkeit, in einem internationalen Umfeld zu arbeiten und die erste Ansprechperson für Kolleginnen und Gäste zu sein. Verantwortlichkeiten umfassen die Organisation von Meetings, die Verwaltung von Büromaterial und die Unterstützung im Bereich Personalverwaltung. Wenn Sie eine kommunikative und detailorientierte Person sind, die in einem vielfältigen Team arbeiten möchte, dann ist diese Position genau das Richtige für Sie.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung in einer serviceorientierten Position.

Aufgaben

• Erste Ansprechperson für Kolleginnen, Gäste und Dienstleister.
• Verwaltung des Büromaterials und Unterstützung der Büroorganisation.

Kenntnisse

Kommunikationsstärke

Organisationstalent

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Detailorientierte Arbeitsweise

Eigenverantwortung

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office

CRM-Systeme

Jobbeschreibung

Zur Verstärkung unseres engagierten Assistenz-Teams am Standort Luxemburg suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz (m/w/d) im Bereich Office Management.

Die Position ist zunächst im Rahmen einer Elternzeitvertretung auf ein Jahr befristet – mit der Option auf eine anschließende Übernahme.

Über uns

Als einer der führenden Spezialisten für Alternative Investments in Europa verwalten wir über 15 Milliarden Euro. Unser Fokus liegt auf Private Equity, Private Debt, Infrastruktur, Secondaries und Impact Investing.

Unsere moderne Unternehmenskultur zeichnet sich durch Offenheit, Dynamik und Internationalität aus – bei Golding arbeiten über 200 Kolleginnen und Kollegen aus 24 Ländern an unseren Standorten in München, Luxemburg, Mailand, Tokio und Zürich. Für unser facettenreiches Arbeitsumfeld wurden wir bereits mehrfach ausgezeichnet: Seit 2022 tragen wir viermal in Folge den »Top Company Award« von kununu und wurden 2024 von der ZEIT als »Most Wanted Employer« ausgezeichnet.

Unsere Employer Value Proposition: »Driven by Impact. United as One.« steht für unsere Überzeugung, dass nachhaltige Wirkung durch enge Zusammenarbeit und langfristige Partnerschaften erzielt wird.

Diversität ist Teil unserer Unternehmenskultur. Wir begrüßen ausdrücklich Bewerbungen von Menschen aller Geschlechter, Herkünfte und Perspektiven.

Aufgaben

1. Du bist die erste Ansprechperson für unsere Kolleginnen und Kollegen, Gäste und Dienstleister – sowohl telefonisch als auch persönlich oder per E-Mail
2. Du bearbeitest die eingehende und ausgehende Post und steuerst die Kurierdienste
3. Du verwaltest unser Büromaterial, kümmerst Dich um Bestellungen und unterstützt bei der allgemeinen Büroorganisation
4. Du bereitest Meetings vor, betreust unsere Konferenzräume und stellst einen professionellen Ablauf sicher
5. Du planst Geschäftsreisen und übernimmst die Abrechnung der Reisekosten
6. Du pflegst unsere Kundendatenbank gewissenhaft und hältst die Informationen aktuell
7. Du unterstützt unser People & Culture-Team bei administrativen Aufgaben im Bereich der Personalverwaltung

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, z.B. im Hotelgewerbe, in der Gastronomie oder in einem serviceorientierten Bereich
• Sichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word) sowie CRM-Systemen
• Kommunikationsstärke und ausgeprägtes Organisationstalent
• Detailorientierte, sorgfältige Arbeitsweise und Eigenverantwortung
• Empathie, Optimismus und Teamfähigkeit in einem internationalen Umfeld