Office Manager – Direktionsassistenz & Sekretariat / Forschungsinstitut, Universitätsklinikum ([...]

JR Germany; Hamburg; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein renommiertes Forschungsinstitut in Hamburg sucht einen Office Manager, um die Direktorin und ihr Team zu unterstützen. In dieser spannenden Rolle sind Sie verantwortlich für die Organisation des Sekretariats, die Planung von Dienstreisen und die Erstellung von Präsentationen. Das Institut legt großen Wert auf eine strukturierte Einarbeitung und bietet vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten. Zudem erwartet Sie ein familienfreundliches Arbeitsumfeld mit umfangreichen Gesundheits- und Sportangeboten. Wenn Sie ein Organisationstalent sind und gerne in einem dynamischen Team arbeiten, ist dies die perfekte Gelegenheit für Sie.

Leistungen

Attraktive Bezahlung nach TVöD/VKA

Krisensicherer Arbeitsplatz

Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme

Zuschüsse zum Deutschlandticket

Familienfreundliches Arbeitsumfeld

Gesundheits- und Sportangebote

Mitarbeitendenrestaurant mit kulinarischen Angeboten

Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Gesundheitswesen oder Büromanagement.
• Gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache.

Aufgaben

• Unterstützung der Direktorin und ihres Teams in administrativen Aufgaben.
• Organisation von Dienstreisen und Fortbildungsveranstaltungen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

MS Office Kenntnisse

Flexibilität

Teamfähigkeit

Selbstständigkeit

Ausbildung

Berufsausbildung im Gesundheitswesen

Verwaltungsfachangestellten

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Office Manager – Direktionsassistenz & Sekretariat / Forschungsinstitut, Universitätsklinikum (all genders), Hamburg

Wir sind das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) – und stehen für exzellente Kompetenz in Forschung, Lehre und der vollumfänglichen Gesundheitsversorgung in unseren Kliniken. Unsere rund 15.300 Mitarbeiter:innen streben jeden Tag aufs Neue danach, mit ihrem Beitrag die Welt ein bisschen gesünder zu machen.

Es ist unser Anspruch, eine der führenden Universitätskliniken zu sein – und gleichzeitig der beste Arbeitgeber unserer Branche. So glauben wir im UKE fest daran, dass erfolgreiches und erfüllendes Arbeiten im Einklang mit den persönlichen Bedürfnissen und individuellen Lebensentwürfen der Mitarbeitenden stehen sollte. Und so unterschiedlich diese sind, so vielfältig ist unser Angebot an individuellen Lösungen.

Willkommen im UKE.

In dieser Position unterstützen Sie, gemeinsam mit einer Kollegin, die Direktorin des Instituts für Infektionsforschung und Impfstoffentwicklung und ihr Team aus Ärzt:innen und Wissenschaftler:innen. Im Bereich der Forschung beschäftigen wir uns derzeit vor allem mit Fragestellungen im Themenbereich neu auftretende Viren. Dabei legen wir einen besonderen Fokus auf die frühe Impfstoffentwicklung gegen neue Erreger und die Pathogenese von Viruserkrankungen. Das Institut koordiniert zudem den Sonderforschungsbereich 1648 „Emerging Viruses: Pathogenesis, Structure, Immunity“.

Die Position ist aufgrund einer Krankheitsvertretung zunächst bis zum 31.12.2025 befristet. Eine Verlängerung ist anvisiert.

1. Telefonische Kommunikation, Terminverwaltung, Bearbeitung der Posteingänge, Überwachung der Wiedervorlagen, Ablage
2. Organisation von Dienstreisen, Fortbildungsveranstaltungen und Kongressen
3. Literatur- und Internetrecherche
4. Erstellung von Präsentationen mit PowerPoint, Datenpflege und –erfassung
5. Vorbereitung und Koordination von Sitzungen und Protokollführung
6. Schriftverkehr und Erstellung von Schreibarbeiten in deutscher und englischer Sprache
7. Beschaffungsangelegenheiten
8. Bearbeitung und Weiterleitung von Anfragen
9. Abwesenheitsvertretung einer Kolleg:in im administrativen Bereich

Qualifikationen:

• Abgeschlossene Berufsausbildung zum/zur Kaufmann/Kauffrau im Gesundheitswesen / für Büromanagement oder zum/zur Verwaltungsfachangestellten oder gleichwertige Ausbildungen
• Kenntnisse zur selbstständigen Organisation eines Sekretariats sowie gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache
• MS Office Kenntnisse inklusive Outlook
• Zeitliche Flexibilität, Kommunikations- und Teamfähigkeit, Koordinations- und Organisationsgeschick
• Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein, Selbständigkeit, Kooperationsfähigkeit
• Serviceorientiertes Auftreten sowie lösungsorientiertes Handeln

Wir bieten:

• Attraktive Bezahlung nach TVöD/VKA
• Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander
• Strukturierte Einarbeitung und offener Wissensaustausch im Team
• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme an unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere
• Möglichkeiten zur Mitgestaltung unserer Personalpolitik „UKE INside“ in berufsgruppen- und hierarchieübergreifenden Projekten
• Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
• Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
• Unser Mitarbeitendenrestaurant bietet eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten; weitere Angebote gibt es in den „Health Kitchen“ Cafés und Bistros und in einem Supermarkt direkt auf dem Gelände