Assistenz für die Robert Bosch Academy in Berlin (28h bis 32h / Woche)

TN Germany; Berlin; Vor Ort; EUR 35.000 - 45.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine spannende Stelle als Assistenz für die Robert Bosch Academy in Berlin wartet auf Sie. Sie unterstützen internationale Fellows bei ihrem Aufenthalt, organisieren Veranstaltungen und kümmern sich um logistische Belange. Diese unbefristete Position bietet flexible Arbeitszeiten und zahlreiche Zusatzleistungen in einem dynamischen Umfeld.

Leistungen

Sonderzahlungen

Flexible Arbeitszeit

Mobiles Arbeiten

Betriebliche Altersvorsorge

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Umfangreiche Weiterbildungsangebote

Qualifikationen

• Idealerweise Berufserfahrung im Reisebüro, Airline, Tourismus oder Hotelbranche.
• Vertraut mit Visa- und aufenthaltsrechtlichen Prozessen.

Aufgaben

• Begleitung der Fellows bei Visaanträgen, Wohnungssuche und Organisation.
• Organisation von Reisen, Veranstaltungen und internen Meetings.
• Pflege von Daten in internen Datenbanken.

Kenntnisse

Serviceorientiert

Strukturiert

Eigenverantwortlich

Organisationstalent

Kooperationsfähigkeit

Kommunikationsstärke

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Assistenz für die Robert Bosch Academy in Berlin (28h bis 32h / Woche), Berlin

Bosch Stiftung

Stellenbeschreibung

Für die Unterstützung unseres Teams suchen wir zum 15.11.2025 eine

Assistenz für die Robert Bosch Academy in Berlin (28h bis 32h / Woche)

Die Robert Bosch Academy ist eine Einrichtung der Robert Bosch Stiftung am Standort Berlin. Sie bietet internationalen Entscheidungsträger:innen, Expert:innen und Meinungsbildner:innen Raum für vertraulichen Austausch und gemeinsame Arbeit an globalen Zukunftsfragen. Fellows der Academy verbringen einen mehrmonatigen Arbeitsaufenthalt in Berlin. Sie nutzen die Academy als Ort der Reflexion, Vernetzung und Zusammenarbeit – sowohl untereinander als auch mit Vertreter:innen aus Politik, Wissenschaft und Zivilgesellschaft.

Ihre Aufgaben:

• Sie begleiten die Fellows der Academy vor und während ihres Aufenthalts – von der Unterstützung bei Visaanträgen, Wohnungssuche und der Organisation von Schul- und Kitaplätzen bis hin zur Beratung in Versicherungsfragen und zur Koordination aller logistischen Belange.
• Sie organisieren Reisen und Veranstaltungen, buchen Flüge, planen interne Meetings und Events und übernehmen die Abrechnung. Zudem kümmern Sie sich um Terminmanagement, Raumbuchung, Bewirtung und Gästebetreuung.
• Sie übernehmen Querschnittsaufgaben im Team und sorgen für reibungslose organisatorische Abläufe.
• Sie pflegen Daten in internen Datenbanken und stellen deren Aktualität sicher.
• Sie führen die Korrespondenz mit Fellows und Dienstleistern – auf Englisch und Deutsch.

Qualifikationen

• Sie verfügen über eine kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung und haben idealerweise Berufserfahrung – etwa im Reisebüro, bei einer Airline, in der Tourismus- oder Hotelbranche oder im Bereich „Relocation Services“. Zudem sind Sie mit Visa- und aufenthaltsrechtlichen Prozessen vertraut.
• Sie arbeiten serviceorientiert, strukturiert und eigenverantwortlich – mit ausgeprägtem Organisationstalent, gutem Zeitmanagement sowie einem verbindlichen und souveränen Auftreten.
• Sie kommunizieren sicher auf Deutsch und Englisch in Wort und Schrift und zeigen ein hohes Maß an Kooperationsfähigkeit und Kommunikationsstärke.
• Sie beherrschen MS Office sicher und bewegen sich routiniert in administrativen Prozessen.
• Sie bringen interkulturelle Kompetenz, Belastbarkeit und Freude an der Arbeit mit internationalen Gästen mit.

Zusätzliche Informationen

Wir bieten Ihnen eine abwechslungsreiche Tätigkeit im spannenden Umfeld der Philanthropie. Wir überzeugen mit attraktiven Rahmenbedingungen und Zusatzleistungen wie Sonderzahlungen, flexibler Arbeitszeit, tageweise mobilem Arbeiten, betrieblicher Altersvorsorge sowie betrieblichem Gesundheitsmanagement und unterstützen Sie mit umfangreichen Weiterbildungsangeboten.

Für uns hat Talent viele Gesichter. Vielfalt ist Bereicherung - deshalb fördern wir eine vielfältige Belegschaft und freuen uns über alle Bewerbungen: unabhängig von Geschlecht, Alter, Beeinträchtigung, Religion, sexueller Identität, ethnischer oder sozialer Herkunft. Dabei schätzen wir die Authentizität und Individualität jedes Einzelnen. Um uns als diversitätsorientierte Organisation weiterzuentwickeln, verfolgen wir seit dem Jahr 2023 unsere Vielfalts-Strategie.

Die Stelle ist unbefristet (28 Wochenstunden); eine befristete Aufstockung auf bis zu 32 Stunden ist bis Ende 2026 möglich. Der Arbeitsort ist Berlin.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann bewerben Sie sich bis zum 02.06.2025über unser Online-Bewerbungsportal. Aus Datenschutzgründen bitten wir Sie, uns Ihre Bewerbung ausschließlich über das Bewerbungsportal zukommen zu lassen.

Sie haben den Eindruck, nicht alle beschriebenen Anforderungen zu erfüllen?

Wir möchten Sie ermutigen, sich dennoch auf die ausgeschriebene Stelle zu bewerben!

Bitte fügen Sie Ihren Bewerbungsunterlagen folgende Dokumente hinzu:

• Anschreiben
• Lebenslauf (ein Foto ist nicht erforderlich)
• Ausbildungs-/Hochschulzeugnisse
• Zeugnisse/Nachweise über bisherige berufliche Tätigkeiten

Wie geht es weiter?

Nach Ablauf der Bewerbungsfrist sichten wir alle Bewerbungen. Im weiteren Verlauf des Bewerbungsprozesses werden zunächst digitale Kennenlerngespräche mit Vertreter:innen des Fachbereichs geführt, danach folgen persönliche Vorstellungsgespräche mit dem Fachbereich und der Personalabteilung.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Sie haben Fragen zum Bewerbungsprozess?
Kristina Wuckert, Referentin HR,Tel. [phone]

Sie haben fachliche Fragen zur Stelle?
Dr. Grzegorz Nocko, Teamleiter der Robert Bosch Academy, Tel. [phone]