Assistenz (m/w/d) - Office Management

JR Germany; Essen; Vor Ort; EUR 35.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein innovatives Unternehmen im Bereich Alternative Investments sucht eine engagierte Assistenz im Office Management. In dieser spannenden Rolle sind Sie der erste Kontakt für Kollegen und Gäste, verwalten Büromaterialien und unterstützen bei der Büroorganisation. Ihre Aufgaben umfassen die Planung von Meetings, die Betreuung von Konferenzräumen sowie die Pflege der Kundendatenbank. Das Unternehmen bietet ein dynamisches und internationales Arbeitsumfeld, in dem Teamarbeit und Vielfalt geschätzt werden. Wenn Sie ein Organisationstalent sind und gerne in einem internationalen Team arbeiten, ist diese Position genau das Richtige für Sie.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung in einer serviceorientierten Position.

Aufgaben

• Erste Ansprechperson für Kolleginnen, Gäste und Dienstleister.
• Verwaltung von Büromaterial und Unterstützung bei der Büroorganisation.
• Planung von Geschäftsreisen und Abrechnung der Reisekosten.

Kenntnisse

Deutsch

Englisch

MS Office

CRM-Systeme

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Outlook

MS Word

Jobbeschreibung

essen, Germany

Zur Verstärkung unseres engagierten Assistenz-Teams am Standort Luxemburg suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz (m/w/d) im Bereich Office Management.

Die Position ist zunächst im Rahmen einer Elternzeitvertretung auf ein Jahr befristet – mit der Option auf eine anschließende Übernahme.

Über uns

Als einer der führenden Spezialisten für Alternative Investments in Europa verwalten wir über 15 Milliarden Euro. Unser Fokus liegt auf Private Equity, Private Debt, Infrastruktur, Secondaries und Impact Investing.

Unsere moderne Unternehmenskultur zeichnet sich durch Offenheit, Dynamik und Internationalität aus – bei Golding arbeiten über 200 Kolleginnen und Kollegen aus 24 Ländern an unseren Standorten in München, Luxemburg, Mailand, Tokio und Zürich. Für unser facettenreiches Arbeitsumfeld wurden wir bereits mehrfach ausgezeichnet: Seit 2022 tragen wir viermal in Folge den »Top Company Award« von kununu und wurden 2024 von der ZEIT als »Most Wanted Employer« ausgezeichnet.

Unsere Employer Value Proposition: »Driven by Impact. United as One.« steht für unsere Überzeugung, dass nachhaltige Wirkung durch enge Zusammenarbeit und langfristige Partnerschaften erzielt wird.

Diversität ist Teil unserer Unternehmenskultur. Wir begrüßen ausdrücklich Bewerbungen von Menschen aller Geschlechter, Herkünfte und Perspektiven.

Ihre Aufgaben

1. Sie sind die erste Ansprechperson für unsere Kolleginnen und Kollegen, Gäste und Dienstleister – sowohl telefonisch als auch persönlich oder per E-Mail.
2. Sie bearbeiten die eingehende und ausgehende Post und steuern die Kurierdienste.
3. Sie verwalten unser Büromaterial, kümmern sich um Bestellungen und unterstützen bei der allgemeinen Büroorganisation.
4. Sie bereiten Meetings vor, betreuen unsere Konferenzräume und stellen einen professionellen Ablauf sicher.
5. Sie planen Geschäftsreisen und übernehmen die Abrechnung der Reisekosten.
6. Sie pflegen unsere Kundendatenbank gewissenhaft und halten die Informationen aktuell.
7. Sie unterstützen unser People & Culture-Team bei administrativen Aufgaben im Bereich der Personalverwaltung.

Anforderungen

• Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Sie verfügen über Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, beispielsweise im Hotelgewerbe, in der Gastronomie oder in einem ähnlichen serviceorientierten Bereich.
• Sie beherrschen Deutsch und Englisch sicher in Wort und Schrift.
• Sie sind sicher im Umgang mit MS Office (Outlook, Word) sowie CRM-Systemen.
• Sie sind kommunikationsstark und bringen ein ausgeprägtes Organisationstalent mit.
• Sie arbeiten gerne detailorientiert, sorgfältig und übernehmen eigenverantwortlich Ihre Aufgaben.
• Sie sind empathisch, optimistisch und ein echter Teamplayer, der sich in einem internationalen Umfeld wohlfühlt.