Dokumentenmanager / Projektassistenz (m/w/d) in Dresden

ACS Services GmbH; Dresden; Vor Ort; EUR 40.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Das IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit in Dresden sucht einen engagierten Dokumentenmanager / Projektassistenz (m/w/d). In dieser Rolle unterstützen Sie das Projektmanagement, verwalten und archivieren Projektdokumente und gewährleisten die Qualität sämtlicher Dokumente.

Die ideale Candidate bringt eine kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Berufserfahrung im Projektgeschäft und umfassende MS Office Kenntnisse mit.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium von Vorteil.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Projektgeschäft.
• Erfahrung im Dokumentenmanagement und mit Dokumentenmanagementsystemen.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, Teams).
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse (mind. B2).
• Strukturierte, sorgfältige und qualitätsorientierte Arbeitsweise.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Teamorientierung.
• Bereitschaft zur Einarbeitung in neue Tools (z.B. MTA).
• Organisationstalent sowie eigenständiges Arbeiten.

Aufgaben

• Verwaltung, Systematisierung und Archivierung von Projektdokumenten.
• Sicherstellung der Aktualität sowie Verfügbarkeit aller projektbezogenen Dokumente.
• Implementierung und Überwachung von Dokumentenkontrollprozessen inkl. Versionsmanagement.
• Pflege der zentralen Master-Dokumentenliste.
• Erstellung, Prüfung und Übermittlung von Dokumentationen an Kunden.
• Nachverfolgung von Dokumentenfreigaben und Rückmeldungen.
• Kommunikation und Abstimmung mit Kunden und Projektteams.
• Unterstützung der Projektleitung bei der Nutzung von Dokumentationen.
• Erstellung von Auswertungen, Reportings und Statistiken.
• Sicherstellung der Einhaltung von Qualitätsstandards.

Kenntnisse

Dokumentenmanagement

MS Office (Outlook, Word, Excel, Teams)

Deutsch (mind. B2)

Englisch (mind. B2)

Kommunikationsfähigkeit

Strukturierte Arbeitsweise

Teamorientierung

Organisationstalent

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium

Jobbeschreibung

Stellenbeschreibung

Die ACS Services GmbH ist ein moderner Personaldienstleister mit Fokus auf kaufmännische, technische und projektbezogene Fachbereiche. Wir bringen qualifizierte Fachkräfte mit namhaften Unternehmen zusammen und bieten langfristige Perspektiven durch persönliche Betreuung und ein starkes Netzwerk.

Für einen unserer Kunden suchen wir einen engagierten Dokumentenmanager / Projektassistenz (m/w/d) zur Unterstützung im Projektumfeld.

Ihre Aufgaben

• Verwaltung, Systematisierung und Archivierung von Projektdokumenten gemäß Unternehmensrichtlinien
• Sicherstellung der Aktualität sowie Verfügbarkeit aller projektbezogenen Dokumente
• Implementierung und Überwachung von Dokumentenkontrollprozessen inkl. Versionsmanagement und Freigaben
• Pflege der zentralen Master‑Dokumentenliste
• Erstellung, Prüfung und Übermittlung von Dokumentationen an Kunden
• Nachverfolgung von Dokumentenfreigaben und Rückmeldungen
• Kommunikation und Abstimmung mit Kunden, Partnern, Lieferanten und internen Projektteams
• Unterstützung der Baustellen‑ und Projektleitung bei der Nutzung von Dokumentationen
• Erstellung von Auswertungen, Reportings und Statistiken
• Sicherstellung der Einhaltung von Qualitätsstandards und Bearbeitung von Abweichungen
• Unterstützung administrativer Aufgaben (Terminplanung, Korrespondenz, Reiseorganisation)
• Koordination von Meetings und Abstimmung zwischen Projektteam und Kunden
• Unterstützung bei Vertragsverfolgung und Projektmanagement‑Themen
• Übersetzung technischer und vertraglicher Dokumente (Deutsch/Englisch)

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium von Vorteil
• Mehrjährige Berufserfahrung im Projektgeschäft
• Erfahrung im Dokumentenmanagement und mit Dokumentenmanagementsystemen
• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, Teams)
• Gute Deutsch‑ und Englischkenntnisse (mind. B2)
• Strukturierte, sorgfältige und qualitätsorientierte Arbeitsweise
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Teamorientierung
• Bereitschaft zur Einarbeitung in neue Tools (z.B. MTA)
• Organisationstalent sowie eigenständiges Arbeiten