Digitalisierungs- und Prozessmanager*in (m/w/d)

Ingenieurbüro C.E. Schweig GmbH; Tangstedt; Vor Ort; EUR 30.000 - 47.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Ingenieurbüro C.E. Schweig GmbH sucht eine Digitalisierungs- und Prozessmanagerin bzw. -manager (m/w/d) in Teilzeit oder als Werkstudent:in. 15–20 Stunden pro Woche sind vorgesehen; 20 Stunden sind möglich, wenn zielorientiert eingesetzt.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Aufnahme, Priorisierung und Umsetzung von Digitalisierung, Prozessmanagement und Office-Operations. Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen, identifizieren Automatisierungspotenziale und koordinieren Umsetzungspartner.

Qualifikationen

• Interesse an Digitalisierung, KI, Automatisierung
• strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise
• Freude daran, Ordnung in komplexe Abläufe zu bringen
• Bereitschaft, bei Unsicherheit aktiv nachzufragen und Sachverhalte zu prüfen
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Aufgaben

• Digitalisierung und Prozessmanagement: Abläufe aufnehmen und verständlich darstellen
• Verbesserungspotenziale priorisieren mit der Geschäftsführung
• Prozesse vereinfachen, standardisieren und für Automatisierung vorbereiten
• Geeignete digitale Werkzeuge, KI-Lösungen und Automatisierungsmöglichkeiten recherchieren
• Anforderungen an Tools und Dienstleister klar formulieren
• Passende interne oder externe Umsetzungspartner recherchieren, vergleichen und koordinieren
• Digitalisierungsprojekte von der Anforderung über Umsetzung und Test bis Einführung begleiten
• Fehler, offene Entscheidungen, Zuständigkeiten und nächste Schritte nachvollziehbar dokumentieren
• Kurze Anleitungen erstellen und Einführung neuer Arbeitsweisen im Team begleiten

Kenntnisse

Digitalisierung

Prozessmanagement

Projektkoordination

Kommunikation

Eigenständige Arbeitsweise

No-Code/Low-Code

KI-Lösungen

Jobbeschreibung

Digitalisierungs- und Prozessmanager\\*in (m/w/d)

Festanstellung oder Werkstudent\\*innenstelle · 15–20 Stunden pro Woche

Digitalisierung nicht nur planen, sondern umsetzen

C. E. Schweig unterstützt Unternehmen bei der Entwicklung, Bewertung und Optimierung von Verpackungen, Materialien und Prozessen. Wir verbinden technisches Know-how, Nachhaltigkeit, regulatorische Anforderungen und wirtschaftlichen Kundennutzen.

Damit wir unsere Arbeitsweise konsequent weiterentwickeln können, suchen wir eine Digitalisierungs- und Prozessmanager\\*in (m/w/d). Die Stelle kann als Teilzeit-Festanstellung oder als Werkstudent\\*innenstelle besetzt werden. Ein Umfang von 15 bis 20 Stunden pro Woche ist vorgesehen; 20 Stunden sind ausdrücklich möglich, wenn die Zeit ergebnisorientiert eingesetzt wird.

Wir suchen keine Person, die Digitalisierung nur beschreibt oder Aufgaben an die Geschäftsführung zurückgibt. Wir suchen eine Umsetzerin, die Anforderungen aufnimmt, Lösungen recherchiert, geeignete Partner einbindet und Verbesserungen bis zu einem überprüfbaren Ergebnis führt.

Deine Aufgaben

Digitalisierung und Prozessmanagement

• wiederkehrende administrative und organisatorische Abläufe aufnehmen und verständlich darstellen
• Verbesserungspotenziale erkennen und gemeinsam mit der Geschäftsführung priorisieren
• Prozesse vereinfachen, standardisieren und für Automatisierung vorbereiten
• geeignete digitale Werkzeuge, KI-Lösungen und Automatisierungsmöglichkeiten recherchieren
• Anforderungen an Tools und Dienstleister klar formulieren
• passende interne oder externe Umsetzungspartner recherchieren, vergleichen und koordinieren
• Digitalisierungsprojekte von der Anforderung über die Umsetzung und den Test bis zur Einführung begleiten
• Fehler, offene Entscheidungen, Zuständigkeiten und nächste Schritte nachvollziehbar dokumentieren
• kurze Anleitungen erstellen und die Einführung neuer Arbeitsweisen im Team begleiten

Office Operations und Datenorganisation

• standardisierte Büro- und Verwaltungsprozesse zuverlässig bearbeiten und weiterentwickeln
• Dokumenten-, Ablage- und Datenstrukturen pflegen und verbessern
• offene Vorgänge, Fristen und Übergaben nachverfolgen
• wiederkehrende manuelle Arbeit erkennen und möglichst durch Standards, Vorlagen oder Automatisierung reduzieren
• Vertretungs- und Übergabeprozesse so dokumentieren, dass Aufgaben nicht an einzelnen Personen hängen

Website und Kommunikation organisatorisch absichern

• Themen und Inhalte in einem Redaktionsplan strukturieren
• fachliche Zuarbeit aus dem Team organisieren und für die Veröffentlichung vorbereiten
• Website- und LinkedIn-Aktivitäten koordieren und nachverfolgen
• Veröffentlichungsprozesse, Freigaben und Zuständigkeiten übersichtlich gestalten

Der Schwerpunkt der Stelle liegt auf Digitalisierung, Prozessverbesserung und Umsetzung. Die organisatorischen und administrativen Aufgaben unterstützen diesen Auftrag, sollen ihn aber nicht verdrängen.

Dein Verantwortungsbereich

Die Geschäftsführung gibt Zielbild, Prioritäten und fachliche Qualitätsanforderungen vor. Du überführst diese Vorgaben in konkrete nächste Schritte und hältst die Umsetzung in Bewegung.

Du bist zum Beispiel dafür verantwortlich, dass:

• aus einer Idee eine klare Anforderung wird,
• aus einer Anforderung eine umsetzbare Lösung entsteht,
• geeignete Partner angesprochen und gesteuert werden,
• Ergebnisse getestet und dokumentiert werden,
• neue Prozesse tatsächlich im Arbeitsalltag ankommen.

Du musst nicht jede technische Lösung selbst programmieren. Du musst aber in der Lage sein, dich in neue Systeme einzuarbeiten, gute Fragen zu stellen, geeignete Fachleute einzubinden und die Umsetzung zuverlässig zu koordinieren.

Das bringst du mit

Für beide Beschäftigungsformen wichtig

• Interesse an Digitalisierung, KI, Automatisierung und modernen Arbeitsweisen
• strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise
• Freude daran, Ordnung in komplexe oder bisher unklare Abläufe zu bringen
• Fähigkeit, Aufgaben von der Klärung bis zum Ergebnis zu verfolgen
• klare und verlässliche Kommunikation
• Bereitschaft, bei Unsicherheit aktiv nachzufragen und Sachverhalte zu prüfen
• Fähigkeit, zwischen geprüften Informationen, Annahmen und offenen Fragen zu unterscheiden
• gutes Verständnis für Daten, Dokumente, Zuständigkeiten und Arbeitsabläufe
• sicherer Umgang mit digitalen Werkzeugen und gängigen Office-Anwendungen
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Zusätzlich für eine Festanstellung

Für eine Festanstellung wichtig sind folgende Punkte:

• praktische Erfahrung im Prozessmanagement, in der Digitalisierung, im Office Operations, in der IT-Koordination oder in einem vergleichbaren Bereich
• Erfahrung mit der Auswahl und Steuerung von Software, Automatisierungs- oder Umsetzungspartnern
• idealerweise Erfahrung mit KI-Anwendungen, No-Code-/Low-Code-Lösungen, Datenstrukturen oder digitalen Dokumentenprozessen
• Fähigkeit, kleinere Digitalisierungsprojekte selbstständig zu planen und umzusetzen

Für eine Werkstudent\\*innenstelle

Für eine Werkstudent\\*innenstelle wichtig sind folgende Punkte:

• laufendes Studium, zum Beispiel in Wirtschaftsinformatik, Betriebswirtschaft, Wirtschaftsingenieurwesen, Kommunikationswissenschaft, Medien, IT oder einem vergleichbaren Studiengang
• praktische Neugier und die Bereitschaft, sich selbstständig in neue Tools und Prozesse einzuarbeiten
• erste Erfahrungen mit digitalen Projekten, KI-Tools, Automatisierung, Datenpflege, Content-Organisation oder Prozessverbesserung sind willkommen, aber keine zwingende Voraussetzung
• verlässliche Verfügbarkeit von 15–20 Stunden pro Woche

So arbeitest du

Du wartest nicht darauf, dass jede Einzelheit vorgegeben wird. Wenn ein Auftrag noch nicht vollständig geklärt ist, strukturierst du die offenen Punkte, recherchierst Möglichkeiten und legst einen begründeten Vorschlag vor.

Du sagst nicht nur, was schwierig ist, sondern entwickelst einen Weg, wie es umgesetzt werden kann. Dabei holst du dir die notwendige fachliche oder technische Unterstützung und hältst die Geschäftsführung über Fortschritt, Risiken und Entscheidungen auf dem Laufenden.

Was wir dir bieten

eine verantwortungsvolle Teilzeitrolle mit sichtbarem Einfluss auf die Arbeitsweise des Unternehmens

• Wahlmöglichkeit zwischen Teilzeit-Festanstellung und Werkstudent\\*innenstelle
• 15–20 Stunden pro Woche; ein Umfang von 20 Stunden ist ausdrücklich möglich
• direkten Austausch mit der Geschäftsführung und kurze Entscheidungswege
• die Möglichkeit, Prozesse wirklich zu verändern und nicht nur zu verwalten
• Zusammenarbeit mit geeigneten externen Spezialistinnen, Spezialisten und Umsetzungspartnern
• abwechslungsreiche Themen an der Schnittstelle von Digitalisierung, Organisation, Technik und Kommunikation
• Raum für eigene Ideen und selbstständiges Arbeiten
• konkrete Ergebnisse, die im Unternehmen unmittelbar sichtbar werden

Woran wir deinen Erfolg messen

• Prozesse nachvollziehbarer und einfacher machst,
• manuelle Doppelarbeit reduzierst,
• geeignete Tools und Partner wirksam einsetzt,
• Digitalisierungsaufgaben bis zum Ergebnis verfolgst,
• neue Lösungen testest, dokumentierst und einführst,
• offene Punkte transparent machst und zuverlässig nachhältst,
• die Geschäftsführung im operativen Umsetzungsaufwand entlastest.

Die konkreten Rahmenbedingungen vereinbaren wir passend zu deiner Erfahrung und zur gewählten Beschäftigungsform.

Ingenieurbüro C.E.Schweig GmbH

Pinneberger Weg 5, 25499 Tangstedt

Tel.: 04101 – 84 99 29-0

www.ceschweig.com