Assistenz des Vorstands – Koordination, Events & KI

Sekretaria; Deutschland; Remote; USD 75,000 - 104,000; Full time

Benefits offered by this job

Fortbildungsbudget

MakerSpace

flexible Arbeitszeiten

Homeoffice möglich

Kinderbetreuungszuschuss

Mobilitätsbudget

Sportprogramm

Job summary

UnternehmerTUM sucht eine Assistenz für den Vorstand (m/w/d). Sie steuern den Informationsfluss rund ums Board, koordinieren Termine, Räume und Unterlagen und bereiten Entscheidungen strukturiert vor. Das Board gibt nur noch frei.

Sie hält Beziehungen mit Stakeholdern am Laufen, organisiert Events auf höchstem Niveau und plant Reisen, damit der Vorstand auch unterwegs kommunikationsfähig bleibt. Mit starkem KI-Verständnis unterstützen Sie Präsentationen und Dossiers.

Qualifications

• Abgeschlossenes Hochschulstudium.
• 2-3 Jahre Erfahrung in einer Assistenz- oder Chief-of-Staff-Rolle, idealerweise auf C-Level.
• Exzellentes Deutsch (mind. C1) und gutes Englisch.
• Prozessdenken: strukturierte Arbeitsweise, Priorisierung.
• Sicherer Umgang mit MS Office / Google Workspace; Salesforce-Kenntnisse sind Plus.
• Diskretion & Zuverlässigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen.
• Affinität zu KI-Tools und schneller Einarbeitung neuer Anwendungen.

Responsibilities

• Du steuerst den Informationsfluss rund ums Board: E-Mails, LinkedIn, Post, Telefon – Priorisierung und Zuordnung von Ownern.
• Du machst aus jedem Termin ein scharfes Ereignis: Kalender-, Raum- und Unterlagenkoordination; Entscheidungs-Items werden erstellt.
• Du hältst die richtigen Beziehungen am Laufen: Stakeholder-Management, Kontakte, Dossiers, Salesforce-Datenpflege.
• Du orchestrierst Events auf höchstem Niveau: Sitzungen, Dinners, Besuchergruppen; Logistik bis Foliensatz, Nachbereitung.
• Du planst Reisen so, dass sie produktiv sind: Route, Buchungen, Spesenabrechnung; Mobilität auch unterwegs.
• Du bringst Keynotes auf die Bühne: Intake, Storyline, Folien, Technikkoordination; Begleitung bis Nachbereitung.
• Du gibst dem Board ein Gesicht auf Social Media: Themenplanung, Posting-Rhythmus, Entwürfe, Reaktionen; Außenwirkung kontrollieren.
• Du machst KI zum Hebel des Boards: Recherchen, Entwürfe, Zusammenfassungen, Dossiers; neue Tools gezielt einsetzen.

Skills

Informationsfluss

Kalenderkoordination

Stakeholder-Management

Kommunikation

Deutsch (C1)

Englisch

Diskretion

Prozessdenken

KI-Kompetenz

Education

Abgeschlossenes Hochschulstudium

Tools

Salesforce

Google Workspace

MS Office

Circular

Job description

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Deine Aufgaben

Assistant to the executive Board (m/w/d)

Deine Aufgaben

Du steuerst den Informationsfluss rund ums Board
E-Mails, LinkedIn, Post, Telefon - du bist die erste Instanz. Du priorisierst, clusterst und sorgst dafür, dass die Kommunikation gut fließt. Für jede relevante Anfrage gibt es einen Owner und einen Entwurf. Das Board gibt nur noch frei.

Du machst aus jedem Termin ein scharfes Ereignis
Kein Meeting ohne Briefing-Paket, kein Call ohne Follow-up. Du koordinierst Kalender, Räume und Unterlagen, fasst Entscheidungen in strukturierten Action-Item-Listen zusammen und sorgst dafür, dass vereinbarte Dinge tatsächlich passieren.

Du hältst die richtigen Beziehungen am Laufen
Stakeholder-Management ist bei dir kein Buzzword, sondern Handwerk. Du pflegst eine Top-Stakeholder-Liste, steuerst Kontakt-Rhythmen und bereitest Ansprachen sowie Gesprächspartner-Dossiers so vor, dass das Board immer den richtigen Ton trifft - Datenpflege in Salesforce inklusive.

Du orchestrierst Events auf höchstem Niveau
Aufsichtsratssitzungen, CEO Dinners, strategische Besuchergruppen - du organisierst von der Logistik-Checkliste bis zum einheitlichen Foliensatz alles, was einen professionellen Eindruck ausmacht. Nachbereitung und Action-Tracking sind für dich selbstverständlich.

Du planst Reisen so, dass sie produktiv sind
Zweck, Route, Buchungen, Trip Book und Spesenabrechnung - du optimierst den Ablauf, minimierst Leerlauf und sorgst dafür, dass das Board auch unterwegs kommunikationsfähig bleibt.

Du bringst Keynotes auf die BühneVortrags-Intake, Storyline, Foliensatz, Qualitätscheck (DE/EN), Technik-Koordination - du begleitest den gesamten Prozess vom ersten Briefing bis zur Nachbereitung und baust so eine wachsende Präsentationsbibliothek auf.

Du gibst dem Board ein Gesicht auf Social Media
Themenplanung, Posting-Rhythmus, Entwürfe in der richtigen Stimme, Reaktion auf Kommentare, du verantwortest die Außenwirkung von der Idee bis zur Freigabe. So bleibt das Board sichtbar, nahbar und unverwechselbar, ohne dass Sichtbarkeit dem Zufall überlassen wird.

Du machst KI zum Hebel des Boards
Du bedienst KI-Tools nicht nur, du orchestrierst sie: Recherchen, Entwürfe, Zusammenfassungen, Präsentationen und Dossiers entstehen bei dir schneller und schärfer, weil du weißt, welches Tool wann den Unterschied macht. Neue Anwendungen probierst du aus, bevor jemand danach fragt, und machst das Beste davon im Team nutzbar.

Dein Profil

• Abgeschlossenes Hochschulstudium
• 2-3 Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenz- oder Chief-of-Staff-Rolle, idealerweise auf C-Level oder einem schnell wachsenden Unternehmen
• Exzellentes Deutsch (mind. C1) und sehr gutes Englisch - du wechselst mühelos, auch wenn es mal schnell gehen muss
• Du denkst in Systemen: Prozesse, Priorisierung und strukturiertes Nachhalten sind deine natürliche Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS Office / Google Workspace; Salesforce-Kenntnisse und Circular sind ein Plus
• Du bist diskret, verlässlich und weißt, wie man auf Augenhöhe mit Entscheidungsträger:innen kommuniziert
• Du antizipierst, bevor jemand fragt und löst, bevor es ein Problem wird
• Hohe AI Literacy: Du bedienst gängige KI-Tools souverän, hast Freude daran, dich fortlaufend in neue Anwendungen einzuarbeiten, und setzt sie gezielt ein, um Qualität und Tempo zu steigern"

Deine Vorteile

• Jährliches, großzügiges Fortbildungsbudget und Katalog für interne Trainings, externe Seminare, Konferenzen und Keynotes.
• Viel Raum für Kreativität, Eigeninitiative und Verantwortung
• Unbegrenzter Zugang zu unserer Hightech-Werkstatt «MakerSpace»
• weitere Benefits findest du auf unserer Karriereseite
• Die flexiblen Arbeitszeiten und die Homeoffice-Möglichkeit ermöglichen eine gute Work-Life-Balance.
• Zugang zu TU-Krippenplätzen, Teilzeit- und Elternzeitmodelle, Kinderbetreuungszuschuss
• Flexibles, monatliches Mobilitätsbudget über die Moovster App (MVG, Lime, Uber, Jobrad, etc.).
• Umfangreiches Sportprogramm (Yoga, Pilates, Achtsamkeit, Cross Fit, Wellpass-Mitgliedschaft, sowie Zugang zu TUM-Sportangebote).

Vielfalt ist uns wichtigVielfalt bereichert unser Team. Wir ermutigen ausdrücklich alle qualifizierten Personen zur Bewerbung, unabhängig von Geschlecht, sozialer und ethnischer Herkunft, sexueller Orientierung, Religion, Alter oder Behinderung.

Über uns

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Unser Executive Board bewegt sich in einem Tempo, das eine außergewöhnliche Unterstützung verlangt. Genau die suchen wir jetzt.

Vielfalt ist uns wichtig

Vielfalt bereichert unser Team. Wir ermutigen ausdrücklich alle qualifizierten Personen zur Bewerbung, unabhängig von Geschlecht, sozialer und ethnischer Herkunft, sexueller Orientierung, Religion, Alter oder Behinderung.