Dekanatsassistent*in (m/w/d)

Ostfalia; Wolfsburg; On-site; EUR 52,000 - 64,000; Full time

Benefits offered by this job

Tarifliche Sonderzahlung zum Jahresaus

Altersversorgung durch VBL

Vermögenswirksame Leistungen

30 Tage Urlaub

Flexible Arbeitszeitmodelle

Betriebliche Gesundheitsförderung

Hochschulsportprogramm

Fortbildungsmöglichkeiten

Corporate benefits

Job summary

Die Ostfalia – Hochschule für angewandte Wissenschaften am Campus Wolfsburg sucht zum nächstmöglichen Termin eine/n Dekanatsassistent/in (m/w/d) mit unbefristeter Anstellung. Die Vergütung erfolgt bis zur Entgeltgruppe 8 TV-L und die Arbeitszeit beträgt 39,8 Stunden pro Woche.

Zu den Aufgaben gehören die selbstständige Verwaltung, Organisation und Koordination des Dekanatssekretariats, Korrespondenz, Terminplanung, Sitzungs- und Gremienvorbereitung sowie die Kommunikation mit Studierenden,

Qualifications

• Abgeschlossene Verwaltungslehrgang I oder gleichwertige verwaltungsbezogene Ausbildung.
• Befreiung gemäß Vereinbarung-VerwLG möglich; Abschluss in verwaltungswissenschaftlichen Inhalten anerkannt.
• Alternativ Abschlüsse: Verwaltungsfachwirt*in, Verwaltungslehrgang/Angestelltenlehrgang I, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte*r, Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Bürokauffrau/-mann, Industriekauffrau/-kaufmann, Sozialversicherungsfachangestellte*r oder Personal-Dienstleistungskaufmann/-frau.
• Ausgezeichnete organisatorische und kommunikative Fähigkeiten.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Zuverlässige, selbstständige, strukturierte und ergebnisorientierte Arbeitsweise.
• Vertiefte SAP-Kenntnisse.
• Mehrjährige Berufserfahrung im öffentlichen Dienst, Hochschulverwaltung oder vergleichbarer Verwaltungseinheit.

Responsibilities

• Selbstständige Verwaltung, Organisation und Koordination des Dekanatssekretariats.
• Allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben im Dekanat, wie Bearbeitung von Korrespondenz, Terminplanung und Dokumentenpflege.
• Koordination, Vorbereitung und Nachbereitung von Sitzungen, Veranstaltungen und Gremienarbeit.
• Kommunikation mit Studierenden, Lehrenden und externen Partner*innen.
• Beschaffung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterial.
• Mitwirkung bei der Haushaltsführung (Rechnungen, Inventarisierung, Kostenkontrolle).
• Selbstständige Abwicklung von Lehraufträgen und Einstellung studentischer Hilfskräfte.
• Abwesenheitsvertretung in der Prüfungsverwaltung.
• Unterstützung bei repräsentativen Veranstaltungen der Fakultät.

Skills

Verwaltungslehrgang I

SAP-Kenntnisse

Office-Kenntnisse

Verwaltungsfachwirt*in

mehrjährige Erfahrung

Education

Verwaltungsfachangestellte*r

Verwaltungsfachwirt*in

Tools

SAP

Office

Job description

Die Fakultät Gesundheitswesen am Campus Wolfsburg sucht zum nächstmöglichen Termin eine*n

Dekanatsassistent*in (m/w/d)

Vergütung

bis zur EG 8 TV-L

Umfang

39,8 Std./Woche

Befristung

unbefristet

Beginn

nächstmöglich

Standort

Wolfsburg

Mit zwölf Fakultäten, rund 10.000 Studierenden und 1.000 Beschäftigten zählt die Ostfalia zu den größten Fachhochschulen in Niedersachsen. In über 90 Studiengängen an den Standorten Salzgitter, Suderburg, Wolfsburg und Wolfenbüttel werden unsere Studierenden fundiert und interdisziplinär ausgebildet und individuell betreut. Unseren Beschäftigten bieten wir vielseitige Aufgaben und Gestaltungsmöglichkeiten sowie ein leistungsförderndes und familienfreundliches Arbeitsumfeld.

Aufgabenbereich:

• selbstständige Verwaltung, Organisation und Koordination des Dekanatssekretariats
• allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben im Dekanat, wie bspw. Bearbeitung der Korrespondenz (E-Mail, Post, Telefon, Besucherverkehr) oder die Terminplanung oder die Pflege und Verwaltung von Dokumenten, Akten und digitalen Datenbanken
• Koordination, Vorbereitung und Nachbereitung von Sitzungen, Veranstaltungen und Gremienarbeit
• Kommunikation mit Studierenden, Lehrenden und externen Partner*innen
• Beschaffung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterial
• Mitarbeit bei der Haushaltsführung (Bearbeitung von Rechnungen, Inventarisierung, Kontrolle der Ein- und Ausgaben)
• selbständige Abwicklung von Lehraufträgen und Vorbereitung der Einstellung von studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräften
• Abwesenheitsvertretung in der Prüfungsverwaltung
• Unterstützung bei repräsentativen Veranstaltungen der Fakultät

Sie bringen mit:

• vorzugsweise einen abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I oder eine gem. der Vereinbarung-VerwLG gleichwertig abgeschlossene Berufsausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellte*n, zur*zum Fachangestellte*n für Bürokommunikation oder zur*zum Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement – absolviert bei einem öffentlich-rechtlichen Arbeitgeber
• Sie können sich bevorzugt auch bewerben, wenn Sie gem. § 8 der Vereinbarung-VerwLG von der Teilnahme am Verwaltungslehrgang I und der Prüfungspflicht befreit sind, z. B. wenn Sie einen Studiengang mit überwiegend verwaltungswissenschaftlichen, sozialwissenschaftlichen, politikwissenschaftlichen, wirtschaftswissenschaftlichen, gesundheitswirtschaftlichen oder sozialversicherungsrechtlichen Inhalten abgeschlossen haben
• alternativ können Sie sich auch bewerben, wenn Sie über einen der folgenden Abschlüsse verfügen: Verwaltungsfachwirt*in, Verwaltungslehrgang/Angestelltenlehrgang I, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte*r, Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Bürokauffrau/-mann, Industriekauffrau/-kaufmann, Sozialversicherungsfachangestellte*r, Justizfachangestellte*r oder Personaldienstleistungskauffrau/-mann
• ausgezeichnete organisatorische und kommunikative Fähigkeiten
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• zuverlässige, selbstständige, strukturierte und ergebnisorientierte Arbeitsweise
• vertiefte Kenntnisse im Umgang mit Office-Anwendungen
• vertiefte Kenntnisse des Verwaltungshandelns und der Haushaltsführung im öffentlichen Dienst
• vertiefte SAP-Kenntnisse
• einschlägige mehrjährige Berufserfahrung im öffentlichen Dienst im Bereich der Hochschulverwaltung oder einer vergleichbaren Verwaltungseinheit

Sofern Sie über einen ausländischen Hochschulabschluss verfügen, weisen wir auf das Erfordernis einer Zeugnisbewertung in Langfassung der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen hin: https://zab.kmk.org/de/zeugnisbewertung

Wir bieten Ihnen:

• eine interessante, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit im lebendigen Umfeld einer Hochschule
• einen ergonomisch und modern ausgestatteten Arbeitsplatz
• eine tarifliche Sonderzahlung zum Jahresende sowie eine zusätzliche Altersversorgung durch die VBL
• Zahlung vermögenswirksamer Leistungen
• 30 Tage Urlaub sowie arbeitsfreie Tage an Heiligabend und Silvester
• flexible und familienfreundliche Arbeitszeitmodelle
• betriebliche Gesundheitsförderung (z. B. Gesunde Ostfalia) und Teilnahme an unserem vielfältigen Hochschulsportprogramm
• Fortbildungsmöglichkeiten (z. B. HüW, ZeLL), Personalentwicklung sowie Bildungsurlaub
• Nutzung des Vorteilportals corporate benefits für Mitarbeiterangebote

Die Arbeitszeit beträgt 39,8 Stunden/Woche (100 %). Die Stelle ist teilzeitgeeignet. Bitte teilen Sie uns gegebenenfalls mit, welchen Beschäftigungsumfang Sie anstreben.

Die Vergütung erfolgt je nach Aufgabenübertragung und Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe 8 TV-L.

Auf Grundlage des Niedersächsischen Gleichberechtigungsgesetzes (NGG) arbeitet die Ostfalia daran, in allen Entgeltgruppen ein ausgeglichenes Geschlechterverhältnis zu erreichen. Männer sind in dieser Entgeltgruppe an unserer Hochschule unterrepräsentiert, daher sind Bewerbungen von Männern für diese Stelle besonders erwünscht.

Bei gleicher Eignung stellen wir schwerbehinderte und diesen gleichgestellte Menschen bevorzugt ein. Denken Sie bitte an den entsprechenden Hinweis in Ihrem Bewerbungsanschreiben oder Lebenslauf.

Bewerben Sie sich bis zum 26.10.2026!

Nähere Informationen können Sie gern bei Prof. Dr. Günter Meyer oder Stina-Katharina Treseler erfragen.