Debitorenbuchhalter:in (f/m/d)

plancraft; Hamburg; Hybrid; EUR 48,000 - 72,000; Full time

Job summary

PlanCraft sucht eine:n Accountant für Debitorenbuchhaltung in Hamburg, die/der den finanziellen Grundstein für europäisches Wachstum legt. Du integrierst Debitorenbuchhaltung in den Finanzbereich, betreust Rechnungsstellung, Zahlungszuordnung und das Forderungsmanagement über mehrere Märkte hinweg.

Du arbeitest strukturiert, kommunizierst klar auf Englisch und bringst Erfahrung mit Stripe sowie SaaS- oder Abonnement-Modellen mit.

Qualifications

• 2+ Jahre praktische Erfahrung in der Debitorenbuchhaltung oder einer eng verwandten Buchhaltungsrolle.
• Klare Englischkommunikation, sowohl schriftlich als auch mündlich.
• Verständnis der Debitorenbuchhaltung end-to-end inkl. Rechnungsstellung, Zahlungszuordnung, Mahnwesen und Monatsabschluss.
• Bereitschaft zur Arbeit in einem Remote-/Hybrid-Setting mit strukturierter Arbeitsweise.
• Erfahrung mit Stripe und Abstimmung von Zahlungsdaten in ERP-Systemen.
• Kenntnisse der Umsatzsteuer auf Forderungen in europäischen Märkten.

Responsibilities

• Verantworte Debitorenbuchhaltung end-to-end: Rechnungsstellung, Zahlungszuordnung, offener Posten, Nebenbuch.
• Verantworte Stripe im Finanzbereich: Auszahlungen, Gebühren, Rückerstattungen, Streitfälle, Rückbuchungen.
• Abschlussunterlagen gemeinsam mit Senior R2R Accountant erstellen.
• Forderungsmanagement über Märkte hinweg, Mahnwesen und Übergaben an Debtist koordinieren.
• Verwalte Gutschriften und Abschreibungen gemäß Richtlinien.
• Wende Umsatzsteuerregeln europaweit einheitlich an.
• Bearbeite Ticketanfragen im Service-Standard von 48 Stunden.
• Entwickle skalierbare SOPs, Kontrollen und Übergabedokumentationen.
• Automatisiere wiederkehrende Arbeiten mit KI-Unterstützung.

Skills

Englisch fließend

Strukturiert

Proaktiv

Kommunikation

Education

2+ Jahre Debitorenbuchhaltungserfahrung

Umsatzsteuer in europäischen Märkten

Shared-Service-Umfeld

SaaS-/Abonnement- oder digitale Unternehmenserfahrung

Tools

Stripe

Job description

UNSER ZWECK BEI PLANCRAFT

Gemeinsam das Rückgrat des europäischen Handwerks stärken, mit moderner Software und intelligenten KI-Lösungen.

Wir entwickeln nicht einfach nur Software. Unsere Mission ist es, Handwerker:innen und Auftragnehmer:innen mehr Raum zu geben, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Dafür bieten wir eine praxisnahe SaaS-Lösung, die so funktioniert wie sie selbst: schnell, effizient und ohne unnötigen Verwaltungsaufwand. Unterstützt wird sie durch intelligente KI-Funktionen genau dort, wo diese im Arbeitsalltag einen echten Unterschied machen.

Mit Unterstützung von Tier-1-Investoren aus Europa und den USA wie Headline und Creandum und einer Kundschaft von mehr als 30.000 Handwerker:innen skalieren wir europaweit. So wollen wir einzelne, verstreute Betriebe zu vernetzten und erfolgreichen Gemeinschaften zusammenbringen.

Wir glauben an null Verwaltungsaufwand, nicht an null Persönlichkeit. Deshalb entwickeln wir jede Funktion mit den Menschen im Blick, die Sicherheitsschuhe tragen, nicht Anzüge. Wir freuen uns darauf, die Zukunft gemeinsam als Team zu gestalten und unserer Mission treu zu bleiben: die Bauenden und Macher:innen von morgen zu stärken.

DEINE MISSION BEI PLANCRAFT

Als Accountant für Debitorenbuchhaltung baust du das finanzielle Fundament aus, das unser Wachstum in Europa reibungslos ermöglicht.

Deine Mission ist es, die Debitorenbuchhaltung vollständig in den Finanzbereich zu integrieren und sie marktübergreifend genau, kontrolliert und skalierbar aufzustellen. Du verantwortest den gesamten laufenden Betrieb der Debitorenbuchhaltung, von der Rechnungsstellung, der Zahlungszuordnung und dem Stripe-Abgleich bis hin zum Forderungsmanagement, zu Umsatzsteuerprüfungen und zum Monatsabschluss.

Diese Rolle umfasst mehr als die Abwicklung eines bestehenden Prozesses. Du gestaltest mit, wie die Debitorenbuchhaltung bei plancraft funktioniert: Du entwickelst klare Prozesse und Kontrollen, verbesserst die Zusammenarbeit zwischen Finance und Customer Success und verwandelst wiederkehrende manuelle Arbeitsschritte in zuverlässige, zunehmend automatisierte Abläufe.

Das Ergebnis: ordentliche Bücher, schnellere Klärung von Problemen, bessere Übersicht über die Liquidität und eine Debitorenbuchhaltung, die mitwachsen kann, wenn plancraft neue Märkte erschließt.

DEINE VERANTWORTUNGSBEREICHE

• Verantworte die Debitorenbuchhaltung end-to-end: Verwalte Rechnungsstellung, Zahlungszuordnung, offene Posten und das Nebenbuch der Debitorenbuchhaltung. Stelle sicher, dass es zum Abschluss mit dem Hauptbuch abgestimmt ist.

• Verantworte Stripe innerhalb des Finanzbereichs: Übernimm die Verantwortung für Auszahlungen, Gebühren, fehlgeschlagene Zahlungen, Rückerstattungen, Streitfälle und Rückbuchungen und stelle sicher, dass Stripe im Rahmen des Monatsabschlusses vollständig abgestimmt wird.

• Halte die Debitorenbuchhaltung abschlussbereit: Untersuche nicht zugeordnete Transaktionen und Abstimmungsdifferenzen, halte die Fälligkeitsübersicht aktuell und erstelle gemeinsam mit unserem Senior R2R Accountant klare Abschlussunterlagen zur Debitorenbuchhaltung.

• Führe das Forderungsmanagement über unsere Märkte hinweg durch: Verwalte Mahnprozesse, überfällige Rechnungen und Übergaben an Debtist. Halte Fälle, Zahlungseingänge, Vergleiche und nächste Schritte transparent und aktuell.

• Verwalte Gutschriften und Abschreibungen: Bearbeite Anpassungen im Rahmen festgelegter Richtlinien und Freigabegrenzen, mit klarer Dokumentation und entsprechenden Nachweisen.

• Wende Umsatzsteuerregeln einheitlich an: Prüfe Kunden- und Rechnungsinformationen über alle Märkte hinweg, kläre Standardausnahmen und eskaliere unklare Fälle, bevor Korrekturen vorgenommen werden.

• Führe die Debitorenbuchhaltung als zuverlässigen internen Service: Bearbeite Anfragen über unsere gemeinsame Ticketwarteschlange, priorisiere sie nach Dringlichkeit und finanzieller Auswirkung und strebe an, Routinefälle innerhalb unseres festgelegten Service-Standards von 48 Stunden zu lösen.

• Entwickle skalierbare Prozesse: Erstelle und pflege praktische SOPs, Kontrollen und Übergabedokumentationen für die Prozesse, die du verantwortest.

• Automatisiere wiederkehrende Arbeit: Erkenne wiederkehrende manuelle Schritte und Fehler, definiere klare Entscheidungsregeln und hilf dabei, intelligentere Abläufe mithilfe von Automatisierung und KI zu testen und umzusetzen.

• Hilf uns, international zu wachsen: Entwickle Prozesse für die Debitorenbuchhaltung, die über verschiedene Märkte hinweg funktionieren, während plancraft seine Expansion in Europa fortsetzt.

DEIN PROFIL

Erforderliche Kenntnisse und Fähigkeiten

• Du bringst etwa 2+ Jahre praktische Erfahrung in der Debitorenbuchhaltung oder einer eng verwandten Buchhaltungsrolle mit und kannst wiederkehrende Abläufe in der Debitorenbuchhaltung eigenständig verwalten.

• Du kommunizierst klar und proaktiv auf fließendem Englisch, schriftlich und mündlich. Du hältst Stakeholder auf dem Laufenden, erklärst finanzielle Sachverhalte verständlich und verbindest Serviceorientierung mit angemessenen Grenzen.

• Du verstehst die Debitorenbuchhaltung end-to-end, einschließlich Rechnungsstellung, Zahlungszuordnung, offener Posten, Mahnwesen, Gutschriften und Abstimmung zum Monatsende.

• Du kannst Abweichungen untersuchen, Transaktionen mit den Buchhaltungsunterlagen abstimmen und aussagekräftige Nachweise pflegen. Dabei weißt du, wann eine Freigabe oder Eskalation erforderlich ist.

• Du hast mit einer Zahlungsplattform wie Stripe gearbeitet und Zahlungsdaten mit einem ERP- oder Buchhaltungssystem abgestimmt.

• Du arbeitest strukturiert, genau und proaktiv, priorisierst nach Dringlichkeit und finanzieller Auswirkung und verfolgst Probleme bis zu ihrer Lösung.

• Du fühlst dich in dokumentierten, ticketbasierten Arbeitsabläufen in einem Remote-Umfeld wohl und möchtest Prozesse durch Automatisierung und KI verbessern, wobei angemessene Finanzkontrollen erhalten bleiben.

• Du bringst Kenntnisse zur Umsatzsteuer auf Forderungen in europäischen Märkten, Erfahrung mit Debitorenbuchhaltung in mehreren Ländern oder in einem Shared-Service-Umfeld sowie Erfahrung in einem SaaS-, Abonnement- oder anderen digitalen Unternehmen mit.

Wünschenswerte Kenntnisse und Fähigkeiten

• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit einem externen Inkassodienstleister wie Debtist.

• Praktische Erfahrung mit Stripe.

• Erfahrung damit, einen Buchhaltungsprozess aus einem anderen Team in den Finanzbereich zu überführen oder Kolleg:innen bei der Einführung eines neuen Prozesses zu unterstützen.

• Erfahrung mit Automatisierung oder KI für Abstimmungen, die Bearbeitung von Ausnahmefällen, Dokumentation oder andere Finanzabläufe.

• Erfahrung mit dem Abbau eines Rückstands überfälliger Debitorenposten, mit der Unterstützung bei der Prüfungsvorbereitung oder historischen Abstimmungen oder mit der Umstellung eines Buchhaltungssystems.

• Vertrautheit mit Ticket- und Dokumentationstools wie Jira, Zendesk oder Notion.

• Eine weitere europäische Sprache, zum Beispiel Spanisch, Italienisch oder Deutsch.

FÜR WEN DIESE ROLLE GEDACHT IST

Diese Rolle ist für eine:n Buchhalter:in, der:die gerne dafür sorgt, dass die Zahlen stimmen, und zugleich das System dahinter verbessern möchte.

Diese Rolle wird dir wahrscheinlich Spaß machen, wenn du gerne Abweichungen untersuchst, komplexe Zahlungsströme abstimmst und offene Posten auf null bringst. Gleichzeitig schaust du auf wiederkehrende manuelle Arbeit und fragst dich: Wie können wir das einfacher, zuverlässiger oder automatisiert gestalten?

Du arbeitest gerne eigenverantwortlich in deinem Bereich, dokumentierst Abläufe und arbeitest mit Finance und Customer Success zusammen. Und statt ein perfekt ausgearbeitetes Setup zu übernehmen, reizt dich die Möglichkeit, eines mit aufzubauen.

WARUM PLANCRAFT?

• Teamgeist: Uns treiben Leidenschaft, Engagement und eine gemeinsame Mission an. Teamgeist ist uns wichtig, und das zeigen wir auch: mit vier großen Team-Event-Wochen pro Jahr, lockeren monatlichen Formaten vor Ort und remote sowie einer ausgeprägten Anerkennungskultur, in der wir regelmäßig gemeinsam große und kleine Erfolge feiern.

• Eigenverantwortung: Du wirst ermutigt, vom ersten Tag an Verantwortung zu übernehmen. In einer flachen Hierarchie und einem Umfeld mit großem gegenseitigem Vertrauen kannst du wichtige Entscheidungen treffen und echte Wirkung erzielen.

• Lernen und Weiterentwicklung: Wir investieren in deine persönliche und berufliche Entwicklung. Dafür bieten wir eine ausgeprägte Feedbackkultur mit 360°-Entwicklungsgesprächen alle 6 Monate, ein persönliches Lernbudget (1.500 €/Jahr), 2 bezahlte Bildungstage und gezielte Weiterbildungsformate. Unser Ziel ist es, dich dabei zu unterstützen, dein volles Potenzial auszuschöpfen.

• KI-Befähigung: Unsere internen Tools und Arbeitsabläufe sind von Grund auf KI-gestützt. Wir unterstützen jedes Team und jede einzelne Person dabei, KI im Arbeitsalltag auf einem neuen Niveau einzusetzen.

• Technik und Tools: Du erhältst ein MacBook, hochwertige Kopfhörer und alles Weitere, was du brauchst, von Hardware bis zu Tools, um deine tägliche Arbeit effektiv zu erledigen.

• Flexibilität: Ob remote, hybrid, im Ausland oder vor Ort: Du arbeitest dort, wo du am besten bist. Unser Hamburger Büro mit Dachterrasse steht immer offen, und du entscheidest jede Woche, wie oft du vorbeikommst. Und wenn du einen Tapetenwechsel brauchst, kannst du jederzeit bis zu 2 Monate weltweit aus dem Ausland arbeiten.

• Erholung: Damit du dich ausreichend erholen kannst, bieten wir 30 Urlaubstage pro Jahr (auf Basis einer 5-Tage-Woche) sowie den 24. Dezember frei.

• Internationales Umfeld: Wir werden jeden Monat internationaler. Bereits heute arbeiten Teammitglieder in Italien, Spanien, den Niederlanden und Österreich. Deshalb ist Englisch unsere interne Unternehmenssprache.

Wir sind #stoked, die Zukunft zu gestalten, #together als Team und #humble in unserer Mission, die Bauenden von morgen zu unterstützen. Einen ersten Eindruck von uns bekommst du auf unserem Instagram-Profil und unserer LinkedIn-Seite.

Vielfalt macht uns besser.

Wir heißen Menschen aller Hintergründe, Identitäten, Fähigkeiten und Erfahrungen willkommen. Wir glauben, dass unterschiedliche Perspektiven zu besseren Ideen, stärkeren Produkten und einem gesünderen Arbeitsumfeld führen. Wenn dich unsere Mission begeistert, deine Erfahrung aber nicht perfekt mit allen Anforderungen übereinstimmt, ermutigen wir dich trotzdem, dich zu bewerben. Vielleicht bist genau du die Person, die wir suchen.

Zum Bewerbungsprozess

Wir möchten, dass deine Bewerbung bei uns reibungslos, transparent und angenehm verläuft. Wir bemühen uns, dir innerhalb von 5 Werktagen zu deiner Bewerbung Rückmeldung zu geben. Unser Bewerbungsprozess dauert in der Regel von Anfang bis Ende etwa 4 Wochen, kann je nach Rolle jedoch variieren. Mehr über unseren Prozess erfährst du hier. Falls du in irgendeiner Phase Anpassungen oder Flexibilität benötigst, lass es uns bitte wissen. Wir tun unser Bestes, um eine passende Lösung zu finden.

Hinweis zur Erstellung eines Testkontos

Wenn du im Rahmen der Challenge ein Testkonto erstellen möchtest, gib bei der Registrierung im entsprechenden Feld „Applicant“ ein und wähle unter „Trade“ die Option „Other“. So stellst du sicher, dass unser Vertriebsteam dich nicht versehentlich als Handwerksbetrieb registriert und sich unnötigerweise bei dir meldet.