Conference & Event Coordinator (m/w/d)

Adina Hotels; München; Vor Ort; EUR 38.000 - 60.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

30 Urlaubstage

Jobticket Zuschuss

Zusatzversicherung

Vergünstigungen weltweit

Fitness & Wohlbefinden

Internationales Exchange Programm

Weiterbildungsprogramme

Personalvergünstigungen

Zusammenfassung

Adina Hotels sucht eine/n Conference & Events Coordinator, um Veranstaltungen von der Detailplanung bis zum Abschluss zu begleiten. Sie arbeiten eng mit Küche, Housekeeping, Technik und weiteren Abteilungen zusammen, koordinieren Details, stehen in direktem Kontakt mit Kunden und sichern eine reibungslose Umsetzung.

Sie sind erfahren im Eventbereich, kommunikationsstark, strukturiert und flexibel. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie MS Office-Kenntnisse sind unerlässlich.

Qualifikationen

• Erfahrung im Conference & Event-Bereich – idealerweise in der Hotellerie.
• Kommunikative Stärke im direkten Kontakt mit Kunden – telefonisch, schriftlich und persönlich.
• Strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise auch bei mehreren Veranstaltungen.
• Hohe Stressresistenz und Flexibilität bei kurzfristigen Änderungen.
• Gespür für Menschen und souveräner Umgang mit individuellen Wünschen.
• Teamorientierte Zusammenarbeit mit Küche, Housekeeping, Technik und anderen Abteilungen.

Aufgaben

• Du übernimmst Veranstaltungen nach Vertragsabschluss und begleitest sie von der Detailplanung bis zum Abschluss.
• Du bist zentrale/r Ansprechpartner/in für Kunden und koordinierst Absprachen – telefonisch, schriftlich und persönlich.
• Du koordinierst Details wie Räume, Technik, Catering und Informationsfluss.
• Du behältst bei mehreren Veranstaltungen den Überblick und findest schnell passende Lösungen.
• Du begleitest die Veranstaltung bis zur Nachbereitung und Rechnungsstellung.
• Du sorgst für klare, zeitnahe Kommunikation an Kunden und Teams.

Kenntnisse

Conference & Event-Bereich

Kommunikationsstark

Serviceorientiert

Strukturiert & organisiert

Stressresistent

Beziehungsmanagement

Verantwortung übernehmen

Deutsch/Englisch fließend

MS Office sicher

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Inmitten des Münchner Werksviertels, mit Blick über die Dächer der Stadt bis zu den Alpen, erwartet dich das höchste Hotel Münchens: modern, stilvoll und mit echtem Charakter. 234 großzügige Studios und Apartments, sowie das FITZROY – Modern Australian Kitchen & Bar im 14. Stock.

Als Conference & Events Coordinator:in gestaltest du unvergessliche Erlebnisse. Du hilfst bei der Planung, koordinierst Abläufe und sorgst dafür, dass unsere Veranstaltungen reibungslos verlaufen.

Was dich erwartet:

• Du übernimmst unsere Veranstaltungen nach dem Vertragsabschluss und begleitest sie von der ersten Detailplanung bis zum erfolgreichen Abschluss
• Du bist zentrale Ansprechpartner für unsere Kunden und kümmerst dich um alle weiteren Absprachen – telefonisch, schriftlich und persönlich
• Du koordinierst Detailwünsche, Abläufe, Räume, Technik, Catering und weitere Anforderungen und stellst sicher, dass alle Informationen rechtzeitig an den richtigen Stellen ankommen
• Du behältst auch bei kurzfristigen Änderungen, vielen Anfragen und mehreren Veranstaltungen gleichzeitig den Überblick, erkennst frühzeitig, wenn Anpassungen notwendig sind, und findest schnell passende Lösungen
• Du begleitest die Veranstaltung auch nach der Durchführung weiter – von der Nachbereitung über die Rechnungsstellung bis zum Zahlungseingang
• Du sorgst mit deiner schnellen und professionellen Kommunikation dafür, dass unsere Kunden und Teams jederzeit bestens betreut und informiert sind
• Du arbeitest eng mit Küche, Restaurant, Housekeeping, Technik und weiteren Abteilungen zusammen – von der Menüplanung bis zur benötigten Personalplanung

Das bringst du mit:

• Erfahrung im Conference & Event-Bereich – idealerweise in der Hotellerie
• Du bist kommunikationsstark, serviceorientiert und hast Freude am direkten Kontakt mit Kund – telefonisch, schriftlich und persönlich
• Du arbeitest strukturiert, organisiert und zuverlässig und behältst auch bei mehreren Veranstaltungen gleichzeitig den Überblick
• Du bist stressresistent, flexibel und findest auch bei kurzfristigen Änderungen schnell passende Lösungen
• Du hast ein gutes Gespür für Menschen, trittst souverän auf und gehst gerne auf individuelle Wünsche ein
• Du arbeitest gerne mit verschiedenen Abteilungen zusammen und kommunizierst Informationen klar und zuverlässig weiter
• Du übernimmst Verantwortung, arbeitest selbstständig und hast ein Auge fürs Detail
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie ein sicherer Umgang mit MS Office

Was dich bei TFE-Hotels erwartet:

• 30 Urlaubstage - Zeit für Dich
• Jobticket Zuschuss für Bus & Bahn
• Zusatzversicherung für Deine Gesundheit
• Vergünstigungen auf Übernachtungen & Gastronomie weltweit - auch für Familie & Freunde
• Unterstützung für Fitness & Wohlbefinden
• Internationales Exchange Programm mit der Möglichkeit in Australien, Neuseeland und Singapur zu arbeiten
• Vielfältige Weiterbildungsprogramme - intern, extern & international
• Zahlreiche Personalvergünstigungen durch Partnerschaften mit anderen Unternehmen (z.B. Corporate Benefits, Babbel Sprachkurs, externe Coachingmitarbeiterberatung)

TFE-Hotels verbindet Hotels, Teams und Chancen

Mit über 20 Hotels und Marken wie Adina Apartment Hotel, Adina Serviced Apartments, A by Adina, MM:NT, The Hobson by Adina und The Wellington by Adina gestalten wir die Zukunft der europäischen TFE-Hotellerie und setzen neue Maßstäbe für stilvolles Wohnen auf Zeit. Wir fördern Eigenverantwortung, Kreativität und Weiterentwicklung. Bei uns kannst Du wachsen, neue Ideen einbringen und internationale Erfahrung sammeln. Unsere Kultur ist herzlich, unkompliziert und echt - und diese Atmosphäre spüren sowohl Gäste als auch Teammitglieder.

Wir begrüßen Bewerbungen von allen Menschen – unabhängig von Herkunft, Alter, Geschlecht, Religion, sexueller Orientierung oder körperlichen und geistigen Voraussetzungen. Vielfalt und Inklusion sind feste Bestandteile unserer Unternehmenskultur bei Adina.