Client Operation Specialist (all gender)

Stackfuel-Gmbh; Berlin; On-site; EUR 42,000 - 64,000; Full time

Benefits offered by this job

Workation 10 Tage/Jahr

Hybrides Arbeiten

Job summary

Stackfuel-Gmbh in Berlin sucht eine:n Client Operations Specialist (all genders) zur Begleitung von Teilnehmenden in Weiterbildungsprogrammen, zur datenbasierten Steuerung der Prozesse und zur Umsetzung von Automatisierungsideen. Sie arbeiten eng mit Sales, Coaching, Learning und Engineering zusammen und nutzen KI-Tools, um Abläufe zu verbessern.

Die Rolle erfordert eine starke Kommunikationsfähigkeit, Deutschkenntnisse mindestens C1 und gute Englischkenntnisse.

Qualifications

• Abgeschlossenes Studium oder vergleichbare Qualifikation mit Verständnis für Daten und KI zur Automatisierung.
• Technische Affinität, schnelle Einarbeitung in administrative Tools (Asana, HubSpot/CRM, Slack, LMS).
• Interesse an Daten- und KI-Themen und Einsatz von KI-Tools (Claude, ChatGPT, Copilot).
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Empathie gegenüber Teilnehmenden, Kund:innen und Kolleg:innen.
• Selbstständige, eigenverantwortliche Arbeitsweise mit hohem Eigenantrieb und Teamgeist.
• Erfahrung im Kundenservice oder Customer Success von Vorteil.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1) und gute Englischkenntnisse.

Responsibilities

• Teilnehmenden organisatorisch durch den Weiterbildungszyklus begleiten, Support-Anfragen zuverlässig beantworten.
• Prozesse verbessern, Automatisierungspotenziale identifizieren und Workflows optimieren.
• Kommunikation mit Stakeholdern (Sales, Coaching, Learning, Engineering).
• Datenarbeit mit Dashboards zur Steuerung der Aufgaben und Entscheidungen.
• Projektverantwortung übernehmen, Key Results definieren und agil arbeiten.

Skills

Datenanalyse

Kommunikationsfähigkeit

Eigenverantwortung

KI-Verständnis

Education

Abgeschlossenes Studium (BWL / Wirtschaftsinformatik oder vergleichbar)

Tools

Asana

HubSpot/CRM

Slack

LMS

Job description

Client Operations Specialist (all genders)

Erledigst Du am liebsten Dinge, bevor sie überhaupt zum Problem werden? Behältst Du in unübersichtlichen Prozessen den Überblick, während andere längst den Faden verloren haben, und macht es Dir Freude, aus Daten die richtigen Schlüsse zu ziehen? Als Client Operations Specialist sorgst Du für den reibungslosen Ablauf unserer (geförderten) Weiterbildungsprogramme und hältst mit dem Team eine unserer wichtigsten KPIs – die Absolventenrate – auf einem hohen Niveau.

Du begleitest Teilnehmende auf ihrer Lernreise und sorgst dafür, dass unsere Kunden ihre Trainingsziele erreichen und die bestmögliche Lernerfahrung mit uns haben. Dabei arbeitest Du eng mit Sales, Coaching, Learning und Engineering zusammen, nutzt Dashboards für datenbasierte Entscheidungen und übernimmst eigenständig Verantwortung für Projekte, die unsere Prozesse jeden Tag ein Stück besser machen.

Schwerpunkte Deiner Rolle

• Teilnehmendenbegleitung & Support: Du begleitest Teilnehmende organisatorisch durch den gesamten Weiterbildungszyklus – von Onboarding bis Abschluss. Dabei beantwortest du Support-Anfragen zuverlässig und erkennst Abbruchrisiken frühzeitig.
• Prozesse & Automatisierung: Du stellst reibungslose Abläufe sicher, optimierst diese kontinuierlich und identifizierst Automatisierungspotenziale zur Effizienzsteigerung interner Prozesse und Weiterentwicklung unserer Workflows
• Koordination & Schnittstelle: Du bist eine Kommunikationsschnittstelle zu Teilnehmenden und relevanten Stakeholdern (z. B. Sales, Coaching, Learning, Engineering)
• Datenarbeit & Dashboards: Du arbeitest datenorientiert und nutzt täglich Dashboards, um Deine Aufgaben zu steuern und Entscheidungen zu treffen.
• Projektverantwortung & Agilität: Du übernimmst eigenständig Projekte, definierst Key Results und arbeitest flexibel in sich ändernden Prozessen.

Das bringst Du mit

• Abgeschlossenes Studium (z. B. Betriebswirtschaftslehre, Wirtschaftsinformatik oder vergleichbar) oder vergleichbare Qualifikation sowie ein gutes Verständnis für Daten und den sinnvollen Einsatz von KI zur Automatisierung und Optimierung von Prozessen
• Technische Affinität und schnelle Einarbeitung in administrative Tools; idealerweise erste Erfahrung mit Asana, HubSpot/CRM, Slack, und LMS (Learning Management System)
• Du hast echtes Interesse an Daten- und KI-Themen und nutzt KI-Tools (z. B. Claude, ChatGPT, Copilot) selbstverständlich in Deinem Arbeitsalltag, um Prozesse und Kommunikation zu optimieren.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Empathie im Umgang mit Teilnehmenden, Kund:innen und Kolleg:innen (E‑Mail, Telefon, Webinar/Meeting)
• Selbstständige, eigenverantwortliche Arbeitsweise, hohe Eigenmotivation, Teamgeist und Freude an agilen Methoden
• Vorteil: Erfahrung im Kundenservice, Customer Success oder in der Teilnehmendenbetreuung, idealerweise im Bildungs- oder SaaS-Umfeld.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (min. C1) und gute Englischkenntnisse

Das bieten wir Dir

Arbeitskultur

Dich erwartet eine lösungsorientierte und datengetriebene Arbeitsweise, eine offene Feedbackkultur sowie ein starker Teamspirit. Zwei vom gesamten StackFuel-Team gewählte Trustees unterstützen Dich bei Fragen und Anliegen als neutrale, vertrauliche Anlaufstelle.

Ownership

Übernehme ab dem ersten Tag Verantwortung, bringe Deine eigenen Ideen aktiv ein, gestalte Prozesse nachhaltig und präge unsere Abläufe maßgeblich mit.

Hybrides Arbeiten

Wir arbeiten in einem hybriden Modell und sind üblicherweise 3 Tage pro Woche vor Ort in unserem Office in Berlin.

Workation

Bis zu 10 Tage pro Jahr kannst Du von überall aus der EU, dem EWR und der Türkei arbeiten.

Raum für Austausch

Regelmäßiger Austausch im Team, saisonale Feiern und eine immer gut gefüllte Küche sorgen für ein lebendiges Miteinander.

Weiterentwicklung

Absolviere unsere Online-Trainings, um Deine fachlichen Fähigkeiten auszubauen und Dich zur Expert:in für Daten und KI zu entwickeln.