Chefsekretär (m/w/d) des Oberbürgermeisters

Bautzen; Bautzen; Vor Ort; EUR 31.000 - 40.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

betriebliche Altersvorsorge

Jahressonderzahlung

flexible Arbeitszeiten

Fortbildungsmöglichkeiten

gesundheitsmanagement

Zusammenfassung

Große Kreisstadt Bautzen sucht eine engagierte Chefssekretärin bzw. einen Chefssekretär (m/w/d) des Oberbürgermeisters. Die Position ist Vollzeit mit 39 Wochenstunden und erfolgt im Rahmen einer Mutterschafts-/Elternzeitvertretung.

Zu den Aufgaben gehören die Koordination der Oberbürgermeistertermine, eigenständige Bearbeitung von Korrespondenz, Protokollführung und die Vorbereitung von Sitzungen. Voraussetzung ist eine abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement sowie Erfahrung im Sekretariat.

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau/zum Kaufmann für Büromanagement.
• Mehrjährige Berufserfahrung in der Sekretariatsarbeit ist von Vorteil.
• Sehr gute MS-Office Kenntnisse; Outlook-gestützte Terminvereinbarungen.

Aufgaben

• Koordinierung aller Termine des Oberbürgermeisters.
• Sach- und fristgemäße Erledigung von Assistenzaufgaben für den Oberbürgermeister.
• Eigenständige Bearbeitung von Korrespondenz und Post.
• Schriftgut von allgemeinen Geschäftsakten verwalten.
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Gremiensitzungen.
• Erstellung von Sitzungsunterlagen und Protokollen.

Kenntnisse

Terminplanung

Terminkoordination

Schriftverkehr

Outlook

Office-Kenntnisse

Zuverlässigkeit

Selbstständige Arbeitsweise

Teamfähigkeit

Kommunikationsstärke

Flexibilität

ALLRIS

MS Office

Ausbildung

Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement

Tools

ALLRIS

MS Office

Jobbeschreibung

"Den meisten Leuten sollte man in ihr Wappen schreiben: Wann eigentlich, wenn nicht jetzt?"
Kurt Tucholsky

Trauen Sie sich! Die Große Kreisstadt Bautzen sucht Menschen mit Engagement, Herzblut und Expertise. Gemeinsam mit circa 500 Beschäftigten arbeiten Sie aktiv für die Verwaltung einer der familienfreundlichsten Mittelstädte Deutschlands.

Stellen Sie sich der Herausforderung und bewerben Sie sich auf die im Rahmen einer Mutterschafts- bzw. Elternzeitvertretung befristet zu besetzende Stelle als

Chefsekretär (m/w/d) des Oberbürgermeisters

(Entgeltgruppe 6 TVöD-VKA)

und werden Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt Teil der Bautzener Stadtverwaltung, in Vollzeit mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 39 Wochenstunden.

Zu Ihren Aufgaben zählen dabei:

• Koordinierung aller Termine des Oberbürgermeisters


• sach- und fristgemäße Erledigung von Assistenzaufgaben für den Oberbürgermeister


• eigenständige Bearbeitung von Korrespondenz und Post


• Schriftgut von allgemeinen Geschäftsakten verwalten


• sorgfältige Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Gremiensitzungen


• Erstellung von Sitzungsunterlagen


• Ausfertigung von Protokollen im Rahmen des Sitzungsdienstes


• Empfang von Gästen und Bürgern

Das bringen Sie mit:

Qualifikation

• erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau/zum Kaufmann für Büromanagement (oder Fachangestellte/-n für Bürokommunikation oder Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikationoder Bürokauffrau/Bürokaufmann)


• mehrjährige Berufserfahrung in der Sekretariatsarbeit ist von Vorteil

Expertise

• professioneller und versierter Umgang mit gängigen Office-Anwendungen (z. B. Terminvereinbarung via Outlook, Serienbrieferstellung, etc.)


• uneingeschränkte Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit


• selbständige und proaktive Planung von Aufgaben und Terminen


• Organisationsgeschick sowie gründliche und gewissenhafte Arbeitsweise


• sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift; sehr gute schreibtechnische Fähigkeiten


• souveränes Auftreten sowie sehr gute Umgangsformen


• Kommunikationsstärke und ausgeprägte Serviceorientierung


• Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten (z. B. Abendarbeit) bei Protokollführung in Sitzungen der Ausschüsse und des Stadtrates


• wünschenswert sind Erfahrungen mit der Software ALLRIS


• sicherer Umgang mit den einschlägigen MS-Office-Paket

Kompetenz & Persönlichkeit

• Teamgeist und Freude eigene Ideen in bestehende Strukturen und Prozesse einzubringen


• Durchsetzungsfähigkeit


• strukturierte und organsierte Arbeitsweise


• sehr gute kommunikative Fähigkeiten


• eine schnelle Auffassungsgabe


• ein hohes Maß an Selbstständigkeit und Zuverlässigkeit


• überdurchschnittliches Engagement und Flexibilität


• Loyalität gegenüber dem Arbeitgeber und Vorgesetzten


• Sprachkenntnisse der deutschen Sprache mind. auf C1-Niveau

Wir überzeugen Sie mit:

• attraktiven Aufgaben in einem vielfältigen und interessanten Tätigkeitsfeld


• leistungsgerechter Vergütung nach TVöD (VKA) mit betrieblicher Altersvorsorge, Jahressonderzahlung und vermögenswirksamen Leistungen


• jährlich 30 Tage (ab 2027 31 Tage) Erholungsurlaub (bei einer 5-Tage-Woche), 24.12. und 31.12. arbeitsfrei


• Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch flexible Gleitzeit


• individuellen Fortbildungsmöglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Entwicklung


• einem betrieblichen Gesundheitsmanagement

Sie passen zum Anforderungsprofil und sind interessiert? – Wir auch. Gern möchten wir Sie kennenlernen!

(Bei postalischen Bewerbungen bitten wir um Beachtung, dass eine Rücksendung von Bewerbungsunterlagen nur möglich ist, wenn der Bewerbung ein ausreichend frankierter Rückumschlag beiliegt.)

Bewerbungen grundsätzlich geeigneter schwerbehinderter Menschen, auch gleichgestellter im Sinne des § 2 Abs. 3 Sozialgesetzbuch – Neuntes Buch (SGB IX) –, werden bei vergleichbarer Qualifikation besonders berücksichtigt. Ein entsprechender Nachweis ist den Bewerbungsunterlagen beizulegen.

Bis zum Abschluss des Auswahlverfahrens werden Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) sowie des Sächsischen Datenschutzdurchführungsgesetzes (SächsDSDG) gespeichert und ausschließlich für den Zweck dieses Verfahrens verarbeitet und genutzt. Vertraulichkeit sichern wir Ihnen zu.

Kontakt bei fachlich-inhaltlichen Fragen zur Stelle: Herr Oberbürgermeister Vogt Tel. [phone] - 192

Kontakt bei Fragen zum Bewerbungsprozess:Frau Grüttner, Tel. [phone] - 127