CEO (m / w / d)

Dr. Heimeier Executive Search; Baden-Württemberg; Vor Ort; EUR 40.000 - 80.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine innovative Firma sucht einen Office Manager & Executive Assistant, der das Team unterstützt und den CEO entlastet. In dieser spannenden Rolle bist du die zentrale Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung und externen Partnern. Du wirst für die Organisation des Büroalltags verantwortlich sein, Meetings vorbereiten, vertrauliche Informationen bearbeiten und interne Prozesse optimieren. Das Unternehmen bietet ein modernes Arbeitsumfeld, hybrides Arbeiten und zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten. Wenn du ein Organisationstalent mit proaktiver Denkweise bist, könnte dies die perfekte Gelegenheit für dich sein!

Leistungen

30 Urlaubstage im Jahr

Wettbewerbsfähiges Gehalt

Vertrauensarbeitszeit

Großzügiges Weiterbildungsbudget

Teamevents

Pluxee Gutscheine

Moderne Arbeitsmittel (MacBook, Monitor)

Feedbackgespräche

Individueller Weiterbildungstag pro Monat

Qualifikationen

• Mindestens 2 Jahre Erfahrung in Administration oder Office Management.
• Sicherer Umgang mit MS Office und Erfahrung mit ERP oder CRM-Systemen.

Aufgaben

• Unterstützung des CEO in administrativen und strategischen Aufgaben.
• Planung und Umsetzung von Team-Events und Geschäftsreisen.
• Optimierung interner Prozesse und Verwaltung von Dokumenten.

Kenntnisse

Organisationstalent

Proaktive Denkweise

MS Office (Excel, Word, PowerPoint)

Fließende Deutschkenntnisse

Fließende Englischkenntnisse

Vertrauliche Informationsbearbeitung

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Weiterbildung zum Fachwirt/in für Büro- und Projektorganisation

Tools

Notion

Google Drive

DATEV

ERP-Systeme

CRM-Systeme

Jobbeschreibung

Standort: Konstanz direkt am See. Hybrides Arbeiten möglich.

Ein kleines Stück Papier mit Zahlen, die das Potenzial haben, ein Leben für immer zu verändern! Ok, ersetzen wir das Papier durch eine App und eine Person gegen 400.000 Nutzer monatlich. This is our Business!

Du bist ein Organisationstalent, denkst proaktiv mit und hältst dem CEO und Operation Team den Rücken frei? Dann suchen wir genau dich!

Als Office Manager & Executive Assistant (m/w/d) bist du die zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Teams und externen Partnern. Du sorgst für einen reibungslosen Büroalltag, unterstützt den CEO in administrativen und strategischen Aufgaben und optimierst unsere internen Prozesse.

Deine Aufgaben:

CEO Assistenz & Strategische Unterstützung

• Enge Zusammenarbeit mit dem CEO, Terminplanung, Priorisierung & Koordination.
• Vorbereitung von Meetings, Entscheidungsvorlagen & Präsentationen.
• Protokollführung & Follow-ups aus internen und externen Meetings.
• Diskrete & professionelle Bearbeitung vertraulicher Informationen.
• Sicherstellung eines strukturierten Bürobetriebs, Verwaltung von Hardware, Inventar & Dokumenten.
• Pflege & Optimierung interner Tools wie Notion, Google Drive & CRM-Systeme.
• Unterstützung bei Datenschutz & Vertragsangelegenheiten.

Finanz & Verwaltungsaufgaben

• Vorbereitung von Rechnungen & Zahlungen, Spesenabrechnungen etc.
• Kommunikation mit Behörden & externen Dienstleistern.

Event & Reisemanagement

• Planung & Umsetzung von Team-Events inkl. Budgetkontrolle.
• Organisation von Geschäftsreisen, inklusive Buchung & Abrechnung.

Dein Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Weiterbildung, z.B. Fachwirt/in für Büro- und Projektorganisation oder ähnliches.
• Mindestens 2 Jahre Erfahrung in Administration, Office Management oder Assistenzrollen.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Excel, Word, PowerPoint), DATEV und Erfahrung mit ERP oder CRM-Systemen.
• Fließende Deutsch- & Englischkenntnisse (C1/C2).

Was wir dir bieten:

Vergütung & Work-Life-Balance:

• Wettbewerbsfähiges Gehalt und Vertrauensarbeitszeit.
• 30 Urlaubstage im Jahr und hybrides Arbeitsmodell.
• 2 zusätzliche Feiertage (24.12, 31.12).
• Großzügiges Weiterbildungsbudget.
• 2 ausgefallene Teamevents (4 Tage) pro Jahr.
• Pluxee Gutscheine im Wert von 108,45 pro Monat.

Kommunikation & Vertrauen:

• Eine offene, ehrliche und direkte Kommunikation. Deine Ideen sind willkommen!
• Ein Feedbackgespräch jedes Quartals, um gemeinsam zu wachsen.

Modernes Arbeiten:

• Alles, was du für deinen Arbeitsalltag brauchst: MacBook, Monitor, Kopfhörer und mehr.
• Ein modernes und inspirierendes Arbeitsumfeld in Berlin oder in Konstanz am Bodensee mit einer großzügigen Dachterrasse.

Individuelle Weiterbildung:

• Ein Weiterbildungstag pro Monat und ein großzügiges Weiterbildungsbudget für deine persönliche Entwicklung.
• Ein erfahrener Teamkollege begleitet dich von Anfang an, um dir bei deinem Einstieg zu helfen.

Das Team:

• Wir sind ein bunt gemixter Haufen aus unterschiedlichen Nationen mit unterschiedlichen Hintergründen. Wir unterscheiden nicht nach Religion, Geschlecht, Alter, Familienstand. Für uns steht im Mittelpunkt, was du kannst!

Wir erschaffen die innovativsten, benutzerfreundlichsten und modernsten Anwendungen, um Lotto für jeden zugänglich zu machen und zu glauben, dass das gemeinsame Träumen und Hoffen durch Lotto das Leben bestärkt.

Lotto hat auch einen sozialen Aspekt der Umverteilung. So werden 23% der Einnahmen an soziale Einrichtungen gespendet. Wir sehen uns in der Verantwortung, mit dem Ertrag aus unseren Produkten diesem Geist zu entsprechen, möchten die soziale Verantwortung als Unternehmen nach außen tragen, Vorbild für andere sein und uns aktiv an der Teilhabe der Gesellschaft beteiligen und engagieren. Wir wollen energie- und umweltbewusst arbeiten und unseren Teil an einer nachhaltigen Gesellschaft leisten.

Nutzerzentriert:

Bei unseren Produkten steht der Benutzer an erster Stelle. Wir möchten Produkte kreieren, die nutzerfreundlich, zugänglich, barrierefrei, übersichtlich, vertrauensvoll, transparent, datenbasiert, lean, persönlich und unterstützend funktionieren. Feedback unserer Kunden nehmen wir uns zu Herzen. Mit einem exzellenten Service-Angebot gewährleisten wir, dass die Bedürfnisse und Anliegen unserer Kunden stets Gehör finden.

Außergewöhnlich:

Wir wollen mit viel Liebe fürs Detail coole, clevere und außergewöhnliche Produkte schaffen, die immer am Puls der Zeit sind. Wir möchten, dass unsere Produkte State of the Art sind und anderen als Vorbild dienen. Wir nehmen nicht den einfachsten Weg, sondern streben stets nach einer Verbesserung der gegenwärtigen Gegebenheiten. Unsere Produkte sollen sich abheben und einzigartige Lösungen anbieten.

Unsere Produkte sollen Spaß machen und sinnvolle Begleiter im Alltag unserer Kunden sein. Wir möchten Spaß an der Arbeit und im Team haben sowie unkonventionelle Ideen vorantreiben, um unterhaltsame Produkte zu erschaffen. Wir glauben, dass Träume und Hoffnungen nicht nur unsere Kunden inspirieren, sondern auch uns und unsere Arbeit.

Wir wollen uns nicht mit dem Status Quo abfinden und uns stetig mit zukunftsorientierten Lösungen beflügeln. Dabei machen wir keinen Unterschied, ob es um unsere Produkte, bestimmte Technologien, unsere Arbeitsethik oder unsere gesellschaftliche Verantwortung geht. Wir wollen am gesellschaftlichen Wandel und der Digitalisierung partizipieren und uns selbst weiterentwickeln.

Klingt nach dir?