Büroleiter:in

Trost Progress; Mannheim; Vor Ort; EUR 42.000 - 68.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Trost Progress in Mannheim sucht einen Back Office Manager (m/w/d), der Verantwortung übernimmt und dafür sorgt, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft. Du bist eine der Personen, bei denen intern die Fäden zusammenlaufen.

Du arbeitest eng mit der Geschäftsleitung und verschiedenen Bereichen der Unternehmensgruppe zusammen, koordinierst Termine, planst Reisen, erstellst Protokolle und hältst Stammdaten aktuell.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.

Aufgaben

• Termin- und Meetingkoordination sowie interne Abstimmungen.
• Unterstützung der Geschäftsleitung im Tagesgeschäft.
• Telefonische und schriftliche Korrespondenz.
• Planung von Geschäftsreisen inkl. Reisekostenabrechnungen.
• Protokolle, Tabellen, Übersichten und weitere Unterlagen erstellen.
• Dokumente und Stammdaten aktuell halten.
• Koordination externer Dienstleister und Freie Mitarbeitende.
• Unterstützung bei internen und externen Prüfungen.
• Fuhrparkorganisation und Beschaffung von Materialien.

Kenntnisse

Organisationstalent

Back Office Erfahrung

Strukturierte Arbeitsweise

MS Office

Englischkenntnisse

Zuverlässigkeit

Diskretion

Kommunikationsstärke

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Organisation ist genau dein Ding – aber klassische Assistenz ist dir zu langweilig?

Für unseren Kunden, eine rasant wachsende, international aufgestellte Unternehmensgruppe mit Hauptsitz in Mannheim, suchen wir einen Back Office Manager (m/w/d), der gerne Verantwortung übernimmt, mitdenkt und dafür sorgt, dass im Hintergrund alles läuft.

Das bedeutet auch: Hier sind Strukturen nicht für die nächsten 20 Jahre in Stein gemeißelt. Das Unternehmen entwickelt sich schnell, neue Märkte kommen hinzu und Verantwortungsbereiche wachsen.

Genau jetzt ist ein ziemlich guter Zeitpunkt, einzusteigen.

Deine Aufgabe

Du bist eine der Personen, bei denen intern die Fäden zusammenlaufen.

Dabei geht es nicht darum, den ganzen Tag Termine zu verschieben und E-Mails weiterzuleiten. Du bekommst einen vielseitigen Verantwortungsbereich und arbeitest eng mit der Geschäftsleitung und unterschiedlichen Bereichen der Unternehmensgruppe zusammen.

• Du organisierst und koordinierst Termine, Meetings und interne Abstimmungen.
• Du unterstützt die Geschäftsleitung organisatorisch im Tagesgeschäft.
• Du übernimmst die telefonische und schriftliche Korrespondenz.
• Du planst Geschäftsreisen, buchst diese und kümmerst dich um die anschließenden Reisekostenabrechnungen.
• Du erstellst Protokolle, Tabellen, Übersichten und andere Unterlagen.
• Du hältst Dokumente und Stammdaten aktuell und sorgst dafür, dass Informationen dort zu finden sind, wo sie gebraucht werden.
• Du koordinierst externe Dienstleister und freie Mitarbeitende.
• Du unterstützt bei internen und externen Prüfungen.
• Du kümmerst dich um organisatorische Themen rund um den Fuhrpark.
• Du unterstützt bei der Materialbeschaffung und behältst Bestellungen und Einkaufsthemen im Blick.
• Und ganz wichtig: Du erkennst selbst, wo etwas getan werden muss, und wartest nicht darauf, dass dir jemand jeden einzelnen Schritt vorgibt.

Wir suchen vor allem jemanden, der richtig gut organisiert ist und Lust auf ein schnelles, unternehmerisches Umfeld hat.

Idealerweise bringst du mit:

• eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation,
• erste oder mehrjährige Erfahrung im Back Office, Office Management, in der Assistenz oder einer vergleichbaren organisatorischen Funktion,
• eine sehr strukturierte und eigenständige Arbeitsweise,
• einen sicheren Umgang mit MS Office und digitalen Tools,
• sehr gute Deutsch- und gute bis sehr gute Englischkenntnisse,
• Kommunikationsstärke und ein souveränes Auftreten,
• absolute Zuverlässigkeit und Diskretion.

Und vielleicht am wichtigsten:

Du musst Lust auf Dynamik haben.

Wenn du einen Konzern suchst, in dem für jeden Vorgang seit 15 Jahren ein festgelegter Prozess existiert, ist das wahrscheinlich nicht dein Umfeld.

Wenn du dagegen gerne mitdenkst, pragmatisch Lösungen findest und Spaß daran hast, gemeinsam mit einem Unternehmen zu wachsen, könnte es ziemlich gut passen.

Warum die Position gerade jetzt spannend ist

Unser Kunde gehört zu den Unternehmen, bei denen aktuell wirklich etwas passiert.

Aus Mannheim heraus wurde in den vergangenen Jahren eine international agierende Unternehmensgruppe aufgebaut. Neben Deutschland ist das Unternehmen inzwischen unter anderem in Amsterdam, Miami und Shenzhen vertreten.

Und das Wachstum geht weiter.

Für dich bedeutet das:

Du steigst nicht ein, wenn alles fertig aufgebaut ist – sondern während der nächsten Entwicklungsphase.

Du arbeitest mit einem jungen, ambitionierten Team, bekommst kurze Entscheidungswege und hast die Möglichkeit, deinen eigenen Verantwortungsbereich mitzuentwickeln.

Dazu kommen:

• ein modernes New-Work-Office in Mannheim,
• ein internationales Arbeitsumfeld,
• Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten,
• kurze Entscheidungswege,
• echte Aufstiegsperspektiven
• und ein Team, das nicht nur gemeinsam arbeitet, sondern auch außerhalb des klassischen Arbeitsalltags viel zusammen macht.

Klingt nach dir?

Dann möchten wir dich kennenlernen.

Uns interessiert dabei weniger der perfekte Lebenslauf als die Frage, ob du jemand bist, auf den man sich verlassen kann, der den Überblick behält und Lust darauf hat, Teil einer echten Wachstumsgeschichte zu werden.