Bürokraft / Assistenz mit Gutachtenerstellung (w/m/d)

Profiling Institut; Düsseldorf; Hybrid; EUR 28.000 - 38.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Homeoffice-Option

Flexible Arbeitszeit

Gute Einarbeitung

Zusammenfassung

Profiling Institut in Düsseldorf sucht eine Bürokraft/Assistenz mit Gutachtenerstellung (w/m/d) für 25–35 Stunden pro Woche. Start ab sofort. Sie sind die erste Stimme des Instituts am Telefon, koordinieren Termine, bereiten Unterlagen vor und versenden Gutachten.

Zu Ihren Aufgaben gehören Büroorganisation, Korrespondenz, Datenschutz, Rechnungslegung sowie die eigenständige Endkontrolle der Gutachten. Sie arbeiten teilweise im Homeoffice und unterstützen ein freundliches Team.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement) oder vergleichbare Erfahrung.
• Sicherer Umgang mit MS Office, Kalendern und Online-Tools.
• Freude am Schreiben, sehr gute Deutschkenntnisse und Auge für Details.
• Gute Kenntnisse im Umgang mit KI, Vorgaben beachten und Ergebnisse prüfen.
• Organisationstalent und strukturierte, selbstständige Arbeitsweise – auch im Homeoffice.

Aufgaben

• Telefon und E-Mail-Kontakt zu Klienten und Eltern; Anliegen weiterleiten.
• Terminplanung, Vor- und Nachbereitung von Beratungstagen, Datenschutz beachten.
• Gutachtenerstellung basierend auf Testauswertungen und Vorgaben, Endkontrolle und Versand.
• Unterlagenmanagement, Korrespondenz und allgemeine Verwaltungsaufgaben.

Kenntnisse

MS Office

Kalender- & Terminverwaltung

Schreiben & Deutschkenntnisse

Datenschutzkenntnisse

KI-Kompetenz

Kundenservice

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Jobbeschreibung

Bürokraft / Assistenz mit Gutachtenerstellung (w/m/d) – Profiling Institut, Düsseldorf. Arbeitszeit variabel 25 bis 35 Stunden pro Woche, Start ab sofort.

Damit sich unsere Beraterinnen und Berater ganz auf die Menschen konzentrieren können, braucht es jemanden, der im Hintergrund die Fäden in der Hand hält. Sie sind die erste Stimme des Profiling Instituts am Telefon, sorgen für reibungslose Abläufe im Büro und machen aus Testergebnissen und Beratungsnotizen professionelle, sorgfältig gestaltete Gutachten.

Telefon und Kundenkontakt

• Sie nehmen Anrufe und E-Mails von Interessent:innen, Eltern und Klient:innen entgegen, beantworten Fragen zu unseren Beratungen und leiten Anliegen an die richtige Stelle weiter.
• Sie bearbeiten Terminanfragen und begleiten Interessent:innen freundlich und verbindlich bis zum gebuchten Termin.
• Sie sind Ansprechperson vor und nach der Beratung – für Unterlagen, Rückfragen und den Versand der Gutachten.

Büroorganisation

• Sie koordinieren Beratungs- und Testtermine und behalten Kalender, Räume und Online-Termine im Blick.
• Sie bereiten Beratungstage organisatorisch vor: Unterlagen, Zugänge zu Online-Verfahren, Erinnerungen an die Klient:innen.
• Sie übernehmen Korrespondenz, Internetrecherche, Ablage und Dokumentation – mit konsequenter Beachtung des Datenschutzes, denn wir arbeiten mit sensiblen persönlichen Daten.
• Sie unterstützen bei Rechnungsstellung und allgemeinen Verwaltungsaufgaben und bringen eigene Ideen für effizientere Abläufe ein.

Gutachtenerstellung

• Sie erstellen unsere Gutachten auf Basis der Testauswertungen und der Vorgaben der Beratenden – von der Übernahme der Ergebnisse über Profile und Grafiken bis zum fertigen Dokument.
• Sie achten auf Vollständigkeit, einheitliche Struktur, korrekte Werte und fehlerfreie Sprache und halten unsere verbindlichen Qualitätsstandards ein.
• Sie setzen KI-Werkzeuge gezielt ein, um Texte vorzubereiten und zu prüfen, und sorgen dafür, dass jedes Gutachten fachlich stimmig und persönlich bleibt.
• Sie übernehmen die Endkontrolle und den fristgerechten Versand.

Das bringen Sie mit

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement) oder vergleichbare Erfahrung in Office-Management oder Assistenz
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie Kalendern und Online-Tools
• Freude am Schreiben, sehr gute Deutschkenntnisse und ein Auge für Details
• Gute Kenntnisse im Umgang mit KI: Sie arbeiten routiniert mit KI-Assistenten, formulieren präzise Anweisungen, prüfen die Ergebnisse kritisch und behalten den Datenschutz im Blick.
• Organisationstalent und eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise – auch im Homeoffice und wenn mehrere Dinge gleichzeitig anstehen
• Eine freundliche, offene und zuverlässige Persönlichkeit: Sie sind am Telefon gerne der erste Eindruck des Instituts, gehen serviceorientiert auf Menschen zu, bleiben auch bei vollem Kalender gelassen, und auf Ihre Zusagen ist Verlass.
• Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Von Vorteil: Erfahrung in einer Beratungs-, Praxis- oder Bildungseinrichtung

Rahmenbedingungen

• Variable Arbeitszeit zwischen 25 und 35 Stunden pro Woche
• 50 bis 70 % der Arbeitszeit im Homeoffice möglich
• Gründliche Einarbeitung in Abläufe und Gutachtenstandards