Beschäftigte/n als Assistenz im Büro der Abteilungsleitung Hochschulen und Digitalisierung (w/m/d)

Universitätsklinikum Ulm; Stuttgart; Vor Ort; EUR 100.000 - 125.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine renommiertes Universitätsklinikum in Stuttgart sucht eine/n Verwaltungsmitarbeiter/in für das Büro der Abteilungsleitung. Die Position umfasst die Koordination von Terminen, die Organisation von Meetings und die Unterstützung bei Dienstreisen. Bewerber sollten eine Ausbildung im Verwaltungsbereich sowie gute MS-Office-Kenntnisse mitbringen. Flexible Arbeitszeiten und ein gesundes Arbeitsumfeld werden geboten.

Leistungen

Übertarifliche Vergütung nach EG 7 TV L

Flexible Arbeitszeiten

Unterstützung der Mobilität (JobTicket BW und JobBike BW)

Umfangreiches Gesundheitsmanagement

Vielfältiges Fortbildungsangebot

Qualifikationen

• Ausbildung als Fachangestellte/r für Bürokommunikation oder vergleichbar.
• Erste berufliche Erfahrungen im Hochschul- oder Verwaltungsbereich wünschenswert.
• Selbstständiges und eigeninitiatives Arbeiten.

Aufgaben

• Koordination von Terminen, Meetings und Video Konferenzen.
• Unterstützung der Abteilungsleitung bei der Organisation von Meetings.
• Planung von Dienstreisen und Erstellung der Reisekostenabrechnung.

Kenntnisse

Kommunikation

Organisation

MS-Office

Ausbildung

Ausbildung im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich

Jobbeschreibung

Das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg ist für sämtliche Hochschulen des Landes, den größten Teil der außeruniversitären Forschungseinrichtungen, die Einrichtungen der Universitätsmedizin, die wissenschaftlichen Bibliotheken und Archive sowie bedeutende Kunsteinrichtungen Baden-Württembergs zuständig. Mit seinen rund 370 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern unterstützt das Ministerium die Arbeit dieser Institutionen, fördert Innovationen, initiiert Reformen und trägt damit zur Zukunftsgestaltung des Landes Baden-Württemberg bei.



Ihre Aufgaben:
• Sie koordinieren für die Abteilungsleiterin Termine, Meetings und Video Konferenzen und führen den Terminkalender.
• Sie unterstützen die Abteilungsleitung bei der Organisation von Meetings.
• Sie planen Dienstreisen und erstellen die Reisekostenabrechnung.
• Sie erledigen den Telefonverkehr und übernehmen allgemeine Sekretariatsaufgaben.
• Sie übernehmen abteilungsspezifische Dokumentation.
• Sie empfangen Besprechungsgäste im Haus.

Wir bieten:
• für die Tätigkeit im Büro der Abteilungsleitung eine übertarifliche Vergütung nach EG 7 TV L bei einer unbefristeten Einstellung in der EG 5 TV-L.
• eine abwechslungsreiche Aufgabenstellung.
• flexible Arbeitszeiten und familienfreundliche Arbeitszeitmodelle, zertifiziert nach Audit Beruf und Familie.
• einen verkehrsgünstig gelegenen Arbeitsplatz im Zentrum von Stuttgart.
• die Unterstützung Ihrer Mobilität mit dem JobTicket BW und JobBike BW.
• ein umfangreiches Gesundheitsmanagement.
• ein vielfältiges Fortbildungsangebot.

Ihr Profil:
• Sie verfügen über eine Ausbildung im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich (z.B. Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Justiz- oder Verwaltungsangestellte/r) oder über eine kaufmännische Ausbildung.
• Sie interessieren sich für Hochschulen und Digitalisierung und haben idealerweise bereits erste berufliche Erfahrungen in diesem Bereich.
• Sie sind kommunikativ im direkten und fernmündlichen Kontakt innerhalb wie außerhalb des Hauses.
• Sie sind routiniert in der Terminabstimmung, in der Planung und Organisation von Dienstreisen sowie der Reisekostenabrechnung.
• Sie besitzen sehr gute Kenntnisse im MS-Office-Bereich.
• Sie sind eigeninitiatives und selbstständiges Arbeiten gewohnt.
• Sie bleiben offen, kommunikativ und zugewandt, selbst in stressigeren Situationen.

Informationen zur Datenerhebung und -verarbeitung finden Sie auf unserer Homepage unter: https://mwk-bw.de/datenschutz-bewerbungsverfahren