Beschäftigte/Beschäftigter (m/w/d) Vorzimmer der Abteilungsleitung

Bundespolizei; Potsdam; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub und Gleittage

DeutschlandTicket für ÖPNV

Jahressonderzahlung

Stellenzulage

Job summary

Bundespolizei sucht Beschäftigte/Beschäftigten (m/w/d) im Vorzimmer der Abteilungsleitung in Potsdam. Die Stelle ist unbefristet, vollzeit und entspricht der Vergleichbarkeit mit dem mittleren Dienst. Dienstbeginn ist der 1. Februar 2027.

Aufgaben umfassen organisatorische Unterstützung, Büroverwaltung, Korrespondenz sowie die Reiseorganisation. Anforderungen: abgeschlossene Verwaltungs- oder kaufmännische Ausbildung, Erfahrung im Vorzimmer, sicherer Umgang mit MS Office und Vertraulichkeit.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder kaufmännische Ausbildung mit mindestens dreijähriger Dauer.

Responsibilities

• Organisatorische/administrative Unterstützung der Abteilungsleitung, Vorbereitung von Besprechungen und Besuchern
• Bearbeitung von Vorgängen im Büro und Verwaltungsbereich
• Telefon- und E-Mail-Korrespondenz sowie Terminkoordination
• Organisation und Nachbereitung von Dienstreisen inkl. Abrechnung über das elektronische System

Skills

Vorzimmersergänzende Organisation

MS-Office-Kompetenz

Vertraulichkeit

Teamfähigkeit

Kommunikationsstärke

Education

Verwaltungsfachangestellte/r (m/w/d) oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung

dreijährige Ausbildungsdauer

Tools

Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)

Videokonferenzsysteme

Job description

Beschäftigte/Beschäftigter (m/w/d) Vorzimmer der Abteilungsleitung

Vollzeit

Laufbahn Tarif:

Beschäftigte vergleichbar mittlerer Dienst

Dienstbeginn:

1. Februar 2027

Befristung:

unbefristet

Einstiegsqualifikation:

Berufsausbildung

Bundespolizeipräsidium
Abteilung 3 - Kriminalitätsbekämpfung

Dienstort:

Heinrich-Mann-Allee 103
14473 Potsdam

Tätigkeitsprofil

WIR SIND SICHERHEIT – ob an Land, in der Luft oder auf See. Gemeinsam sind wir ein Team mit und ohne Uniform. Werden Sie Teil einer der größten Sicherheitsbehörden Deutschlands und wirken Sie aktiv mit über 55.000 Kolleginnen und Kollegen an der Sicherheitsstruktur mit.

Als Beschäftigte/Beschäftigter (m/w/d) im Vorzimmer einer Abteilungsleiterin / eines Abteilungsleiters der Bundespolizei leisten Sie unterstützende und beratende Arbeiten für die Abteilungsleitung und bearbeiten eigenständig Aufgaben unter Berücksichtigung gesetzlicher Grundlagen.

Ihnen obligen folgende Aufgaben:

• Organisatorische und administrative Unterstützung der Abteilungsleitung, einschließlich der Vorbereitung von Besprechungen und Besuchen sowie des Empfangs von Gästen,
• Bearbeitung von Vorgängen im Büro und Verwaltungsbereich,
• Telefon- und E-Mail Korrespondenz und Terminkoordination,
• Organisation und Nachbereitung von Dienstreisen einschließlich der Abwicklung von Reiseunterlagen und Abrechnungen über das elektronische Abrechnungssystem.

Anforderungsprofil

Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellte/Verwaltungsfach-angestellten (m/w/d) odereine vergleichbare abgeschlossene kaufmännische oder Verwaltungsausbildung mit mindestens dreijähriger Ausbildungsdauer.

Wir erwarten weiterhin:

• Berufserfahrung im Bereich eines Vorzimmers,
• Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung,
• sichere Anwendungserfahrung in Microsoft-Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook), sowie im Umgang mit gängigen Videokonferenzplattformen,
• sehr gute Schreib- und Ausdrucksfähigkeit,
• stärker ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten,
• absolute Verschwiegenheit und Vertraulichkeit und
• Eigeninititative, Einsatzbereitschaft, Zuverlässigkeit, Flexibilität und Teamfähigkeit.

Das ist für Sie selbstverständlich:

• Sie sind bereit, jederzeit für die freiheitlich demokratische Grundordnung im Sinne des deutschen Grundgesetzes einzutreten.
• Sie sind bisher strafrechtlich nicht in Erscheinung getreten.

Was wir bieten

Gut versorgt - Als Bundesbehörde bieten wir Ihnen ein sicheres und regelmäßiges Gehalt. Da Sie individuelle Voraussetzungen mitbringen, können sich Ihre Verdienstmöglichkeiten unterscheiden. Unter dem folgenden Link erfahren Sie alle Einzelheiten: https://bezuegerechner.bva.bund.de/

Work-Life-Balance - 30 Tage Urlaub, Gewährung von Gleittagen, 24. und 31. Dezember arbeitsfrei, flexible Arbeitszeitgestaltung, Teilzeit in verschiedenen Modellen und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten.

Ihre Arbeitsleistung wird belohnt - Tarifbeschäftigten zahlen wir gemäß tariflicher Bestimmungen eine Jahressonderzahlung.

Der Schutz von Umwelt und Klima ist uns wichtig! - Für Ihren Weg zur Arbeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln bieten wir Ihnen das DeutschlandJobTicket und übernehmen einen Teil der Kosten für Sie.

Obendrein - Für die verantwortungsvolle Tätigkeit bei einer Sicherheitsbehörde bietet die Bundespolizei eine Stellenzulage in Höhe von 90 Euro.

Hinweise

Die Berücksichtigung Ihrer Bewerbung setzt voraus, dass Sie alle erforderlichen Nachweise, Ausbildungs-abschlüsse (bspw. Prüfungszeugnis, Urkunden, Kammernachweise) ggf. weitere Qualifikationsnachweise in Bezug auf das Anforderungsprofil einreichen.

Ich behalte mir vor, Ihre Bewerbung aus dem weiteren Verfahren auszuschließen, sofern die zuvor genannten Nachweise nicht vollständig eingereicht werden.

Bei Bewährung und mindestens sechsmonatiger Aufgabenwahrnehmung ist eine Übertragung von Aufgaben der Wertigkeit EG 8 möglich.

Sicherheit ist unser höchstes Gut! Da Sie verantwortungsvolle Aufgaben innerhalb der Bundespolizei wahrnehmen werden, ist die Durchführung einer Sicherheitsüberprüfung notwendig.

Zur Ausübung dieser Tätigkeit sind Sprachkenntnisse mindestens der Niveaustufe C1 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens erforderlich. Bewerberinnen und Bewerber bei denen die deutsche Staatsbürgerschaft nicht vorliegt, werden gebeten, einen entsprechenden Nachweis über ihre Sprachkenntnisse vorzulegen.

Die Eingruppierung in die o.g. Entgeltgruppe erfolgt, soweit die persönlichen Voraussetzungen vorliegen.

GEMEINSAM sind wir die BUNDESPOLIZEI - Egal ob Frau oder Mann, wir schätzen all unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und freuen uns, wenn noch mehr Frauen unser Team verstärken. Aus diesem Grund freuen wir uns insbesondere über Bewerbungen von Frauen.

Sicherheit kennt keine Unterschiede - Wir suchen Sie unabhängig von Alter, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung und Herkunft.

Menschen mit Behinderungen werden nach Maßgabe des Sozialgesetzbuches IX (SGB IX) und der Bundespolizei-Inklusionsvereinbarung (BIV) bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Der Arbeitsplatz ist für eine Besetzung mit Teilzeitbeschäftigten grundsätzlich geeignet.

Die Bundespolizei ist seit 2014 zertifizierter Arbeitgeber im Rahmen des „audit berufundfamilie“. Wir fühlen uns der Vereinbarkeit von Beruf und Familie besonders verpflichtet.