Office Manager (f/m/d)

Synera GmbH; Bremen, Hamburg; Vor Ort; EUR 40.000 - 55.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Synera, ein schnell wachsendes B2B-Startup in Bremen, sucht eine*n Backoffice Manager*in. Diese Rolle erfordert Organisationstalent, gute Kommunikation und Erfahrung im Office Management. Du wirst Teil eines dynamischen Teams und hast die Möglichkeit, Prozesse zu optimieren und einen echten Unterschied zu machen.

Leistungen

Persönliches Weiterbildungsbudget von 2.000€ jährlich

Möglichkeit bis zu 50% von zu Hause aus zu arbeiten

Zahlreiche Mitarbeiterbenefits

Team-Events und virtuelle Kaffeepausen

Qualifikationen

• Dich zeichnet ein echtes Organisationstalent aus und du findest selbstständig Aufgaben.
• Du kommunizierst klar, freundlich und professionell.
• Du sprichst fließend Deutsch (mind. C1) und kommst im Alltag gut mit Englisch zurecht.

Aufgaben

• Ansprechperson für organisatorische und administrative Themen.
• Unterstützung bei Buchhaltungsprozessen.
• Organisation von Offsites und Events.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikation

Jobbeschreibung

Du liebst es, Ordnung ins Chaos zu bringen, Abläufe zu verbessern und sicherzustellen, dass der Kühlschrank im Büro immer mit den Lieblingsgetränken gefüllt ist? Du machst anderen gerne das Leben leichter und weißt oft schon, was zu tun ist, bevor jemand überhaupt fragt? Dann könnte das genau dein Job sein!

Wir sind Synera – ein schnell wachsendes B2B-Startup, das die Zukunft der Engineering-Software baut. Und wir suchen eine*n Backoffice Manager*in zur Verstärkung unseres G&A Teams in Bremen. Die Rolle ist ideal für alle mit Erfahrung in Office Management, Hotellerie oder Assistenz – also Menschen, die sich in einem serviceorientierten Umfeld wohlfühlen und mit Organisationstalent sowie Struktur einen echten Unterschied machen wollen.

Diese Position kann in Teilzeit (mind. 30 Std) ausgeführt werden.
Sie erfordert mind. zwei Präsenztage in unserem Bremer Büro.

DEINE AUFGABEN

• Ansprechperson für alle organisatorischen und administrativen Themen - vom Firmentelefon über Materialbestellungen bis hin zu Büro-Organisation

• Unterstützung unserer Buchhaltungsprozesse (z.B. Belege sammeln und vorkontieren sowie Reisekosten erfassen)

• Organisation von Offsites und Events (inkl. Budgetplanung, Location-Suche und Kommunikation mit Dienstleister*innen)

• Mitarbeit an der Umsetzung unseres Information Security Management Systems (ISMS), unter anderem durch Dokumentation oder Access Control

• Tägliche Nutzung von Tools wie Moss, Lanes & Planes, Personio und Confluence - Verbesserungsvorschläge sind immer gerne gesehen

• Optimierung von administrativen und organisatorischen Prozessen

Wie eine Woche bei Synera aussehen könnte:

• Montag: Du startest die Woche mit unserem All-Handas Meeting, checkst den Briefkasten, buchst für einen unserer Account Executives einen Dienstwagen und bringst mit ein paar Lieblingsgetränken über Flaschenpost frischen Schwung in den Büro-Kühlschrank.

• Dienstag: Du sorgst dafür, dass alle neuen Mitarbeitenden einen einsatzbereiten Laptop haben, verschickst Messematerialien und bereitest unseren großen Meetingraum für die Quartalspräsentation vor.

• Mittwoch: Du nimmst an der Quartalspräsentation teil, nimmst eingehende Anrufe entgegen und koordinierst unser Catering für das Teamlunch mit externen Dienstleister*innen.

• Donnerstag: Du recherchierst passende Locations für unser nächstes Offsite-Event und vergleichst Optionen hinsichtlich Budget, Erreichbarkeit und dem gewissen Etwas.

• Freitag: Du kontierst die Belege der vergangenen Woche und bereitest die Agenda für das nächste All-Hands vor.

Sei bei unserem nächsten Teamevent dabei und habe Spaß mit allen anderen Synerians!

BENEFITS

• Du wirst Ansprechperson für das ganze Synera-Team – und bekommst Einblicke in alle Bereiche eines modernen SaaS-Startups

• Du erhältst ein persönliches Weiterbildungsbudget von 2.000€ im Jahr – z.B. für Fachliteratur, Coachings, Seminare oder Konferenzen deiner Wahl.

• Für dein körperliches, mentales und berufliches Wohlbefinden stehen dir zahlreiche Benefits zur Verfügung – u.a. Wellpass, Hansefit, nilo und persönliches Coaching.

• Arbeite bis zu 50% deiner Arbeitszeit von zu Hause - wir statten dich für dein Homeoffice aus.

• Freu dich auf Team-Events, virtuelle Kaffeepausen und spontane Afterworks. Im Sommer und Winter kommt das ganze Team für ein paar schöne Tage zusammen!

WAS DU MITBRINGST

Auch wenn du nicht alle Anforderungen zu 100% erfüllst, aber überzeugt bist, dass du viel in diese Rolle einbringen kannst: Bewirb dich! Uns ist klar, dass das manchmal Überwindung kostet – aber du musst nicht jede einzelne Anforderung erfüllen, um für die Position in Frage zu kommen.

1. Du hast ein echtes Organisationstalent und findest selbstständig Aufgaben, ohne auf To-dos warten zu müssen

2. Du packst an, bleibst dran und setzt dir eigene Deadlines, um Dinge voranzubringen

3. Du bist ein echtes Backoffice-Allroundtalent mit einem guten Gespür für Prioritäten und Dringlichkeit

4. Du kommunizierst klar, freundlich und professionell – am Telefon genauso wie per E-Mail

5. Du arbeitest gerne im Team und im Büro und hast Lust, bestehende Prozesse mitzugestalten und zu verbessern

6. Du sprichst fließend Deutsch (mind. C1) – dein Englisch muss nicht perfekt sein, aber du kommst im Alltag mit unserer internen Kommunikation auf Englisch gut zurecht

7. Idealerweise hattest du bereits erste Berührungspunkte mit Buchhaltung oder vorbereitender Buchführung und bringst ein Interesse an Themen wie Beyond Budgeting oder modernen Ansätzen im Finanzbereich mit

P.S. Synera ist ein Ort, an dem alle wachsen können und jede Stimme zählt. Ganz egal, wie du dich identifizierst oder welchen Hintergrund du mitbringst – wenn dich diese Rolle begeistert, freuen wir uns auf deine Bewerbung mit deutschem Lebenslauf (ohne Foto oder Geburtsdatum). Erzähl uns gern, wie deine Perspektive unser G&A Team bereichern kann.

Warum Synera?

Synera entwickelt die führende KI-Agenten-Plattform für den Ingenieurbereich, die die Kapazitäten von Ingenieur*innen vervielfacht und Entwicklungszyklen drastisch verkürzt. Durch die Ermöglichung intelligenter, autonomer digitaler Mitarbeitender verändert Synera grundlegend, wie Engineering-Teams arbeiten, Entscheidungen treffen und Ergebnisse liefern.