Assistenz (w/m/d) des Präsidiums

Technische Universität Darmstadt; Darmstadt; Vor Ort; EUR 48.000 - 60.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Entfaltung und Gestaltung

Urlaub/Bildungsurlaub

Nachhaltig und Mobil

Fit und Gesund

Work-Life-Balance

Altersvorsorge

Dienstrad/Fahrradleasing

Familienfreundlichkeit/Vereinbarkeit

Zusammenfassung

Die Technische Universität Darmstadt sucht eine*n Assistent*in des Präsidiums. Sie bearbeiten mündliche und schriftliche Korrespondenz in Deutsch und Englisch, koordinieren Anfragen intern und extern und unterstützen die Präsidiumsmitglieder bei administrativen Aufgaben.

Sie organisieren Besprechungen, Reisen inklusive Reisekostenabrechnung, und verwalten Teilbudgets. Ein freundliches Auftreten, Genauigkeit in Rechtschreibung/Grammatik sowie Teamfähigkeit sind uns wichtig.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Verwaltungsausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung vorteilhaft.
• Sicherer Umgang mit Standardsoftware; Freude an digitalgestützter Kommunikation.
• Sichere Formulierungen in Deutsch und Englisch; gute Rechtschreibung.

Aufgaben

• Unterstützung des Präsidiums in administrativen Angelegenheiten.
• Mündliche und schriftliche Korrespondenz in Deutsch und Englisch bearbeiten.
• Koordination interner/externer Anfragen; Organisation von Besprechungen.
• Terminkoordinierung, Dienstreisen, Reisekostenabrechnung.
• Verwaltung des Teilbudgets; Textkorrektur und Qualitätskontrollen.

Kenntnisse

Administrative Unterstützung

Organisationstalent

Teamarbeit

Kommunikationsfähigkeit

Zweisprachige Kommunikation (DE/EN)

Ausbildung

Verwaltungsausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Jobbeschreibung

Über die TU Darmstadt

Die TU Darmstadt steht für exzellente und relevante Wissenschaft. Die tiefgreifenden globalen Veränderungsprozesse – von Energiewende bis zu Künstlicher Intelligenz – gestalten wir durch herausragende Erkenntnisse und zukunftsweisende Studienangebote entscheidend mit. Unsere Spitzenforschung bündeln wir in drei Feldern: Energy and Environment, Information and Intelligence, Matter and Materials. Als eine in der Metropolregion Frankfurt-Rhein-Main verankerte und sehr stark international geprägte Universität sehen wir uns den europäischen Werten und der europäischen Integration verpflichtet.

Über unseren Bereich

Dem Präsidium obliegt die strategische und operative Leitung der TU Darmstadt. Es setzt sich zusammen aus der Präsidentin, dem Kanzler, fünf Vizepräsident:innen sowie dem Chief Communication Officer als Mitglied des erweiterten Präsidiums. Die Mitarbeiter:innen des Präsidialbereichs unterstützen und beraten die Mitglieder des Präsidiums organisatorisch, koordinierend und konzeptuell. Sie sind zudem Ansprechpartner:innen für interne und externe Anfragen.

Informationen zur Stelle

• Kennziffer: Kennziffer
• Eintrittsdatum: Besetzung
• Befristung: Befristung
• Umfang: Umfang
• Vergütung: Tarif
• Einsatzort: Einsatzort
• Bewerbungsfrist: Bewerbungsfrist

Ihre Aufgaben

Als Assistenz des Präsidiums arbeiten Sie mit zwei Kolleginnen an einer Schlüsselstelle der Hochschulleitung. Durch Ihre gemeinsame Arbeit ermöglichen Sie reibungslose Abläufe und leisten so einen Beitrag zu einer effizienten Arbeit und wertschätzenden Atmosphäre im Präsidialbereich. Wir bieten ihnen einen vielseitigen und abwechslungsreichen Arbeitsplatz, an dem es nicht langweilig wird und eine zugewandte Kommunikation mit vielen verschiedenen Menschen innerhalb der Universität im Vordergrund steht.

Wir suchen eine Kollegin oder einen Kollegen, die oder der das Präsidium bei allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten unterstützt. Sie bearbeiten die mündliche und schriftliche, digitale und analoge Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, koordinieren universitätsinterne und –externe Anfragen an das Präsidium und organisieren Besprechungen und Sitzungen. Zu Ihren Aufgaben gehört auch die Koordination der Termine der Präsidiumsmitglieder einschließlich der Organisation von Dienstreisen, Reisekostenabrechnung und die Verwaltung des dem Präsidium zugewiesenen Teilbudgets, sowie das Korrekturlesen von Texten.

Ihr Profil

Sie verfügen über eine abgeschlossene Verwaltungsausbildung sowiemehrjährige, einschlägige Berufserfahrung oder eine vergleichbare Qualifikation. Sie sind sicher in der Handhabung der Standardsoftware und haben Freude und Erfahrung in digitalgestützter Kommunikation. Sie sind sicher im Formulieren von Texten in deutscher und englischer Sprache, verfügen über exzellente Kenntnisse in Rechtschreibung und Grammatik und haben ein freundliches und verbindliches Auftreten. Flexibilität und Belastbarkeit setzen wir voraus, ebenso wie Motivation und Spaß daran, im Team zu arbeiten.

Wir bieten

Die Technische Universität Darmstadt bietet vielfältige und herausfordernde Aufgaben, eigenverantwortliches Arbeiten, aktuelle Technologien, gute kollegiale und partnerschaftliche Zusammenarbeit, bedarfsorientierte Fortbildungsmöglichkeiten und eine individuelle Personalentwicklung.

• Entfaltung und Gestaltung – ein umfassendes internes Weiterbildungsangebot sowie Möglichkeiten der Weiterqualifizierung und Entwicklung
• Urlaub/Bildungsurlaub – 30 Tage Urlaub pro Jahr (bei Vollzeit) und 5 Tage Bildungsurlaub
• Nachhaltig und Mobil – Freifahrtberechtigung im gesamten Regionalverkehr in Hessen durch das LandesTicket Hessen nach den jeweils geltenden tariflichen Bestimmungen sowie mobiles Arbeiten
• Fit und Gesund – kostenlose medizinische Vorsorgeuntersuchungen und umfangreiches vergünstigtes Sportangebot
• Work-Life-Balance – flexible Arbeitszeitmodelle; Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Altersvorsorge –Zusatzversorgung des öffentlichen Dienstes (VBL) nach den jeweils geltenden Bestimmungen
• Dienstrad/Fahrradleasing
• Familienfreundlichkeit/Vereinbarkeit Familie/Pflege/Beruf –Kinderbetreuungsangebote sowie Zahlung einer Kinderzulage (gemäß tariflichen Bestimmungen), Ferienangebote