Assistenz und Sachbearbeiter*in

Landeshauptstadt Hannover; Hannover; Hybrid; EUR 42.000 - 54.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Home-Office-Möglichkeiten

30 Tage Erholungsurlaub

Jahressonderzahlung

betriebliche Altersversorgung

Job-Ticket

Dienstrad-Leasing

Fortbildungsmöglichkeiten

flexible Arbeitszeiten

Zusammenfassung

Landeshauptstadt Hannover sucht eine qualifizierte Assistenz im Vorzimmerbereich Personal und Organisation. Sie unterstützen die Bereichsleitung, koordinieren Termine, Protokolle, Reisen und Dokumentenmanagement und arbeiten eng mit über 100 Mitarbeitenden zusammen.

Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation und bringen idealerweise langjährige Erfahrung im öffentlichen Dienst sowie hervorragende MS-Office-Kenntnisse mit.

Qualifikationen

• Eine entsprechend abgeschlossene mindestens 3-jährige Berufsausbildung, vorzugsweise in einem rechtlich geprägten, kaufmännischen bzw. verwaltungsnahen Bereich.
• Oder den erfolgreichen Abschluss des Angestelltenlehrgangs I oder vergleichbar.
• Wer nicht über einen der o.g. Abschlüsse verfügt, kann mit mindestens zwanzigjähriger Berufserfahrung im öffentlichen Dienst/Sondertarifverträge arbeiten.

Aufgaben

• Vorzimmertätigkeiten für die Bereichsleitung (Posteingang/ -ausgang, Protokollführung, Telefondienst, Terminmanagement, Organisation von Dienstreisen, Koordinierung von Arbeitsaufträgen, Berichte und Anfragen).
• Redaktionstätigkeiten im Intranet, Budgetüberwachung, Vertragsmanagement sowie Organisation von Veranstaltungen.
• Auditorbeauftragte/r für den Bereich 18.1 Personal und Organisation.
• Recherche, Digitalisierung und Mitarbeit bei Projekten.
• Mitarbeit und Vertretung im Büro der Fachbereichsleitung.Personal und Organisation.

Kenntnisse

Organisationsgeschick

Terminmanagement

Protokollführung

MS-Office-Kenntnisse

Kommunikationsstark

Teamfähigkeit

Ausbildung

Abgeschlossene mindestens 3-jährige Berufsausbildung

Angestelltenlehrgang I oder gleichwertig

20 Jahre Berufserfahrung im öffentlichen Dienst

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

für das Vorzimmer im Bereich Personal und Organisation für den Fachbereich Personal und Organisation

Der Bereich Personal und Organisation verantwortet als zentrale Organisationseinheit unter anderem die Themen Personal- und Organisationsentwicklung, Personalmarketing, das KarriereCenter sowie die Aus- und Fortbildung. In Ihrer Funktion unterstützen Sie die Bereichsleitung bei ihren vielfältigen Aufgaben und stehen zugleich als zentrale Ansprechperson für den gesamten Bereich zur Verfügung. Durch Ihre strukturierte Arbeitsweise tragen Sie maßgeblich zu einem reibungslosen Ablauf im Büro der Bereichsleitung bei und unterstützen damit die erfolgreiche Zusammenarbeit von über 100 Mitarbeitenden des Bereichs.

Ihre Aufgaben

• Vorzimmertätigkeiten für die Bereichsleitung (u. a. Posteingang und -ausgang, Protokollführung, Telefondienst, Terminmanagement, Organisation von Dienstreisen, Koordinierung von Arbeitsaufträgen, Sachstandmitteilungen, Rats- und Presseanfragen oder Besucher\*innenbetreuung inkl. Bewirtung)


• Redaktionstätigkeiten im Intranet, Budgetüberwachung, Vertragsmanagement sowie die Organisation von Veranstaltungen


• Auditorbeauftragte\*r für den Bereich 18.1 Personal und Organisation


• Recherchetätigkeiten, Digitalisierung und Mitarbeit bei Projekten


• Mitarbeit und Vertretungstätigkeiten im Büro der Fachbereichsleitung Personal und Organisation

Ihr Profil und Ihre Kompetenzen

• eine entsprechend abgeschlossene mindestens 3-jährige Berufsausbildung, vorzugsweise in einem rechtlich geprägten, kaufmännischen bzw. verwaltungsnahen Bereich


• oder den erfolgreichen Abschluss des Angestelltenlehrgangs I oder vergleichbar bzw. einen gleichwertigen Abschluss.


• Die Ausschreibung richtet sich auch an Personen, die nicht über einen der o.g. Abschlüsse verfügen, aber eine mindestens zwanzigjährige Berufserfahrung bei einem Arbeitgeber, der vom Geltungsbereich des TVöD oder eines vergleichbaren Tarifvertrages erfasst wird, oder bei einem anderen öffentlich-rechtlichen Arbeitgeber, nachweisen können.


• wünschenswert ist eine mehrjährige, mindestens 2-jährige, einschlägige Berufserfahrung im Themenfeld Büroorganisation, Assistenz oder Sekretariat

Darüber hinaus verfügen Sie über folgende Fähigkeiten und Kompetenzen:

• Erfahrungen und Kenntnisse im Personalwesen sind wünschenswert


• Rechtliche, technische und organisatorische (Fach-)Kenntnisse, die einen in die Lage versetzen, die anfallenden Aufgaben zu erledigen


• Kenntnisse über die Struktur und Arbeitsweise im Personalbereich bzw. im öffentlichen Dienst


• eine sehr gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift, sehr gute MS-Office Kenntnisse


• eine schnelle Auffassungsgabe, die Fähigkeit zum interdisziplinären und dienstleistungsorientierten Arbeiten


• Flexibilität, Selbstständigkeit, Eigeninitiative sowie (Stress)Resilienz


• Kommunikations- und Kritikfähigkeit, Teamfähigkeit, Einsatzbereitschaft


• ausgeprägte Loyalität, Integrität und Empathie


• Gender- und Diversitykompetenz

Wir bieten

• eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Aufgabe im öffentlichen Dienst


• einen sicheren Arbeitsplatz sowie eine attraktive Vergütung


• Home-Office-Möglichkeiten und flexible Arbeitszeitmodelle


• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr bei einer 5-Tage-Woche


• dienstfreie Tage am 24.12. und 31.12.


• vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten


• bei Vorliegen der tariflichen Voraussetzungen eine Jahressonderzahlung


• eine zusätzliche betriebliche Altersversorgung


• im Einzelfall eine Leistungsprämie


• ein attraktives Job-Ticket für den öffentlichen Personennahverkehr


• Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben


• Dienstrad-Leasing


• attraktive Sport- und Gesundheitsangebote

Hinweise und Werte

Die Eingruppierung richtet sich nach Entgeltgruppe E 07 TVöD (A I 3 Anlage 1 – Entgeltordnung (VKA)).

Die Vollzeitstelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet mit wöchentlich 39 Stunden zu besetzen. Die Beschäftigung ist auch in Teilzeit möglich. Wir kommen gern mit Ihnen über praktikable Arbeitszeitmodelle ins Gespräch. Die Teilzeiteignung bezieht sich nicht auf eine Reduzierung der Wochenarbeitstage.

Die Landeshauptstadt Hannover hat das Ziel, die Vielfalt der Bevölkerung auch in der Stadtverwaltung abzubilden. Sie erkennt damit Vielfalt als wichtigen Teil ihrer Unternehmenskultur an und ist bestrebt, ein offenes Arbeitsumfeld zu schaffen, das Menschen unabhängig von ihrer ethnischen, kulturellen und sozialen Herkunft, ihrem Alter, ihrer Behinderung, ihrer Religion sowie ihrer sexuellen oder geschlechtlichen Identität gleiche Chancen bietet.

Zur Förderung der beruflichen Gleichstellung von Frauen und Männern ermutigen wir gemäß dem Niedersächsischen Gleichberechtigungsgesetz insbesondere Frauen, sich zu bewerben.

Schwerbehinderte Menschen oder ihnen gleichgestellte Bewerber\*innen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Wir bestärken insbesondere Menschen mit einer Migrationsbiografie sich zu bewerben. Weitere Informationen und Hinweise über die Landeshauptstadt Hannover als Arbeitgeberin und das Stellenbesetzungsverfahren finden Sie unterhttps://karriere.hannover.de/.

Für Rückfragen zum Bewerbungsverfahren steht Ihnen Frau Wrede (Tel.[phone], [e-mail]) als Ansprechpartnerin zur Verfügung. Für inhaltliche Fragen zur Stelle wenden Sie sich bitte an HerrnHäfker (Tel.[phone], [e-mail]).

Für interne Bewerbungen wird auf die geltenden LHH-spezifischen Regelungen verwiesen.