Assistenz und Office Manager (w/m/d)

TÜV SÜD AG; München; On-site; EUR 45,000 - 65,000; Full time

Job summary

Die TÜV SÜD Gruppe sucht eine engagierte Assistenz mit Schwerpunkt Büroorganisation in München. Sie koordinieren Termine, planen Meetings, unterstützen interne Kommunikation und begleiten On-/Offboarding-Prozesse.

Sie übernehmen administrative Aufgaben, betreuen Besucher professionell und tragen zur Optimierung von Büro- und Verwaltungsprozessen bei. Deutsch- und Englischkenntnisse sind erforderlich.

Qualifications

• Organisation von Terminen, Meetings und Veranstaltungen.
• Unterstützung bei Vor- und Nachbereitung von Meetings (All-Hands, Townhalls).
• Erstkontakt für Besucher und interne Ansprechpartner, professioneller Auftritt.
• Administrative Aufgaben wie Beschaffung, Rechnungsprüfung, Zeiterfassung.
• Unterstützung On-/Offboarding neuer Mitarbeitender.
• Mitarbeit bei Angebotsvorbereitung, Projektcontrolling und Leistungsabrechnung.
• Prozess- und Qualitätsmanagement unterstützen und Büroabläufe optimieren.

Responsibilities

• Sie organisieren und koordinieren Termine, Meetings, Workshops sowie interne und externe Veranstaltungen.
• Sie unterstützen die interne Kommunikation und wirken bei der Vor- und Nachbereitung von Meetings mit.
• Sie sind die erste Anlaufstelle für Besucher, Gäste und interne Ansprechpartner.
• Sie übernehmen administrative Aufgaben wie Bestellwesen, Rechnungsprüfung, Zeiterfassungskontrollen sowie Beschaffung von Dienstleistungen und Büroausstattung.
• Sie unterstützen organisatorisch bei On- und Offboardings neuer Mitarbeiter.
• Sie supporten Projekt- und Teamleiter bei administrativen und kaufmännischen Aufgaben, einschließlich Angebotsvorbereitung, Projektcontrolling und Leistungsabrechnung.
• Sie treiben die kontinuierliche Optimierung von Büro-, Verwaltungs- und Geschäftsprozessen voran und unterstützen das Qualitätsmanagement.

Skills

Terminplanung

Meetings koordinieren

Büroorganisation

Interne Kommunikation

Teamarbeit

Education

Wirtschaftsorientiertes Bachelor-Studium

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Innovationen bringen tiefgreifende Veränderungen mit sich und beeinflussen unser Leben in vielfältiger Weise. Bei der TÜV SÜD Gruppe sind wir in hohem Maße bestrebt, ein wichtiger Teil dieser Entwicklung und des Fortschritts zu sein. Wir sind von Anfang an dabei und begleiten diesen Prozess. Wir sorgen für eine sichere und nachhaltige Zukunft und schaffen Vertrauen in neue Technologien. Wir beraten, wir prüfen, wir zertifizieren. Für die Sicherheit von Menschen und der Gesellschaft fordern wir uns jeden Tag aufs Neue heraus. Wir handeln aus Überzeugung, gestalten schon heute die Welt von morgen – setzen Zeichen. Wir nehmen die Zukunft in die Hand. Wir sind die TÜV SÜD Gruppe. Die TÜV SÜD Gruppe steht seit 1866 für Sicherheit, Qualität und Nachhaltigkeit und ist heute ein internationaler Dienstleistungskonzern mit weltweit 30.000 Mitarbeitenden. Unabhängig und objektiv sorgt die TÜV SÜD Gruppe für Vertrauen bei Verbraucher\*innen und Unternehmen.

Aufgaben

• Sie organisieren und koordinieren Termine, Meetings, Workshops sowie interne und externe Veranstaltungen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf.
• Sie unterstützen die interne Kommunikation und wirken bei der Vor- und Nachbereitung von Meetings wie All-Hands-Meetings, Townhalls oder Team-Events mit.
• Sie sind die erste Anlaufstelle für Besucher, Gäste und interne Ansprechpartner und repräsentieren den Bereich professionell nach innen und außen.
• Sie übernehmen administrative Aufgaben wie Bestellwesen, Rechnungsprüfung, Zeiterfassungskontrollen sowie die Beschaffung von Dienstleistungen und Büroausstattung.
• Sie unterstützen organisatorisch bei On- und Offboardings neuer Mitarbeiter.
• Sie supporten Projekt- und Teamleiter bei administrativen und kaufmännischen Aufgaben, einschließlich Angebotsvorbereitung, Projektcontrolling und Leistungsabrechnung.
• Sie treiben die kontinuierliche Optimierung von Büro-, Verwaltungs- und Geschäftsprozessen voran und unterstützen das Qualitätsmanagement.

Qualifikation

• Idealerweise ein abgeschlossenes wirtschaftsorientiertes Bachelor-Studium oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung
• Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
• Begeisterung für AI und Digitalisierung
• Sehr selbst‑ändige, proaktive, gewissenhafte und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie Freude an der Zusammenarbeit im Team
• Sicherer Umgang mit MS Office und verhandlungssichere Deutsche‑ und Englisch-Kenntnisse

Bei der TÜV SÜD Gruppe arbeiten Menschen aus mehr als 100 Nationen zusammen. Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen, Fähigkeiten und Zielen. Unsere Stärke liegt in diesen zahlreichen und vielfältigen Perspektiven.

Wir verpflichten uns, ein integrativer und vielfältiger Arbeitgeber zu sein, indem wir alle Menschen willkommen heißen. Vielfalt und Integration ist das Fundament unseres Unternehmens und wir fördern, ein Umfeld, in dem alle unsere Mitarbeitenden darauf vertrauen können, dass sie mit Respekt behandelt werden - unabhängig von Alter, Nationalität, ethnischem Hintergrund, Behinderung, Geschlecht und geschlechtlicher Identität oder sexueller Orientierung, Religion oder Weltanschauung. Wir erwarten von unseren Mitarbeitenden, dass sie sich jederzeit gemäß des Ethikkodex der TÜV SÜD Gruppe und den Unternehmenswerten verhalten.

Bewerbungen von Menschen mit Behinderung sind ausdrücklich erwünscht und werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Wir sind der festen Überzeugung, dass die stete Verankerung dieser Werte auch weiterhin wesentlich zum Erfolg von der TÜV SÜD Gruppe beitragen wird. Klicken Sie hier, um mehr über Diversity bei der TÜV SÜD Gruppe zu erfahren.