Assistenz/Sekretariat Senior (all genders)

TN Germany; Deutschland; Vor Ort; EUR 35.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine spannende Position in einer renommierten Universitätsklinik, die Ihnen die Möglichkeit bietet, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten. Sie werden Teil eines engagierten Teams, das sich der exzellenten Patientenversorgung und moderner Lehre widmet. Ihre Aufgaben reichen von der Organisation wissenschaftlicher Veranstaltungen bis hin zur Unterstützung im Direktionssekretariat. Diese Rolle bietet Ihnen die Chance, Ihre Fähigkeiten in einem wertschätzenden und familienfreundlichen Arbeitsumfeld weiterzuentwickeln. Nutzen Sie die Möglichkeit, aktiv an der Gestaltung Ihrer Arbeitswelt teilzuhaben und profitieren Sie von umfangreichen Fortbildungsprogrammen und attraktiven Mitarbeitervorteilen.

Leistungen

30 Tage Urlaub

Betriebliche Altersvorsorge

Zuschüsse zum Deutschlandticket

Dienstrad-Leasing

Umfangreiche Fortbildungsprogramme

Familienfreundliches Arbeitsumfeld

Gesundheits- und Sportangebote

Mittagspause mit kulinarischen Angeboten

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder gleichwertige Erfahrungen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich.

Aufgaben

• Organisation und Koordination von Fortbildungsveranstaltungen und Kongressen.
• Selbständige Abwicklung aller administrativen Abläufe bei Drittmittelstudien.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsgeschick

MS Office-Kenntnisse

Flexibilität

Zuverlässigkeit

Diskretion

Teamfähigkeit

Ausbildung

Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten

Kauffrau/mann für Büromanagement

Jobbeschreibung

Das macht die Position aus

Die Klinik und Poliklinik für Anästhesiologie betreut anästhesiologisch alle operativen, interventionellen und diagnostischen Bereiche unseres Universitätsklinikums. Wir führen im Jahr mehr als 43.000 Narkosen mit einem hohen Anteil an hochkomplexen Eingriffen bei Erwachsenen und Kindern durch. Im Bereich der Intensiv-, der Schmerz-, der Palliativ- sowie der Notfallmedizin können Zusatzqualifikationen in allen Säulen unseres Fachgebietes im spannenden Spektrum einer Universitätsklinik erworben werden. Wir stehen für eine qualitativ hochwertige Patientenversorgung, exzellente Forschung und moderne Lehre.

Genau in diesen genannten Bereichen übernehmen Sie als Teil des Direktionssekretariates der Klinik und Poliklinik für Anästhesiologie verantwortungsvolle Aufgaben in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten. Sie sorgen im Tagesgeschäft unserer Klinik mit Weitsicht, großem Engagement und Organisationstalent für reibungslose Abläufe.

Ihre Aufgaben beinhalten unter anderem:

1. Organisation und Koordination von wissenschaftlichen Fortbildungsveranstaltungen und Kongressen sowie sämtliche damit verbundenen Tätigkeiten
2. Übernahme von Aufgaben im Bereich Personal, wie Vertragsverlängerungen, die Bearbeitung von Zeugnissen und sonstigen Bescheinigungen
3. Selbständige Abwicklung aller administrativen und vertragsbezogenen Abläufe bei Drittmittelstudien
4. Bearbeitung von Dienstreiseanträgen/Dienstherrengenehmigungen inklusive Abrechnung von Reisekosten
5. Die Pflege von Urlaubs- und Abwesenheitszeiten
6. Unterstützung im Direktionssekretariat: Bearbeiten des Posteingangs, Überwachung von Wiedervorlagen, Terminkoordination sowie Schriftverkehr und telefonische Kommunikation

Diese Position ist vorerst im Rahmen einer Elternzeitvertretung befristet bis zum 31.08.2025 mit Option auf Weiterbeschäftigung/Entfristung zu besetzen und kann in Voll- oder Teilzeit ausgeübt werden.

Darauf freuen wir uns

1. Abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten oder Kauffrau/mann für Büromanagement oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
2. Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift
3. Gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift
4. Gute MS Office-Kenntnisse
5. Fähigkeit zum ergebnisorientierten Arbeiten, Zuverlässigkeit, Diskretion, Koordinations-, Kommunikations- und Organisationsgeschick, Teamfähigkeit, Flexibilität
6. Fähigkeit im verantwortungsvollen und sensiblen Umgang mit medizinischen Anfragen/Daten
7. Ein verbindliches, freundliches sowie souveränes Auftreten
8. Eine strukturierte, gewissenhafte, zuverlässige und zügige Arbeitsweise mit entsprechender Eigeninitiative

Immunitätsstatus

Eine Einstellung ist nur möglich, wenn nach den jeweils geltenden (gesetzlichen und medizinischen) Vorgaben gegen das Masernvirus ein vollständiger Immunisierungs- bzw. Immunitätsnachweis vorliegt. Dies ist vor Beschäftigungsbeginn durch entsprechende Unterlagen (z.B. Impfausweis) nachzuweisen.

Das bieten wir

1. Geregelte Bezahlung nach TVöD/VKA; attraktive betriebliche Altersvorsorge und verschiedene Mitarbeitendenrabatte
2. 30 Tage Urlaub; Möglichkeit zum Sonderurlaub und Sabbatical
3. Zentrale Lage: Unsere Klinik liegt zentral am schönen Eppendorfer Park
4. Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
5. Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander und offener Wissensaustausch im Team; strukturierte Einarbeitung
6. Möglichkeit, im Rahmen unseres Mitarbeitendenprogramms aktiv die Arbeitswelt mitzugestalten und weiterzuentwickeln
7. Umfangreiche Fortbildungsprogramme (UKE-Akademie für Bildung und Karriere)
8. Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
9. Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
10. Gesunde und abwechslungsreiche Mittagspause: Zusätzlich zu unserer Kantine gibt es nur wenige Schritte entfernt noch eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten, beispielsweise die „Health Kitchen“ Cafés und Bistros, sowie weitere Imbisse, Bäcker, einen Supermarkt etc.