Assistenz / Sekretär : in (m / w / d)

Helmholtz Zentrum München; Leipzig; Vor Ort; EUR 35.000 - 45.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Das Helmholtz Zentrum München sucht eine hochmotivierte Assistenz (m/w/d) für das Helmholtz-Institut für Metabolismus-, Adipositas- und Gefäßforschung in Leipzig. Hier sind Sie für organisatorische Aufgaben, die Planung von Veranstaltungen und die Unterstützung des Teams verantwortlich. Der Idealbewerber hat eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen, gute Kommunikationsfähigkeiten und ist bereit, im internationalen Umfeld zu arbeiten.

Leistungen

Flexible Arbeitszeiten

30 Tage Urlaub pro Jahr

Zielgerichtete Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Gesundheitsangebote

Betriebliche Altersversorgung

Familienfreundliche Angebote

Qualifikationen

• Erste Arbeitserfahrung im Assistenzbereich wünschenswert.
• Sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch.
• Technikaffinität von Vorteil.

Aufgaben

• Allgemeine Sekretariats- und Büro-Organisationsaufgaben wie Terminplanung und Korrespondenz.
• Mitwirkung bei der Organisation von Veranstaltungen und Workshops.
• Unterstützung bei der Beschaffung von Dienstleistungen und neuen Ausstattungen.

Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

Strukturierte Arbeitsweise

Belastbarkeit

Flexibilität

Diskretion

Ausbildung

Abgeschlossene (büro-)kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office Anwendungen (M365)

Windows

Jobbeschreibung

Wir sind Helmholtz Munich. In einer sich schnell verändernden Welt entwickeln wir bahnbrechende Lösungen für eine gesündere Gesellschaft.

Wir forschen in den Bereichen Stoffwechselgesundheit / Diabetes, Umweltgesundheit, molekulare Targets und Therapien, Zellprogrammierung und -reparatur, Bioengineering und Computational Health. Mit dieser Forschung bilden wir die Grundlage für medizinische Innovationen. Zusammen mit unseren Partnern beschleunigen wir den Transfer unserer Forschung, damit neue Ideen aus den Laboren noch schneller in der Gesellschaft ankommen und die Lebensqualität der Menschen verbessern.

Bei uns kannst du deine Talente und deine Leidenschaft einsetzen, um gemeinsam den wissenschaftlichen Fortschritt voranzutreiben.

Helmholtz Munich hat gemeinsam mit der Universität Leipzig und dem Universitätsklinikum Leipzig das Helmholtz-Institut für Metabolismus-, Adipositas-, und Gefäßforschung (HI-MAG) gegründet. Ziel des Institutes ist die Erforschung krankhafter Fettleibigkeit und ihre Folgeerkrankungen und somit die Diagnose, Therapie und Prävention dieser Erkrankungen zu verbessern. Das HI-MAG kombiniert dabei die klinische Expertise mit innovativen Ansätzen aus der präklinischen Forschung, um mit diesem systematischen Ansatz die große Forschungslücke zur Rolle des Fettgewebes bei der Entstehung und Progression von Krankheiten zu schließen. Das HI-MAG ist eine Außenstelle des Helmholtz Munich an der Universität Leipzig und Teil des Helmholtz Diabetes Center.

Die HI-MAG Arbeitsgruppe Childhood Obesity & Metabolic Research unter der Leitung von erforscht die Entstehung, die Mechanismen und die gesundheitlichen Folgen von Adipositas bei Kindern in einem translationalen Ansatz, der klinische Studien, experimentelle Forschung und genetische Ansätze vereint.

Für dieses Team suchen wir eine hochmotivierte Assistenz (m / w / d).

Prof. Dr. med. Dr. h.c. Matthias Tschöp, Geschäftsführung von Helmholtz Munich :

Wir sind überzeugt, dass exzellente Forschung vielfältige Perspektiven braucht. Gemischte Teams kommen zu besseren Lösungen und innovativeren Forschungsthemen.

Mit der Etablierung des Diversity Managements bekennen wir uns zu einer wertschätzenden Kultur, die auf gegenseitigem Respekt beruht. Gleichzeitig wird die Implementierung von diversitätssensiblen Prozessen in unserer gesamten Organisation gefördert."

Deine Aufgaben

• Allgemeine Sekretariats- und Büro-Organisationsaufgaben für die Gruppenleitung und Gruppe z.B. Terminplanung, Telefonverkehr, Korrespondenzen, Planung und Organisation von Dienstreisen und deren Abrechnung
• Mitwirkung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen u.a. Besprechungen, Symposien und Kolloquien, Workshops und Konferenzen inkl. Protokollführung und Betreuung von Gästen und Referent : innen
• Unterstützung bei der Beschaffung von Dienstleistungen und neuer Ausstattung : Suche nach Angeboten, Kommunikation mit Firmen, der Einkaufsabteilung und Beschäftigten, Erstellung der geforderten Unterlagen für den Einkauf zur Initiierung von Bestellungen (z.B. Erstellung der Leistungsverzeichnisse, Bedarfsanforderungen, etc.)
• Schnittstelle zu den administrativen Abteilungen von Helmholtz Munich und der Universitätsmedizin Leipzig
• Assistenz und Ansprechperson für die Mitarbeitenden und Gäste in der Arbeitsgruppe, Unterstützung beim Onboarding von neuem Personal

Dein Profil

• Abgeschlossene (büro-)kaufmännische Ausbildung bzw. vergleichbare Qualifikation
• Erste Arbeitserfahrung im Assistenzbereich, idealerweise im internationalen Arbeitsumfeld
• Sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit in Deutsch und Englisch
• Engagierte, strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise
• Can-Do-Mentalität, Diskretion und hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Belastbarkeit und Flexibilität
• Sehr gute Kenntnisse von Windows und MS Office Anwendungen (M365), idealerweise auch in iOS Anwendungen
• Technikaffinität ist von Vorteil

Benefits

• Work-Life-Balance : flexible Arbeitszeiten & Arbeitszeitmodelle
• Potenzial fördern : zielgerichtete Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Erholung : 30 Tage Urlaub pro Jahr, Gleittage
• Familienfreundlich : Gleitzeit, Ferienbetreuung, Elder Care
• Gesundheitsangebote : Sport, Betriebsarzt, mentale Gesundheit
• Vorsorge fürs Alter : Betriebliche Altersversorgung

Seit 2005 tragen wir dasTOTALE-QUALITY Prädikat für beispielhaftes Handeln im Sinne einer chancengerechten Organisationskultur.

Helmholtz Munich bekennt sich aktiv zu gelebter Diversität und Inklusion und setzt sich nachhaltig für Gleichstellung ein.

Der Charta der Vielfalt e.V. hat es sich zum Ziel gesetzt, die Diversität in der Arbeitswelt zu fördern. Mit der Unterzeichnung der Charta verpflichten wir uns, ein wertschätzendes Arbeitsumfeld für alle Mitarbeitenden zu schaffen.

Bei Vorliegen der Voraussetzungen ist eine Eingruppierung bis E 9b möglich. Sozialleistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (Bund). Die Stelle ist (zunächst) auf 2 Jahre befristet, eine unbefristete Anstellung ist vorgesehen.

Zur Förderung der Diversität freuen wir uns über Bewerbungen talentierter Menschen, unabhängig von Geschlecht, kulturellem Hintergrund, Nationalität, ethnischer Zugehörigkeit, sexueller Identität, körperlichen Fähigkeiten, Religion und Alter. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt.

Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH)

Helmholtz-Institut für Metabolismus-, Adipositas- und Gefäßforschung