Assistenz/ Sekretär:in (m/w/d)

TN Germany; Leipzig; Vor Ort; EUR 35.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein innovatives Forschungsinstitut sucht eine engagierte Assistenzkraft, die das Team bei der Organisation von Büroabläufen und Veranstaltungen unterstützt. In dieser Rolle haben Sie die Möglichkeit, Ihre organisatorischen Fähigkeiten in einem dynamischen Umfeld einzusetzen und zur Verbesserung der Lebensqualität durch medizinische Innovationen beizutragen. Flexible Arbeitszeiten und umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten fördern Ihre persönliche und berufliche Entwicklung. Wenn Sie eine strukturierte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise mitbringen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung und darauf, Sie in unserem vielfältigen Team willkommen zu heißen.

Leistungen

Flexible Arbeitszeiten

30 Tage Urlaub

Fort- und Weiterbildungen

Familienfreundliche Angebote

Gesundheitsangebote

Betriebliche Altersvorsorge

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbar erforderlich.
• Erfahrung im Assistenzbereich, idealerweise international.

Aufgaben

• Allgemeine Sekretariats- und Büro-Organisationsaufgaben.
• Organisation von Veranstaltungen wie Meetings und Workshops.
• Assistenz und Ansprechpartner:in für Mitarbeitende und Gäste.

Kenntnisse

Büro-Organisationsfähigkeiten

Erfahrung im Assistenzbereich

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

MS Office (M365) Kenntnisse

Technikaffinität

Ausbildung

Abgeschlossene (büro-)kaufmännische Ausbildung

Tools

Windows

MS Office (M365)

iOS

Jobbeschreibung

Wir sind Helmholtz Munich

In einer sich schnell verändernden Welt entwickeln wir bahnbrechende Lösungen für eine gesündere Gesellschaft.

Wir forschen in den Bereichen Stoffwechselgesundheit/Diabetes, Umweltgesundheit, molekulare Targets und Therapien, Zellprogrammierung und -reparatur, Bioengineering und Computational Health. Mit dieser Forschung bilden wir die Grundlage für medizinische Innovationen. Zusammen mit unseren Partnern beschleunigen wir den Transfer unserer Forschung, damit neue Ideen aus den Laboren noch schneller in der Gesellschaft ankommen und die Lebensqualität der Menschen verbessern.

Bei uns kannst du deine Talente und deine Leidenschaft einsetzen, um gemeinsam den wissenschaftlichen Fortschritt voranzutreiben.

Über das Helmholtz-Institut für Metabolismus-, Adipositas-, und Gefäßforschung (HI-MAG)

Helmholtz Munich hat gemeinsam mit der Universität Leipzig und dem Universitätsklinikum Leipzig das HI-MAG gegründet. Ziel ist die Erforschung krankhafter Fettleibigkeit und ihre Folgeerkrankungen, um Diagnose, Therapie und Prävention zu verbessern. Das HI-MAG verbindet klinische Expertise mit innovativen präklinischen Ansätzen, um die Rolle des Fettgewebes bei Krankheiten zu erforschen. Es ist eine Außenstelle des Helmholtz Munich an der Universität Leipzig und Teil des Helmholtz Diabetes Center.

Die Arbeitsgruppe Childhood Obesity & Metabolic Research untersucht die Entstehung, Mechanismen und Folgen von Adipositas bei Kindern durch klinische Studien, experimentelle Forschung und genetische Ansätze.

Stellenangebot: Assistenz/Sekretär:in (m/w/d)

Prof. Dr. med. Dr. h.c. Matthias Tschöp, Geschäftsführung Helmholtz Munich:

Wir sind überzeugt, dass exzellente Forschung vielfältige Perspektiven braucht. Gemischte Teams führen zu besseren Lösungen und innovativeren Themen. Mit unserem Diversity Management fördern wir eine wertschätzende Kultur, die auf gegenseitigem Respekt beruht, und implementieren diversitätssensible Prozesse in der Organisation.

Deine Aufgaben

• Allgemeine Sekretariats- und Büro-Organisationsaufgaben für die Gruppenleitung und Gruppe, z.B. Terminplanung, Telefon, Korrespondenz, Dienstreisen und Abrechnung
• Organisation und Durchführung von Veranstaltungen wie Meetings, Symposien, Workshops, inklusive Protokollführung und Gästebetreuung
• Unterstützung bei der Beschaffung von Dienstleistungen und Ausstattung, z.B. Angebotssuche, Kommunikation mit Firmen und Einkauf, Erstellung von Unterlagen
• Schnittstelle zu den administrativen Abteilungen von Helmholtz Munich und der Universität Leipzig
• Assistenz und Ansprechpartner:in für Mitarbeitende und Gäste, Unterstützung beim Onboarding

Dein Profil

• Abgeschlossene (büro-)kaufmännische Ausbildung oder vergleichbar
• Erfahrung im Assistenzbereich, idealerweise im internationalen Umfeld
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Strukturierte, engagierte und gewissenhafte Arbeitsweise
• Can-Do-Mentalität, Diskretion, Verantwortungsbewusstsein, Belastbarkeit, Flexibilität
• Gute Kenntnisse in Windows und MS Office (M365), idealerweise auch iOS
• Technikaffinität von Vorteil

Benefits

• Flexible Arbeitszeiten und -modelle für Work-Life-Balance
• Zielgerichtete Fort- und Weiterbildungen
• 30 Tage Urlaub, Gleitzeit
• Familienfreundliche Angebote wie Ferienbetreuung, Elder Care
• Gesundheitsangebote: Sport, Betriebsarzt, mentale Gesundheit
• Betriebliche Altersvorsorge

Wir fördern Diversität und Inklusion, setzen uns für Gleichstellung ein. Bewerbungen von Menschen aller Hintergründe sind willkommen. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt.

Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet, mit Option auf unbefristete Übernahme. Bei Fragen hilft Antje Körner unter [email protected]

Bitte reiche folgende Unterlagen ein: Lebenslauf, Anschreiben, Abschluss- und Arbeitszeugnisse.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!