Assistenz / Office Manager (w/m/d) für wissenschaftliche Nachwuchsgruppe

JR Germany; Erlangen; Vor Ort; EUR 35.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein etabliertes Forschungszentrum sucht eine engagierte Assistenz für die wissenschaftliche Nachwuchsgruppe. In dieser Rolle unterstützen Sie die Koordination zwischen den Standorten Erlangen und Berlin, übernehmen administrative Aufgaben und fördern die Kommunikation zwischen verschiedenen Institutionen. Sie bringen hervorragende Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch mit und sind versiert im Umgang mit MS Office und SAP. Diese Position bietet Ihnen die Möglichkeit, in einem dynamischen internationalen Umfeld zu arbeiten und einen wertvollen Beitrag zur Forschung für eine klimaneutrale Zukunft zu leisten.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ähnliche, mit einschlägiger Berufserfahrung.
• Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten in einem internationalen Umfeld.

Aufgaben

• Koordination der Aktivitäten zwischen den einzelnen Bereichen der Organisationseinheiten.
• Erledigung aller OE-unterstützenden Geschäftsvorgänge, u. a. Kommunikation zwischen HZB, HI ERN und FAU.

Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeiten in Englisch

Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch

Selbstständiges Arbeiten

Teamfähigkeit

PC-Kenntnisse (MS Office)

SAP-Kenntnisse

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

SAP

Jobbeschreibung

Assistenz / Office Manager (w/m/d) für wissenschaftliche Nachwuchsgruppe

Helmholtz-Zentrum Berlin für Materialien und Energie GmbH

Erlangen, Germany

Der Klimawandel stellt die Welt vor große Herausforderungen. Am Helmholtz-Zentrum Berlin erforschen wir Materialien für eine klimaneutrale Zukunft. 1200 Mitarbeitende aus aller Welt arbeiten am HZB gemeinsam an diesem Ziel. Komm zu uns und unterstütze uns dabei! Mehr auf unserer Webseite. Folge uns auch auf unseren Social-Media-Kanälen oder besuche unseren YouTube-Kanal.

Assistenz / Office Manager (w/m/d) für wissenschaftliche Nachwuchsgruppe

Die Nachwuchsgruppe "Dynamische elektrokatalytische Grenzflächen" am HZB arbeitet in enger Kooperation mit dem Helmholtz-Institut Erlangen-Nürnberg für Erneuerbare Energien (HI ERN) und der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU). Die Gruppe hat ihren Sitz in Erlangen, wesentliche Teile ihrer Aktivitäten finden jedoch am HZB statt. Damit die Organisationseinheit an beiden Standorten (Erlangen und Berlin) effizient arbeiten kann, müssen besondere Herausforderungen in Bezug auf Koordination und Kommunikation gemeistert werden. Wir suchen eine engagierte Unterstützung in allen administrativen Belangen. Sie unterstützen die Koordination der Aktivitäten zwischen den Standorten Erlangen (HI ERN, FAU) und Berlin (HZB), übernehmen allgemeine Bürotätigkeiten und betreuen die administrativen Prozesse unserer Forschungsprojekte (z. B. Beantragung und Vergabe von Fördermitteln, Reisekostenabrechnungen, Datenerfassung). Hierfür ist ein regelmäßiger Kontakt mit der Verwaltung am HZB, dem HI ERN und der Universitätsverwaltung der FAU unerlässlich; sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch sind daher unabdingbar.

Der Arbeitsort ist Erlangen.

1. Koordination der Aktivitäten zwischen den einzelnen Bereichen der Organisationseinheiten (OE) am HZB, am HI ERN und der FAU, Unterstützung der Mitarbeitenden des Instituts in allen administrativen Angelegenheiten
2. Qualitätsmanagement / Dokumentation, Terminkoordination, Postbearbeitung
3. Mithilfe bei der Organisation von Besprechungen, Sommer- und Winterschulen, administrative Betreuung von internationalen Gästen und Gastwissenschaftler*innen
4. Erledigung aller OE-unterstützenden Geschäftsvorgänge, u. a. Kommunikation zwischen HZB, HI ERN und FAU und Unterstützung bei Bestellvorgängen (deutschland- und EU-weite Ausschreibungen)
5. Eigenverantwortliche Abwicklung der administrativen und organisatorischen Vorgänge sowie Dokumentation, Dokumentenpflege und Ablage
6. Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ähnliche, mit einschlägiger Berufserfahrung
7. Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten in einem internationalen Umfeld
8. Sehr gute schriftliche und verbale Kommunikationsfähigkeit in deutscher und englischer Sprache
9. Teamfähigkeit und viel Engagement
10. Sehr gute PC-Kenntnisse (MS Office, Internet sowie Datenbanken) und SAP- sowie kaufmännische Grundkenntnisse