Assistenz/Office Manager der Frauenbeauftragten an der Technischen Fakultät (m/w/d)

Friedrich-Alexander-Universität; Bayern; Hybrid; EUR 41,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

Tarifvertrag TV-L

30 Urlaubstage

Flexible Arbeitszeiten

Betriebliche Altersversorgung

Kinderbetreuung

Homeoffice nach Einarbeitung

Umfassende Einarbeitung

Gutes Betriebsklima

nahe ÖPNV

Job summary

FAU in Erlangen/Nürnberg sucht eine Assistenz/Office Managerin bzw. -Manager für die Frauenbeauftragte der Technischen Fakultät.

Sie unterstützen die hohe Verwaltung in Büroorganisation, Korrespondenz, Personalangelegenheiten und Reisekostenabrechnungen. Sie arbeiten eng mit der Universitätsleitung und Fakultäten zusammen, verfügen über eine kaufmännische Ausbildung und bringen idealerweise Erfahrung in Hochschulverwaltung mit.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung in Hochschulverwaltung oder öffentlicher Verwaltung ideal.
• Gute Deutschkenntnisse C2 und gute Englischkenntnisse C1.
• Fähigkeit zur Korrespondenz, Termin- und Raumbuchung.
• Sicherer Umgang mit MS-Office; WordPress-Kenntnisse vorteilhaft.

Responsibilities

• Administrative und organisatorische Unterstützung der Frauenbeauftragten der Technischen Fakultät.
• Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben (Korrespondenz, Termine, Raumkoordination, Bestellwesen).
• Finanz- und Haushaltsverwaltung, Abrechnungen, Buchungen im HIS-FSV.

Skills

MS Office

Word

Excel

WordPress

Teamfähigkeit

Organisationsvermögen

Kommunikationsstärke

Education

Kaufmann/-frau für Büromanagement

vergleichbare Qualifikation

Tools

WordPress

Job description

Als Assistenz/Office Manager der Frauenbeauftragten an der Technischen Fakultät (m/w/d) sind Sie für die administrative und organisatorische Unterstützung der Frauenbeauftragten der Technischen Fakultät zuständig. Dabei übernehmen Sie vielfältige Aufgaben in der Büroorganisation, Finanz- und Haushaltsverwaltung sowie Personaladministration und unterstützen die Umsetzung fakultätsbezogener Gleichstellungsmaßnahmen.
Die 1743 gegründete Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU) zählt mit rund 40.000 Studierenden, 265 Studiengängen, etwa 6.400 Beschäftigten und über 500 internationalen Hochschulpartnerschaften zu den großen, forschungsstarken und international ausgerichteten Universitäten Deutschlands.
Das Büro für Gender und Diversity ist die zentrale Einrichtung der FAU zur Förderung von Chancengleichheit und Vielfalt. Zu seinen Schwerpunkten gehören Gender Mainstreaming, insbesondere die Förderung von Frauen, sowie Diversity Management. Das Büro unterstützt die Frauenbeauftragten bei der Wahrnehmung ihrer gesetzlichen Aufgaben und begleitet die Entwicklung, Umsetzung und Evaluation von Maßnahmen zur Förderung der Gleichstellung und Chancengleichheit an der FAU.

Wir haben einiges zu bieten: Unsere Benefits

• Regelmäßiger Stufenanstieg und steigendes Gehalt nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) beziehungsweise Besoldung nach BayBesG sowie zusätzliche Jahressonderzahlung
  
• Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr bei fünf Arbeitstagen pro Woche, mit zusätzlichen freien Tagen am 24. und 31. Dezember
  
• Flexible Arbeitszeitregelungen und -modelle sowie die Möglichkeit, Mehrarbeit durch Freizeit auszugleichen
  
• Betriebliche Altersversorgung sowie vermögenswirksame Leistungen
  
• Familienfreundliche Umgebung mit Ferien- und Kinderbetreuungsangeboten
• Homeoffice nach Einarbeitung grundsätzlich möglich
  
• Umfassende Einarbeitung durch engagiertes Team
  
• Kollegiales Arbeitsumfeld mit sehr gutem Betriebsklima
  
• Büroräume in fußläufiger Nähe zum öffentlichen Nahverkehr

Ihre Aufgaben

• Administrative und organisatorische Unterstützung der Frauenbeauftragten der Technischen Fakultät bei der Umsetzung der zwischen der Universitätsleitung und den Fakultäten vereinbarten Maßnahmen und Zielvereinbarungen
  
• Übernahme allgemeiner Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, insbesondere Korrespondenz, Termin- und Raumkoordination, Bestellwesen, Datenpflege, Gästebetreuung sowie Unterstützung bei Vergabeverfahren
  
• Finanz- und Haushaltsverwaltung, insbesondere Bewirtschaftung und Überwachung zugewiesener Haushaltsmittel, Bearbeitung von Abrechnungen sowie Durchführung und Dokumentation von Buchungen im Haushaltsmanagementsystem (HIS-FSV)
  
• Unterstützung bei Personalangelegenheiten, insbesondere Vorbereitung von Einstellungsanträgen für Beschäftigte und studentische Hilfskräfte sowie Bearbeitung von Urlaubs- und Krankmeldungen
  
• Organisation und administrative Abwicklung von Dienstreisen sowie Pflege und Aktualisierung von Verteilern, Datenbanken und der Homepage der Beschäftigungsstelle
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung als Kaufmann/-frau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation mit einschlägiger Berufserfahrung
  
• Idealerweise Erfahrung in der Hochschulverwaltung oder einer vergleichbaren öffentlichen Verwaltung
  
• Berufserfahrung in der Büroorganisation und im Assistenzbereich, insbesondere in der Korrespondenz, Terminorganisation und Protokollführung
  
• Kenntnisse und praktische Erfahrung in der Finanzadministration, insbesondere bei der Bearbeitung von Buchungen und Reisekostenabrechnungen
  
• Sicherer Umgang mit MS-Office Programmen (Word, Excel) sowie idealerweise Kenntnisse im Umgang mit dem Content-Management-System WordPress
  
• Exzellente Deutschkenntnisse (mind. C2-Niveau) sowie sehr gute Englischkenntnisse (mind. C1-Niveau)
  
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen sowie eine selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
  
• Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und ein freundliches, serviceorientiertes Auftreten
  
• Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Belastbarkeit, auch bei wechselnden Anforderungen

Stellenzusatz

Bei entsprechender Eignung ist eine Perspektive auf eine Weiterbeschäftigung gegeben.

Ort Zentrale Universitätsverwaltung
Freyeslebenstraße 1
91058 Erlangen

Entgelt TV-L E 6 (Vollzeit: 41.047,48 € – 49.773,21 € brutto/Jahr)

Die Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU) zählt mit über 40.000 Studierenden und rund 6.800 Mitarbeitenden zu den führenden Forschungsuniversitäten Deutschlands. Als Volluniversität vereint sie ein breites Spektrum moderner Wissenschaftsdisziplinen – von Natur- und Technikwissenschaften über Medizin, Jura und Wirtschaft bis hin zu Geisteswissenschaften und Theologie. Als Deutschlands Innovationsführerin überwindet sie Grenzen, vernetzt Disziplinen und bewegt Wissen für Gesellschaft, Wirtschaft und Politik. Die FAU ist nicht nur ein Ort des Wissens, sondern auch eine der größten Arbeitgeberinnen der Region. An ihren Standorten in Erlangen, Nürnberg und Fürth bringt sie Menschen aus unterschiedlichsten Disziplinen zusammen und bietet vielfältige berufliche Perspektiven in Forschung, Lehre, Technik und Verwaltung. Was Sie bei der FAU erwartet – und was sie als Arbeitgeberin besonders macht, erfahren Sie unter Arbeiten an der FAU .

Die FAU versteht sich als moderner, weltoffener und familienfreundlicher Arbeitgeber. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig von Ihrem Alter, Ihrem Geschlecht, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität. Haben Sie eine Schwerbehinderung oder sind schwerbehinderten Personen gleichgestellt, so berücksichtigen wir Sie bei wesentlich gleicher Eignung, Leistung und Befähigung bevorzugt. Gerne können Sie bei uns in Teilzeit arbeiten, wenn durch Job-Sharing eine vollumfängliche Wahrnehmung des Aufgabenbereichs gewährleistet ist.