Assistenz (m/w/d) im Öffentlichen Dienst

Office Events GmbH; Frankfurt; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein renommiertes Unternehmen sucht eine Assistenz (m/w/d) im Öffentlichen Dienst in Frankfurt am Main. Die Rolle umfasst administrative Aufgaben, allgemeine Unterstützung und setzt gute EDV-Kenntnisse voraus. Der Einsatz ist vorerst auf 18 Monate befristet mit der Option auf Übernahme. Bewerber sollten über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung verfügen und kommunikativ sein.

Leistungen

Langfristiger Einsatz bei renommiertem Kunden

30 Tage Urlaub

Urlaubs- und Weihnachtsgeld

Flexible Gestaltungsmöglichkeiten

Mitarbeiterrabatte bei vielen Händlern

Kostenfreie Parkplätze

Qualifikationen

• Berufserfahrung als Assistenz im Öffentlichen Dienst von Vorteil.
• Kenntnisse im Baubereich.
• Versiert im Umgang mit dem PC und sehr gute EDV-Kenntnisse.

Aufgaben

• Administrative Bearbeitung von Wartungsverträgen.
• Allgemeine Assistenztätigkeit, wie Fertigung von Tagesordnungen.
• Organisation von Besprechungen und Unterstützung im Zahlungs- und Bestellwesen.

Kenntnisse

Bürokommunikation

Teamfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

EDV-Kenntnisse

Ausbildung

abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Ausbildung

Tools

MS-Office-Paket

Jobbeschreibung

Für wen suchen wir

Wir suchen ab sofort eine Assistenz (m/w/d) im Öffentlichen Dienst. Unser Kunde ist eineöffentliche Institution mit Sitz in Frankfurt am Main, die sich mit der Planung, Genehmigung und Überwachung von Bauvorhaben sowie der Verwaltung von Immobilien befasst.

Vorteile

• langfristiger Einsatz bei einem renommierten Kundenunternehmen mit guten Übernahmechancen
• gute Erreichbarkeit des Kundenbetriebs, auch mit den öffentlichen Verkehrsmitteln
• persönliche und partnerschaftliche Betreuung durch unsere Niederlassung
• Beratung auch zu anderen Vakanzen und Karrieremöglichkeiten, falls gewünscht
• bis zu 30 Tage Urlaub
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• flexible Gestaltungsmöglichkeiten bezüglich des Zeitkontos
• unkomplizierte Übermittlung Ihrer monatlichen Arbeitszeit
• Empfehlungsprämie – Mitarbeiter werben Mitarbeiter (150 Euro pro erfolgreicher Empfehlung)
• exklusive Mitarbeiterrabatte bei vielen Händlern (z. B. bei Zalando, IKEA, HelloFresh! – wechselnde Anbieter)
• kostenfreie Parkplätze

Der Job

Administrative Bearbeitung von Wartungsverträgen:

• DV-gestützte Erfassung und Pflege von Dateien (z. B. vertragsrelevanter Schriftverkehr und Wartungsverträge)
• Unterschriftengang sicherstellen, Vertragsversand und Rücklauf der unterschriebenen Verträge sowie Kommunikation mit Auftragnehmern
• Verwaltung der Ablagen und Vertragsübersichten mittels EDV und ordnungsgemäße Ablage der Verträge im System sowie in Papierform
• Verfolgung der Vertragslaufzeiten bei Verträgen im Rahmen der Gewährleistungszeit sowie Kommunikation mit beteiligten Fachbereichen bzgl. Neuabschluss von Folgeverträgen
• Kaufmännische Bearbeitung von einfachen Wartungs-, Instandhaltungs- und Inspektions-Verträgen in Zusammenarbeit mit den jeweils zuständigen technischen Sachbearbeitern aus dem Projekt- und Objektmanagement
• Änderung/Anpassung von Verträgen auf Grund der Veranlassung aus technischen Bereichen
• Kündigung von Wartungs-, Inspektions- und Instandhaltungsverträgen nach Auftrag der technischen Sachbearbeiter

Allgemeine Assistenztätigkeit:

• Fertigung von Tagesordnungen, Protokollen und einfachem Schriftverkehr einschließlich Mailverkehr (Ablage)
• Verwaltung, Prüfung und Zuordnung der Aufgaben und Anfragen aus den Funktionspostfächern des Sachgebietes
• Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Vorlagen
• Besprechungen organisieren (Besprechungen vorbereiten u.a. Termine koordinieren und einladen, Raumreservierung, Materialzusammenstellung etc.)
• Mitarbeit beim Zahlungs- und Bestellwesen (Postlauf von Bestellscheinen überwachen, Rechnungen auf rechnerische sowie sachliche Richtigkeit prüfen, sowie eingehende Mahnungen überwachen und deren Bearbeitung/ Rückmeldungen koordinieren)
• Erstellung von Ausgabeanordnungen, Einholen der erforderlichen Unterschriften
• Führen und Überwachen der Wiedervorlagen

Das bringen Sie mit

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, abgeschlossene Verwaltungsausbildung odervergleichbare Ausbildung
• Berufserfahrung als Assistenz (m/w/d) im Öffentlichen Dienst von Vorteil
• Kenntnisse / Interesse am Baubereich
• gute Kenntnisse in der Bürokommunikation
• versiert im Umgang mit dem PC, sehr gute EDV-Kenntnisse (MS - Office-Paket)
• Teamfähigkeit und gute Kommunikationsfähigkeit
• sehr sorgfältige Arbeitsweise
• hohe Eigeninitiative
• hohe Belastbarkeit
• Erfahrung im öffentlichen Dienst ist wünschenswert, aber nicht Voraussetzung

Sonstiges

• Einsatz für 18 Monate befristet, Option auf Übernahme vorhanden

Stellendetails

• Ort: Frankfurt am Main
• Verfügbarkeit: ab sofort
• Option auf Übernahme: ja
• Vertragsart: unbefristet
• Beschäftigungsart: Arbeitnehmerüberlassung
• Arbeitszeit: Vollzeit, 39,00 Std./Woche
• Vergütung: 3.100 EUR - 4.500 EUR brutto pro Monat

Kontaktinformationen

Herr Sascha Wittig
Office Events P & B GmbH
Freseniusstraße 29
65193 Wiesbaden

Telefon: [phone]
E-Mail: [e-mail]