Assistenz (m/w/d) des Rektors

Staatliche Hochschule für Musik und Darstellende Kunst Mannheim; Mannheim; Vor Ort; EUR 40.000 - 50.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Die Duale Hochschule Baden-Württemberg Mannheim sucht eine engagierte Assistenz des Rektors (m/w/d), um die Organisation im Rektorat zu unterstützen. Die Stelle umfasst administrative Aufgaben, Budgetverwaltung und die Koordination von Dienstreisen in einem dynamischen Hochschulumfeld. Bei uns profitieren Sie von einem angenehmen Arbeitsklima, flexiblen Arbeitszeiten und attraktiven Weiterbildungsmöglichkeiten. Wir legen Wert auf Vielfalt und Inklusion.

Leistungen

Flexible Arbeitszeitregelungen

Mobiles Arbeiten (tageweise)

Arbeitgebersubventionierte Mensa

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Zuschuss zum Job-Ticket BW / JobBike BW

Zusätzliche Altersversorgung (VBL)

Qualifikationen

• Berufserfahrung im Hochschulumfeld ist von Vorteil.
• Verhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Organisation und Vorbereitung von Gremiensitzungen.
• Verwaltung des Budgets des Rektorats.
• Koordination von nationalen und internationalen Dienstreisen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Diskretion

Belastbarkeit

Einsatzbereitschaft

Ausbildung

Abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen Berufsfeld

Fremdsprachensekretär/in oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office-Paket

Jobbeschreibung

Die Duale Hochschule Baden-Württemberg (DHBW) ist mit rund 33.000 Studierenden an neun Studienakademien und drei Campus sowie dem Center for Advanced Studies die größte Hochschule Baden-Württembergs. Gemeinsam mit 9.000 ausgewählten Unternehmen sowie sozialen und gesundheitsnahen Einrichtungen sorgt die DHBW für einen in Theorie und Praxis exzellent qualifizierten Fach- und Führungskräftenachwuchs in den Bereichen Wirtschaft, Technik, Sozialwesen und Gesundheit.

Seit 1. Januar 2023 ist sie Teil der dualen European University EU4Dual.

Werden Sie Teil der DHBW Mannheim und lassen Sie uns gemeinsam daran arbeiten, junge Menschen dazu zu befähigen, beruflich und persönlich nachhaltig erfolgreich zu sein. Mit unseren 50 berufsintegrierten Studienangeboten in den Fakultäten Wirtschaft, Technik und Gesundheit bieten wir mehr als 5.900 Studierenden die Möglichkeit, sich zum Fach- und Führungskräftenachwuchs zu entwickeln. Diesen Auftrag erfüllen wir mit rund 1.900 Dualen Partnern aus allen Wirtschaftsbereichen – überregional und aus der Metropolregion Rhein-Neckar.

Es ist folgende Stelle zu besetzen :

Assistenz (m / w / d) des Rektors

Stellenbeginn : nächstmöglicher Zeitpunkt

Arbeitsort : Mannheim

Stellenumfang : 100 % (39,5 Stunden pro Woche)

Dauer : unbefristet

Vergütung : Entgeltgruppe 8 TV-L

Verfahrensnummer : 16REK / 25

Sie sind ein Organisationstalent und behalten stets den Überblick? Der Umgang mit Menschen fällt Ihnen genauso leicht wie die Bearbeitung administrativer Vorgänge? Dann sind Sie genau die Person, die wir suchen! Denn als Assistenz des Rektors :

• bereiten Sie Gremiensitzungen vor, nehmen an diesen teil und übernehmen die Nachbereitung.
• verwalten Sie das Budget des Rektorats.
• überwachen Sie die Besetzung zentraler Funktionen und die damit einhergehenden Deputatsminderungen.
• sind Sie Kontaktperson für alle Anfragen an das Rektorat und wickeln die gesamte Korrespondenz ab.
• koordinieren Sie den Termin- und Vorlesungsplan des Rektors.
• planen und organisieren Sie nationale und internationale Dienstreisen und rechnen diese nach gültigem Reisekostenrecht ab.
• übernehmen Sie die Vertretung der Sekretariate der Dekanate.
• Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen Berufsfeld, als Fremdsprachensekretär
• in oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Idealerweise bringen Sie noch eine kaufmännische Zusatzqualifikation mit (z. B. Fachwirt
• Sie sind erfahren in Assistenz- und Sekretariatsarbeit und verbinden diese mit organisatorischem Geschick.
• Berufserfahrung im Hochschulumfeld ist von Vorteil.
• Ihre Arbeit ist geprägt durch Ihre Einsatzbereitschaft, Belastbarkeit und Diskretion.
• Eine schnelle Auffassungsgabe und Teamfähigkeit gehören ebenfalls zu Ihren Stärken.
• Mit Ihrem sicheren Auftreten sind Sie die zuverlässige Ansprechperson für alle Besucher
• innen des Rektorats.
• Des Weiteren bringen Sie sehr gute Kenntnisse im Umgang mit den gängigen Anwendungen des MS Office-Pakets sowie Diktatsicherheit und verhandlungssichere Englischkenntnisse (in Wort und Schrift) mit.
• Vergütung bis zur Entgeltgruppe 8 TV-L (bei Vorliegen der tariflichen und persönlichen Voraussetzungen)
• Interne und externe Weiterbildungsangebote ermöglichen Ihre individuelle Entwicklung
• Angenehmes Arbeitsklima im Hochschulumfeld
• Moderne Arbeitsplatzumgebung und Infrastruktur
• Ausgewogene „Work-Life-Balance“
• Zusätzliche Altersversorgung (VBL)
• Eine vielseitige und abwechslungsreiche Tätigkeit
• Flexible Arbeitszeitregelungen und die Möglichkeit (tageweise) zu mobiler Arbeit
• Arbeitgebersubventionierte Mensa auf dem Campus
• Sehr gute Verkehrsanbindung & Zuschuss zum Job-Ticket BW / JobBike BW
• Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Zertifiziert als familiengerechte Hochschule unterstützen wir die Vereinbarkeit von Familie und Beruf

Eine Änderung des Aufgabengebietes bleibt vorbehalten. Das Beschäftigungsverhältnis richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L). Die durchschnittliche wöchentliche Arbeitszeit einer Vollzeitkraft beträgt derzeit 39,5 Std. / Woche.

Das Bekenntnis der DHBW zu Vielfalt und Inklusion ist für unseren Erfolg von zentraler Bedeutung. Als Hochschule mit weltweiten Hochschulpartnerschaften und international tätigen Dualen Partnern wissen wir, dass unsere Studierenden und Mitarbeitenden ihr Potential nur dann voll ausschöpfen können, wenn sie die Freiheit haben, sie selbst zu sein.

Menschen mit Schwerbehinderung und diesen gleichgestellte Personen werden bei gleicher fachlicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Die Grundsätze des AGG werden beachtet.

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