Assistenz (m/w/d) der Oberbürgermeisterin

Stadt Regensburg; Regensburg; Vor Ort; EUR 35.000 - 55.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Eine spannende Gelegenheit wartet auf Sie in der Stadt Regensburg! Als Assistenz der Oberbürgermeisterin unterstützen Sie die tägliche Arbeit der Oberbürgermeisterin und tragen zur Gestaltung der Zukunft der Stadt bei. In einem dynamischen und kollegialen Team übernehmen Sie vielfältige Aufgaben, von der Büroorganisation bis zur Verwaltung der Registratur. Diese Position bietet Ihnen nicht nur die Chance, aktiv an zentralen Themen wie Inklusion und Bürgerschaftlichem Engagement mitzuwirken, sondern auch flexible Arbeitszeiten und umfassende Entwicklungsmöglichkeiten in einem modernen und bürgernahen Dienstleister. Wenn Sie ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Teamgeist mitbringen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Leistungen

Flexible Arbeitszeiten

Abwechslungsreiche Tätigkeit

Individuelle Personalentwicklung

Sicherer Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst

Betriebliche Altersvorsorge

Umfangreiche betriebliche Gesundheitsförderung

Zuschuss zum RVV-Jobticket oder Deutschlandticket Job

Qualifikationen

• Erforderliche Qualifikation für die zweite Qualifikationsebene der Fachlaufbahn Verwaltung.
• Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit.

Aufgaben

• Assistenz der Oberbürgermeisterin mit allgemeinen Büroarbeiten und Telefonverkehr.
• Verwaltung der Registratur und Unterstützung bei Besprechungen.

Kenntnisse

Verantwortungsbewusstsein

Zuverlässigkeit

Teamfähigkeit

Eigeninitiative

Organisationstalent

Kommunikative Eigenschaften

EDV-Kenntnisse

MS-Office Kenntnisse

Ausbildung

Befähigung für die zweite Qualifikationsebene der Fachlaufbahn Verwaltung und Finanzen

Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten

Erfolgreich abgeschlossener Angestellten-/Beschäftigtenlehrgang I

Ausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement

Tools

DMS-Programme (insb. ENAIO)

Jobbeschreibung

Assistenz (m/w/d) der Oberbürgermeisterin

Assistenz (m/w/d) Büro der Oberbürgermeisterin

Stellen-Nr. DB1.1-01:3063
Datum: 23.01.2025

Gemeinsam mit der Stadt Regensburg die Zukunft gestalten! Wir suchen für das Büro der Oberbürgermeisterin - vorbehaltlich des Inkrafttretens des Stellenplans zum Haushalt 2025 - zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz (m/w/d).

Die Stelle ist im Direktorialbereich 1 angesiedelt. Beim Direktorialbereich 1 handelt es sich um den Stab der Oberbürgermeisterin, der die Oberbürgermeisterin bei ihrer täglichen Arbeit inhaltlich und organisatorisch unterstützt. Daneben werden im Direktorialbereich 1 zentrale Themen wie Inklusion und Bürgerschaftliches Engagement, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Chancengleichheit und Städtebauliche Entwicklungsprojekte federführend begleitet.

Stellenausweisung: EG 8 TVöD / BesGr. A 6/A 7 (A 8*) BayBesG

Befristung: unbefristet

Arbeitszeit: Teilzeit mit der Hälfte der regelmäßigen Arbeitszeit (20 bzw. 19,5 Wochenstunden)

Es besteht die Möglichkeit, die Arbeitszeit bis zu weiteren 19,5 Wochenstunden, befristet bis 31.10.2025, zu erhöhen.

Was sind Ihre Aufgabenschwerpunkte?

• Wahrnehmen der Aufgaben einer weiteren Assistenz der Oberbürgermeisterin; Vorzimmerdienst mit Erledigung von allgemeinen Schreib- und Büroarbeiten, selbständige Abwicklung des anfallenden Telefon- und Publikumsverkehrs, Mitarbeit bei der Verwaltung der Registratur der Oberbürgermeisterin
• Wahrnehmung der Aufgaben einer Assistenz (m/w/d) der Direktorialbereichsleitung, unter anderem Aufbereiten von Unterlagen, Sammeln von Rückmeldungen, Versand der Protokolle und Organisation von Besprechungen, Unterstützung bei der Überwachung der Vorschriften zur Arbeitssicherheit
• Verwaltung der analogen und digitalen Registratur der Direktorialbereichsleitung, Führen der Personalnebenakten aller Angehörigen des Direktorialbereiches.
• Vertretung von Kolleginnen/Kollegen im Assistenzbereich

Eine Änderung des Aufgabengebietes bleibt vorbehalten.

Worauf kommt es uns an?

Bewerbungsvoraussetzungen:

• Befähigung für die zweite Qualifikationsebene der Fachlaufbahn Verwaltung und Finanzen, fachlicher Schwerpunkt nichttechnischer Verwaltungsdienst, oder
• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) der Fachrichtung Kommunalverwaltung (VFA-K), oder
• Erfolgreich abgeschlossener Angestellten-/Beschäftigtenlehrgang I (AL I/BL I), oder
• Alternativ erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement (m/w/d), zur/zum Rechtsanwaltsfachangestellten (m/w/d), zur/zum Steuerfachangestellten (m/w/d), zur/zum Sozialversicherungsfachangestellten (m/w/d), oder zur/zum Bankkauffrau/-mann (m/w/d), mit der Bereitschaft, den Beschäftigtenlehrgang I zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu absolvieren.

Zudem erwarten wir:

• Hohes Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und ein herausgehobenes Maß an Einsatzbereitschaft
• Teamfähigkeit, Eigeninitiative, Organisationstalent und Freude am selbstständigen Arbeiten
• Verbindliches Auftreten im persönlichen Kontakt und ausgeprägte kommunikative Eigenschaften
• Gute EDV-Kenntnisse, sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office Programmen
• Vorkenntnisse in der elektronischen Aktenführung und mit DMS-Programmen (insb. ENAIO) sind von Vorteil

Was bieten wir Ihnen?

Regensburg ist mit etwa 177.000 Einwohnerinnen und Einwohnern eine Wachstumsregion mit herausragendem Potenzial. Mit über 30.000 Studierenden ist Regensburg auch eine junge Stadt mit einem vielfältigen Angebot in Freizeit, Kultur, Sport, Gastronomie, Einzelhandel und Bildung. Wir als moderner und bürgernaher Dienstleister mit etwa 4.400 Beschäftigten aus rund 60 Nationen legen besonders viel Wert auf eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Familie und bieten zukunftssichere Arbeitsplätze mit umfassenden Entwicklungsmöglichkeiten.

Auf das können Sie sich konkret freuen:

• (*) Bei Vorliegen der laufbahnrechtlichen und persönlichen Voraussetzungen ist im Beamtenbereich entsprechend den aktuell gültigen Regelungen der Stadt Regensburg eine Beförderung bis zur Besoldungsgruppe A 8 BayBesG möglich.
• Überwiegend flexible Arbeitszeiten mit persönlichen Gestaltungsspielräumen, wie z. B. Gleitzeit oder Homeoffice
• Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem kollegialen Team, das Sie bei der Einarbeitung unterstützt
• Individuelle Personalentwicklung durch umfassende Fortbildungsmöglichkeiten
• Arbeitsplatz in zentraler Altstadtlage
• Sicherer Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst
• Jahressonderzahlung und Leistungsentgelt/Leistungsprämie nach den Vorgaben des TVöD/BayBesG und den hierzu ergangenen städtischen Regelungen
• Betriebliche Altersvorsorge für Tarifbeschäftigte
• Umfangreiche betriebliche Gesundheitsförderung
• Zuschuss zum RVV-Jobticket oder Deutschlandticket Job

Schwerbehinderte werden bei im Wesentlichen gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Die Stadt Regensburg fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeiter/-innen (m/w/d) und bittet ausdrücklich alle Geschlechter um ihre Bewerbung.

Kontakt und Informationen:

Für weitere Auskünfte steht Ihnen der Leiter des Büros der Oberbürgermeisterin, Herr Michael Zimmermann Tel. [phone] oder die Direktorialbereichsleitung, Frau Langer Tel. [phone], gerne zur Verfügung.

Für Fragen zum Bewerbungsverfahren steht Ihnen gerne das Team Bewerberservice telefonisch unter [phone] zur Verfügung.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns über Ihre Bewerbung für die Stellen-Nr. DB1.1-01:3063 mit vollständigen und aussagekräftigen Unterlagen. Ende der Bewerbungsfrist ist der 17.02.2025.